Met een bredere focus kan ICT werkprocessen optimaliseren

Yvo Hoeke, CEO NetSourcing:

De snelheid waarmee onze wereld connected raakt, en veranderingen zich voor ons allemaal manifesteren, verloopt niet meer linear maar exponentieel. De storm aan innovaties, die daarmee samenhangt, is nog vooral gericht op deelsystemen. Daarbij wordt zelden vanuit een standaard gewerkt. Kortom, de enorme mogelijkheden die voor het grijpen liggen binnen de zorgsector, blijven vanwege sub-optimalisatie grotendeels buiten handbereik. Over deze en andere ontwikkelingen spreken we met Yvo Hoeke, CEO van NetSourcing.

 

Hoeke kan zich erover verbazen dat we tot in detail weten hoe we het welzijn van dieren kunnen bevorderen en controleren, maar daar waar het gaat over ons eigen welzijn zijn we relatief onwetend. “Dat vind ik wonderlijk. Als je daar anders mee om zou gaan, kun je niet alleen op een slimme manier zorgen voor een hoger welzijnsniveau, maar kun je ook de zorg en de kosten in die sector beïnvloeden. Begin maar met enkele simpele dingen. Zo zijn er onderzoeken naar het verband tussen sterftecijfers en de slechte lucht in de gebouwen waarin wij werken en leven. Met dit soort informatie wordt in de ouderenzorg tot dusverre weinig tot niets gedaan, vrees ik. Of neem de informatie over wie toegang heeft tot welke ruimte of welke cliëntgegevens. Door een brug te slaan tussen deze tot nog toe gescheiden werelden, creëer je enorme mogelijkheden die overall uiteindelijk leiden tot hogere efficiency en lagere kosten.”

 

Vanuit de cliënt

Als voorbeeld van de voordelen van het delen van informatie noemt Hoeke Mijn Zorg Log (https://www.istandaarden.nl/izo/innovaties/blockchain-mijn-zorg-log). “Deze oplossing, op basis van blockchain-technologie, maakt waar wat we al lange tijd willen, namelijk dat mensen zelf de regie voeren over hun eigen leven en proces. Zolang de zorg vanuit de professional blijft georganiseerd, werken en praten de zorgverleners langs elkaar heen. Met een oplossing als Mijn Zorg Log gebeurt alles vanuit de cliënt. Technisch kan dit allemaal al. En ik geloof dat als dergelijke ontwikkelingen vanuit verzekeraars worden gestimuleerd, er een goede spin-off van komt. Dit verlicht de grote administratieve druk enorm en zal ook de fraude verminderen. Alleen, als je dit goed wilt doen, moet dit uiteindelijk op grote schaal gebeuren. Anders blijf je ronddarren in die sub-optimalisatie.”

 

Optimalisatie

De oude outsourcinggedachte van het sec overnemen van de ICT, voldoet niet meer. Hoeke legt dit uit: “Tien jaar geleden zei ik tegen een zorginstelling dat wij hun ICT beter, goedkoper en flexibeler konden organiseren. Als je uitgaat van een fictief ict-budget van 5 procent van het totale budget, en wij daar met alle inspanningen 10 tot 15 procent op zouden kunnen besparen, dan levert deze hele operatie op het totale budget uiteindelijk nog minder dan 1 procent optimalisatie op. Zo’n kleine besparing is het nauwelijks waard om de transitie te doen. Wanneer je echter de focus verbreedt, dan zie je dat ICT ook optimalisatie van andere kosten, zoals personeelskosten, kan realiseren en processen sterk kan verbeteren en versnellen.

Stel dat de optimalisatie van personeelskosten – in de praktijk soms wel 70 procent van het totaal – met 5 procent kan verbeteren, dan levert dat een directe besparing van 3,5 procent op het totale budget. Als hiervan de helft naar ICT zou gaan en de helft als besparing zou worden geboekt – wat echt revolutionair is – dan is de besparing nog steeds groter dan die schamele 1 procent. Maar, veel belangrijker, ik kan met het extra ict-budget een volgende optimalisatie realiseren op die plekken in de organisatie waar het verschil écht kan worden gemaakt. Dat is wat wij tegenwoordig doen, het optimaliseren van bijvoorbeeld de personeelskosten door inzet van slimme ICT.”

