Transformatie is zo langzamerhand op elk vlak het toverwoord. En ja, het valt niet te ontkennen dat verschuiving in de digitale werkomgeving volop gaande is. De werkplek is daar een duidelijk voorbeeld van. Sterker nog, de evolutie is een feit, gezien de harde cijfers.
In 2015 werkte 52 procent van onze beroepsbevolking elke dag met drie of meer apparaten. 80 procent van het werk gebeurt buiten de kantoormuren. 44 procent van de professionals geeft aan dat hun privé-device beter uitgerust is dan de apparatuur die ze voor hun werk gebruiken. Kortom, de werkplek is niet langer een bestemming. Het is datgene wat we doen ongeacht waar en wanneer. We zetten alle zeven oorzaken van de werkplekevolutie op een rij.
- Van organisatiesilo’s en fragmentatie naar een verbonden organisatie
Muren tussen verschillende afdelingen en teameilandjes worden geslecht. Dat komt vooral door de agile manier van werken. Daarbij is werken langs de lijnen van organisatiestructuren inmiddels voor veel bedrijven voorbij. Of op zijn minst voor bepaalde onderdelen van het bedrijf. Teams worden samengesteld op basis van toegevoegde waarde en het netwerk waar je in zit. Medewerkers krijgen daarbij steeds meer verantwoordelijkheid om in multidisciplinaire teams te doen wat goed is voor de organisatie.
- Van hiërarchie naar een platte organisatiestructuur
Steeds meer organisaties stappen af van de traditionele hiërarchische top-down structuur. Het oude model werkt niet meer. Immers, dat haalde het slechte in de mens naar boven. Veel draaide om eigen gewin of om dat van de afdeling waar je werkzaam bent. Dat wordt allemaal verleden tijd. Na jarenlange industrialisatie en dehumanisering, is het tijd voor een platte organisatiestructuur zonder afdelingen. Dat stimuleert interactie met iedereen ongeacht functie of positie in het bedrijf. Leiders die zorgen voor een geplaveid bedje voor medewerkers zijn niet langer succesvol. Individuen gaan graag zelf de uitdagingen aan. Dat zorgt voor meer betrokkenheid met een gemeenschappelijk doel; het beste voor de klant.
- Van werken op kantoor naar altijd en overal aan het werk
Deze ontwikkeling behoeft eigenlijk nauwelijks nog toelichting. Virtuele samenwerking op afstand evolueert zo snel dat verwacht wordt dat iedereen in 2020 tijd- en locatie‑onafhankelijk werkzaam is. Neemt niet weg dat mensen behoefte blijven houden aan face-to-face ontmoetingen met collega’s. De fysieke plek op kantoor zal niet verdwijnen maar krijgt een andere rol: Het faciliteren van ontmoetingsplekken tussen collega’s, klanten en partners.
- Van de negen-tot-vijf baan naar tijdonafhankelijk werken
Dolly Parton zong in de jaren zeventig nog over onze ‘negen-tot-vijf’ baan. De technologie en onze levensstijl hebben dat model allang ingehaald. Werk is gebaseerd op hetgeen we doen, niet zozeer op de plek waar we moeten zijn. Medewerkers willen altijd en overal verbonden zijn met hun werk. Daarmee kunnen ze zelf bepalen wanneer ze wat doen. Het bieden van flexibele werktijden en een betere werk/privébalans maakt de werkgever bovendien veel aantrekkelijker voor de nieuwe generatie professionals. Bij menig overheidsinstelling worden nog banen aangeboden op basis van bijvoorbeeld 36,5 uur. De vraag is of dat inmiddels niet wat achterhaald lijkt. Natuurlijk zal het sterk afhangen van de type baan, hoe relevant het aantal uren blijft dat je werkt. Mensen worden steeds meer afgerekend op wat ze opleveren, niet zozeer in hoeveel tijd ze dat doen.
- Van werkplek op locatie naar werken vanuit de cloud
Steeds meer organisaties vinden hun weg naar de cloud voor web-gebaseerde applicaties of een cloud-infrastructuur. Cloud-technologie biedt veelal een goedkoper en eenvoudiger alternatief voor allerlei manieren om beter samen te werken of informatie uit te wisselen. Anno 2016 werkt 28 procent van het Nederlands bedrijfsleven uit de cloud. 63 procent voor opslag, 64 procent voor database hosting en 55 procent voor e-mail uit de cloud, om maar een paar toepassingen te noemen. En inmiddels komen ook steeds meer applicaties als cloud-only beschikbaar. Bovendien laten medewerkers zichzelf ook niet langer leiden door de it-afdeling voor hun route naar de cloud. Hun geduld is op. Ze weten prima zelf de weg naar de cloud te vinden. De it-afdeling zal kaders moeten scheppen waarbinnen dat mogelijk is. Tegenhouden is allang geen optie meer.
- Van controle naar het heft in eigen handen
Normaal gesproken is het de it-afdeling die bepaalt met welke technologie binnen het bedrijf gewerkt wordt. De nieuwe generatie Y in onze beroepsbevolking, ofwel de ‘digital natives’ onder ons, zijn geboren in het internettijdperk. Zij maken weinig of geen onderscheid tussen bedrijfstechnologie en de digitale hulpmiddelen die ze privé gebruiken. Deze nieuwe generatie professionals gaat ervan uit, dat ze met hun eigen tablet net zo makkelijk toegang hebben tot alle werkgerelateerde informatie. Gebruikers van eerdere generaties die vooral opgegroeid zijn met technologie zijn doorgaans wat volgzamer. Neemt niet weg dat ook zij behoefte hebben aan meer flexibiliteit en slimmere manieren van werken.
- Van ondersteuning naar ‘self supporting’
In plaats van dat de it-afdeling er alles aan doet om tegen beter weten in volledig controle te houden op het technologiebeleid, krijgt de it-manager veel meer een faciliterende rol. Met bijvoorbeeld het aandragen van ‘self supporting’ oplossingen. Zo veranderen medewerkers zelf hun passwords. Maar zo zijn er nog veel meer acties die de werknemer zelf kan doen voor een goed functionerende veilige werkplek volgens de laatste technologiestandaarden. Een ‘self service portal’ biedt tegenwoordig de uitkomst. Keuzevrijheid, gemak en tegelijkertijd kan de it-afdeling alles in de gaten houden.
Wie nu nog denkt op de oude voet verder te kunnen gaan, heeft een probleem. Daar waar marketeers al jarenlang spreken over de klant centraal, moet de it-manager de gebruiker centraal stellen, niet de technologie of het proces. Marketeers moeten meer dan ooit in de huid kruipen van de klant. Laat dat ook het motto zijn voor de it-manager. Een it-beleid ontwikkelen waarbij de gebruiker centraal staat. Alleen dan behoudt de it-manager een goede toekomst.
Glenn Wesenhagen is Workspace Consultant bij IT-dienstverlener Sogeti
