Maak veilig medicatie voorschrijven en toedienen makkelijk
Medicatie is een van de drie meest risicovolle processen op een verpleegafdeling van een ziekenhuis. Het thema medicatieveiligheid staat niet voor niets al jaren hoog op de agenda van de IGZ, het ministerie en ziekenhuizen zelf. Het Deventer Ziekenhuis (DZ) probeert waar mogelijk processen efficiënter en minder foutgevoelig te maken door inzet van technologie. Een kijkje achter de schermen.
Dat er veel fouten worden gemaakt met medicatie is niet zo gek. Het totale proces is complex en kent vele betrokkenen en overdrachtsmomenten. Op het moment dat een patiënt wordt opgenomen moeten de gegevens over de bestaande medicatie worden overgedragen van de huisarts, apotheek, thuiszorgorganisatie of verpleeghuis naar het ziekenhuis. Als de patiënt daar toestemming voor heeft gegeven en alle schakels er in technologisch opzicht klaar voor zijn, kan dat via het LSP. Dat klinkt eenvoudig, maar is het allerminst, zegt ziekenhuisapotheker van het DZ Peter Wierenga, “want wij krijgen geen kant-en-klare lijst die wij zo in ons EPD kunnen inlezen. We moeten alle gegevens goed controleren en vaak aanpassen voordat we de informatie in ons EPD kunnen opnemen.” Als de toestemming van de patiënt ontbreekt of de apotheker, de huisarts, thuiszorgorganisatie of het verpleeghuis werkt niet met het LSP, dan moet de informatie op een andere manier worden gecommuniceerd, bijvoorbeeld telefonisch of via e-mail. Diezelfde informatieoverdracht moet ook weer plaatsvinden zodra de patiënt wordt ontslagen. Met wederom het nodige handwerk en daarmee kans op fouten.
Medicatiebewaking 2.0
Als de patiënt vanwege de aandoening waarvoor hij of zij wordt opgenomen medicatie krijgt voorgeschreven, gebeurt dat door de medisch specialist in het EVS (het Elektronisch Voorschrijf Systeem) binnen het EPD. Daarin zit een module met geautomatiseerde medicatiebewaking. Maar de module in ChipSoft gaat wat Wierenga betreft niet ver genoeg. “Wij zijn in samenwerking met de NVZA (de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuisapothekers) en enkele andere ziekenhuizen bezig met het programma Medicatiebewaking 2.0. Daarbij kijken we naar geavanceerdere algoritmes die niet alleen rekening houden met het soort medicijnen en de dosering, maar ook met de situatie van de patiënt, zoals bijvoorbeeld de nierfunctie en andere klinisch chemische parameters. Het belangrijkste doel dat wij hiermee hebben, is het hoge aantal ‘false positives’ te verminderen. De bestaande medicatiebewaking signaleert veel, maar vaak onterecht. Daarmee creëer je signaalmoeheid. Je klikt min of meer automatisch de signalen weg, ook als wél terecht een fout wordt geconstateerd. Door slimmere algoritmes die meer rekening houden met de specifieke situatie van een patiënt willen we de relevantie van de meldingen verhogen.”
Dubbele controle
Het derde probleemterrein is het toedienen van medicatie, samen met het voorschrijfproces goed voor circa 75 procent van alle medicatiefouten, zo schat Wierenga in. Het protocol schrijft voor dat er altijd een dubbele controle moet plaatsvinden op een aantal punten voordat je parenterale medicatie (infusen, injecties) verstrekt. Dat klinkt in theorie mooi, maar de praktijk is weerbarstig, weet kliniekmanager in het DZ, Elze Bent. “In de avonden, nachten en weekenden is de bezetting laag. Het kan dan soms erg hectisch zijn. Als er tegelijkertijd een spoedopname en een reanimatie plaatsvinden en jij moet op dat moment een infuuszak bij een patiënt vervangen, dan is de verleiding groot om de dubbele controle maar even te laten zitten of half-half te doen. Wij zochten daarom al een tijdje naar een andere oplossing.”
Die oplossing vond Wierenga toen hij een beurs bezocht. Het scanapparaat MedEye kan aan de kleur, vorm, grootte en structuur iedere pil herkennen. De verpleegkundige legt de medicatie in het bakje van de MedEye en ziet een groen vinkje als de medicatie klopt met het voorschrift. “Sinds we dit systeem gebruiken, halen we er per dag drie tot vier fouten uit op elke afdeling”, zegt Bent. Het DZ verbetert met dit systeem de medicatieveiligheid en reduceert het controlewerk van de verpleegkundigen bij orale medicatie.
