Steeds meer gemeenten maken gebruik van SharePoint, al dan niet gecombineerd met een Office 365-omgeving. Het groeiende gebruik staat echter in schril contrast met de gebruikersadoptie van de mensen die ermee moeten werken.
Veel mensen vinden ‘het niet prettig werken’, waardoor de investering in SharePoint of Office 365 onder druk komt te staan. Bastiaan Brefeld, informatiemanagementspecialist bij GeONE, vertelt hoe hij een groeiend aantal overheden helpt met een eenvoudige en snelle oplossing: een integratie van SharePoint en Office 365 in Outlook.
Niet fijn
Veel overheden en vooral gemeenten werken aan de hand van projecten en mappen. Deze brengen zij onder in SharePoint. De toegankelijkheid is echter een probleem voor veel gebruikers. “Je ziet”, vertelt Brefeld, “dat medewerkers moeite hebben met het snel vinden van een bepaald project, zaak of map om documenten in op te slaan, e-mails te archiveren of juist documenten op te halen. Met als resultaat dat mensen het niet fijn vinden werken. Om dit op te lossen zeg ik: ga terug naar de basis. En daarmee bedoel ik het centraal stellen van Outlook.”
Intuïtief
Volgens Brefeld is het primaire proces van een medewerker zijn of haar e-mail: “Bijna heel Nederland start ’s ochtends als eerst Outlook op en werkt daar gedurende de dag het meest mee. Door het documentmanagement van SharePoint en Office 365 te integreren in het Outlook-scherm kunnen medewerkers eenvoudig hun e-mail naar projecten, mappen en bibliotheken slepen. Een uitklapbare boomstructuur, zoals in Windows Verkenner, geeft dan hun eigen projecten, mappen en bibliotheken weer. Dat werkt intuïtief en daar houden mensen van.”
De integratie voegt bovendien documentmanagementfuncties toe onder de rechtermuisknop. Te denken valt aan het versturen van linkjes naar documenten in SharePoint, het bekijken en beheren van de versiegeschiedenis van een document of bijvoorbeeld het aanpassen van de status van documenten.
Terugbetalen
Brefeld wil voorkomen dat gemeenten onnodig investeringen afschrijven: “Bij de gemeente Hengelo en het waterschap Rijn en IJssel zagen we bijvoorbeeld dat door de integratie de gebruikersadoptie van SharePoint en Office 365 enorm groeit, waardoor de investeringen zich terugbetalen. Medewerkers vinden hun documenten snel en dat levert veel tijdswinst op. Overheden verhogen op deze manier de arbeidsproductiviteit van vrijwel alle collega’s. Medewerkers vinden het zelf vooral fijn dat ze alles vanuit één scherm kunnen doen: Outlook.”
De integratie in het Outlook-scherm is geschikt voor 10 tot 10.000 gebruikers, compatibel met alle Office- en SharePoint-versies en binnen een week geleverd. Voor meer informatie: www.sharepointdms.nl of e-mail naar bastiaan@sharepointdms.nl.
