Aanbestedingshoofdpijn

Brenno de Winter

De Nederlandse Spoorwegen geven al 22 jaar miljoenen uit aan software die nog nooit is aanbesteed. Het kan natuurlijk heel goed dat het bedrijf gelukkig is met de leverancier. Waarom dan al die moeite doen? Die vraag hoorde ik veel toen ik, na maanden onderzoek, kwam met een verhaal over de planning-software voor het personeel en materieel van de NS. De aanschaf van deze software was nooit aanbesteed en er was ook nog nooit een publieke marktverkenning gedaan. Sinds het verschijnen van het artikel beweert het spoorwegbedrijf, via de website van leverancier SISCOG, jaarlijks miljoenen te besparen.

De suggestie dat de veronderstelde besparing het gedrag van NS legitimeert, is weinig logisch. Sommige marktpartijen suggereren dat er veel meer geld valt te besparen als de complexiteit uit de roosters – door de invoering van het rondje rond de kerk – wordt weggenomen. Dan kan het bedrijf ook met simpelere software toe. Maar dat is de discussie niet.

Door niet aan te besteden hebben andere spelers geen echte kans om het speelveld te betreden en te innoveren. Ook is er geen druk op de leverancier om de prijs in toom te houden. Bronnen binnen het bedrijf claimen dat precies dat inderdaad gebeurt, wat de NS met klem ontkent. Hoe het ook zij, het is bizar als je niet eens publiekelijk toetst of je nog wel goed bezig bent met publieke middelen.

Toegegeven, aanbesteden is geen feest. Dat komt onder andere door de kosten van het traject, de politiek die er vaak in trajecten meespeelt, de doorlooptijd en het circus dat er omheen zit. De systematiek is dan ook onprettig. Toch valt wel op dat bij veel aanbestedingen de ‘framing’ dusdanig is dat je ook niet meer verrast kunt worden door slimme, creatieve oplossingen. Door bijvoorbeeld qua prijs een ondergrens vast te stellen komen fors goedkopere oplossingen niet eens in beeld. Het vastzitten aan een platform of aan specifieke systeemkenmerken, maken het namelijk erg kostbaar om van oplossing te wisselen.

Dat speelt ook bij NS. Na 22 jaar intensief samenwerken, maatwerk laten maken is de afhankelijkheid van één leverancier enorm. Je kunt dan wel spreken van een vendor lock-in. De NS kan geen kant op, zou je zeggen. Toch is die afhankelijkheid wel te doorbreken als je echt wilt. Enerzijds zit dat in het gebruik van open standaarden die migratie mogelijk maken. Maar net zo belangrijk is het goed documenteren van de omgeving, de software en de parameters. Tot slot moet het proces met een open houding worden doorlopen. Dan hebben nieuwe spelers een echte kans om toetsbare scenario’s neer te leggen.

Aan de huidige praktijk valt veel te verbeteren, zelfs voor een partij als de NS met bovenmatig veel aanbestedingsperikelen. Door dat slimmer te doen, voorkom je in ieder geval de situatie dat je aan de leverancier moet vragen de website plat te gooien, te kuisen en er een ronkend besparingscitaat op te zetten.

Brenno de Winter

brenno de winter werkt al heel lang in IT

Geef een reactie