High Risk Medicatie
Fijn, maar tegelijkertijd weet ze ook dat deze winst niet écht significant is. “De high risk medicatie wordt voornamelijk toegediend per infuus of injectie. En die vorm van medicatie kan niet optisch door de MedEye worden herkend.” Vanaf het begin was daarom het doel om het systeem ook geschikt te maken voor geneesmiddelen die worden geïnjecteerd. Dat is een lang traject dat DZ samen met leverancier Mint Solutions doorloopt en dat nog niet is afgerond. De oplossing werd gevonden in de QR-code, die veel meer informatie kan bevatten dan een gewone barcode. Wierenga: “Voorheen was de medicatie voorzien van een eendimensionale barcode. Die voldeed niet aan alle checks die wij geautomatiseerd wilden laten plaatsvinden. Denk aan een controle op houdbaarheid van het klaargemaakte infuus, de onderliggende medicatieopdracht, de toedieningsweg, de naam en geboortedatum van de patiënt. In een QR-code kunnen we dat allemaal wel kwijt.”
Bij toedieningen met een nog hoger risico, zoals bijvoorbeeld epidurale toedieningsvormen, vindt nog een derde check plaats, die door een collega wordt uitgevoerd. “Maar die controle kan beperkter zijn, want die collega hoeft niet te controleren op alle punten die we elektronisch al hebben gecheckt”, zegt Wierenga.
Het uitgangspunt is hetzelfde als bij Medicatiebewaking 2.0. “We willen voorkomen dat mensen zoveel dingen moeten controleren dat er een soort van controlemoeheid ontstaat. Als je steeds opnieuw eenzelfde checklist moet afwerken dan ontstaat de neiging om het vinkje al te zetten voordat je de essentie van de vraag tot je hebt laten doordringen. Als je dat proces automatiseert, kunnen mensen zich focussen op die dingen waar zij echt goed in zijn.”
Foutkans door de mens verlagen
Door die werkwijze help je de artsen en verpleegkundigen ook echt, weet Bent. “Niemand wil de fouten maken, maar de mens als cruciale factor in het proces maakt nu eenmaal fouten. Onze insteek is niet om de medicatieveiligheid te vergroten door nog meer controles toe te voegen, maar door te kijken hoe we de foutkans door de mens kunnen verlagen. Dat doe je door saai en repeterend werk zoveel mogelijk te automatiseren, zodat mensen zich kunnen concentreren op die aspecten waarop zij ook echt toegevoegde waarde hebben. Daardoor ontstaat meer rust op verpleegafdelingen en zijn er minder verstoringen van het proces. En dat is wat verpleegkundigen écht helpt.”
Een laatste verbetering is het nieuwe wifinetwerk dat DZ onlangs implementeerde. Dit netwerk kan verkeer prioriteren en heeft bovendien in het hele gebouw een optimale dekking, terwijl er voorheen plekken waren waar de dekking slecht was. “En dat is onhandig”, weet Bent, “want wij werken met COWs. Het moet natuurlijk niet zo zijn dat ChipSoft of MedEye even niet goed werkt, omdat in een gebied met minder dekking teveel patiënten gebruikmaken van het bezoekersnetwerk.”
Toch is het DZ nog niet klaar. Momenteel kijkt het ziekenhuis naar mogelijkheden om patiënten regie te laten houden over hun eigen medicatie die ze thuis ook al gebruikten terwijl ze in het ziekenhuis liggen. “Zodra je wordt opgenomen, wordt eigenlijk alle regie je ontnomen en krijg je medicatie die je thuis zelf inneemt ineens toegediend via een verpleegkundige. Als je het hebt over actieve patiëntenparticipatie is dit natuurlijk vreemd. Wij onderzoeken de mogelijkheid om patiënten via een app te laten aangeven hoe laat zij welke medicatie hebben opgenomen, zodat zij hun zelfstandigheid daarin behouden en tegelijkertijd alles goed in ons EPD wordt geregistreerd.”
Wees proactief
Tot slot: wat adviseren zij andere huizen? “Kijk rond wat er op de markt beschikbaar is”, zegt Wierenga. “Stel je voortdurend op de hoogte van de mogelijkheden. Want het komt niet op je af. Je moet zelf je ogen en oren open houden.” Bent vult aan: “Als je iets hebt ontdekt waarvan je denkt dat het meerwaarde heeft, neem dan de tijd om het te onderzoeken en te implementeren. Technologie om de medicatieveiligheid te verhogen vraagt vrijwel altijd een aanpassing van je processen. Implementeren betekent dus in de praktijk wennen aan nieuwe processen. Wij waren het eerste Nederlandse ziekenhuis dat ging werken met MedEye. Het was co-creatie, meebouwen en mee-ontwikkelen aan een product dat veel potentie had, maar nog niet was uitontwikkeld. Wij verdienen die investering nu terug, omdat we het werk van verpleegkundigen efficiënter hebben gemaakt en procesverstoringen hebben kunnen reduceren. Maar er ligt niet een kant-en-klare businesscase en je rolt de techniek niet zomaar naar binnen.”
Toch vinden zij dat ondanks de moeite die het kost, ieder ziekenhuis de mogelijkheden zou moeten onderzoeken. “Je bent dat verplicht aan je medewerkers en aan patiënten. In het DZ zijn die allebei beter af.”
