De mate waarin de overdadige functionaliteit van zakelijke software wordt gebruikt, wordt door it-verantwoordelijken structureel overschat. Eigenlijk benutten eindgebruikers weinig functionaliteit van software. Daardoor gaat dus onnodig veel tijd en budget verloren aan softwareontwikkeling en beheer. Dit blijkt uit onderzoek van Novio Data en Info Support onder 250 it-verantwoordelijken en 300 eindgebruikers in Nederland.
De productiviteitsverbetering ligt dus nogal voor de hand. Er kan flink bespaard worden door geen overbodige functionaliteit meer te ontwikkelen. Maar dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. CIO’s zullen hun strategische koers moeten omgooien. Ze kunnen een voorbeeld nemen aan succesvolle lean-startups als Netflix, Airbnb en Uber.
Grote kloof
De resultaten van het onderzoek laten weinig ruimte tot interpretatie over. De meeste eindgebruikers benutten slechts tussen de 40 en 60 procent van de functionaliteit van software. De verwachting leeft bij IT dat er tussen de 60 en 80 procent actief ingezet wordt. Een kostbare overschatting, want de ontwikkeling en het beheer van software slokt veel tijd (79%) en budget (74%) van IT op.
Technologische ontwikkelingen, zoals de opkomst van cloud en mobility, zorgen ervoor dat er flexibeler en onafhankelijker kan worden gewerkt. De voordelen van goed ingerichte it-infrastructuren worden voor iedereen in de organisatie steeds merkbaarder. Je zou dan ook denken dat software voor de gehele organisatie relevanter is geworden en dat business en IT dichter bij elkaar zijn gekomen. Dat lang niet alle functionaliteit van software daadwerkelijk wordt gebruikt, mag geen verrassing heten. Wel is het onverwacht dat de kloof tussen IT en gebruikers nog altijd groot is.
Bedrijven werken van oudsher van behoefte, naar projectplan, tot resultaat. De tijd die dit proces vergt, past niet meer in de huidige tijdsgeest. De fase tussen idee en go-to-market duurt simpelweg te lang. Tijdens het ontwikkelproces is er nauwelijks aandacht voor de eventueel veranderende vraag; er wordt gewerkt naar het vooraf vastgestelde resultaat. Daar komt bij dat de projectgovernance van oudsher stug is. Budgetten worden vaak voor een jaar vastgesteld en eenmaal vergeven, is er geen tussentijdse wijziging meer mogelijk. Dit leidt ertoe dat de business het liefst zoveel mogelijk vraagt, uit voorzorg. De gedachte ‘als we het nu niet vragen, krijgen we het nooit meer’ is leidend, waardoor er ook voor de niet-noodzakelijke functionaliteit tijd wordt gereserveerd.
Een andere oorzaak van de langdurige softwareontwikkelprocessen ligt in de structuur van de organisatie.