 

Data

Om het werk van de professional in de zorg te vergemakkelijken, zodat de werkdruk normaliseert, is het van belang om goed inzicht te krijgen in hoe er werkelijk wordt gewerkt. Wat doet een verpleegkundige in een bepaalde situatie en welke ict-ondersteuning, welk apparaat en welke applicaties en informatie zijn daarvoor nodig? We weten nog maar weinig van basisvragen als: hoe vaak komen bepaalde handelingen nu werkelijk voor? Hoe lang duurt die handeling? Door welke andere activiteit wordt een handeling meestal gevolgd? Enzovoort. “Over dit soort patronen wordt nog maar weinig data verzameld”, weet Hoeke. “Laat staan dat ze de basis vormen voor actieve besluitvorming. Toch vormt juist deze data de basis om de professionals met ICT te helpen. Als je niet exact weet hoe iemand werkt, dan kun je niets qua optimalisatie. Dan blijf je praten van achter de tekentafel en mis je elke aansluiting met de praktijk. Vanuit onze langdurige expertise en ervaring kennen wij de applicaties erg goed en kennen we de verschillende typen gebruikers en weten we steeds beter hoe ze werken. We laten dit aan onze klanten zien en delen de werkelijke informatie en helpen onze klanten om ICT zó in te zetten dat ze er het meeste profijt van hebben. Uiteraard zijn en blijven wij een technische partij, maar dit maakt de dialoog veel beter en helpt écht. Dat geeft iedereen voldoening. Zeker als je deze inzichten breder gaat delen en verder kijkt naar flexibiliteit en kosten.”

 

Uitstekende balans

In hun dagelijkse praktijk zien de experts van NetSourcing dat zorgprofessionals uren besteden aan handelingen die met één of twee klikken in een applicatie kunnen worden gedaan. Om al dit ‘low hanging fruit’ te kunnen plukken, is het enorm belangrijk dat de medewerkers training krijgen op hun digitale werkplek. Hoeke: “Waarom moet iemand die een insulinepomp bedient daarvoor een certificaat halen, terwijl iemand die met een app de volledige medicatie van dertig cliënten moet regelen, gewoon in het diepe wordt gegooid? Buiten hun werk om maakt menig zorgprofessional intensief gebruik van moderne technologie om dingen online te bestellen, hun bankzaken te regelen enzovoort. Toch zien wij in de praktijk dat dezelfde mensen in hun werkomgeving heel moeilijk te bewegen zijn om hun werkwijze, die al jarenlang ongewijzigd is, aan te passen. Onder de hoge werkdruk gaat iedereen door met de bestaande processen en manier van werken. Terwijl de activiteiten om cliënten te helpen in essentie hetzelfde zijn, zien we dat deze bij verschillende organisaties heel anders zijn georganiseerd. Wat zou het mooi zijn als we een soort van archief konden maken van best practices, een lijst van oplossingen voor werkprocessen. Want wat goed werkt voor organisatie X, geldt waarschijnlijk ook voor organisatie Y en Z enzovoort. Wanneer deze best practices open met elkaar worden gedeeld, ja dan kun je meters maken. Vanzelfsprekend speelt ICT daarin een cruciale rol. Daar is echter wel bereidheid voor nodig om in alle openheid te delen hoe de zaken georganiseerd zijn. Met als doel om vervolgens het proces verregaand te optimaliseren. Daar heb je meer data voor nodig, zodat tastbaar kan worden gemaakt wat er kan worden bespaard. Maak hiervan steeds een mini-businesscase en kijk, zoals wij ook doen in onze ‘Cross-over-events’, hoe andere sectoren zaken hebben georganiseerd. Data is de sleutel voor optimalisatie van processen. Ik weet dat het vloeken in de kerk is, maar in de transportsector bijvoorbeeld bestaat dit al heel erg lang. De professional is het gewend aan continue monitoring van zijn werk (tachograaf) en wordt actief bijgeschoold op basis van de uitkomsten van de monitoring (zuinig rijden enzovoort). In die sector is een uitstekende balans gevonden van ‘big brother is watching you’ en het verregaand optimaliseren van het proces. De zorgsector kan hier veel van leren.”

 

 

Gerelateerde berichten...