Waarom bestonden we ook alweer?
De omvorming van de AWBZ in 2015 heeft het declaratieproces voor zorginstellingen complexer gemaakt. Zodanig dat zorginstellingen zelfs in serieuze financiële problemen komen. GGZ Noord-Holland-Noord heeft hun zaakjes wél op orde. Wat weten zij dat hun collega-instellingen niet weten?
“Het lastige in onze positie is de diversiteit van de regelgeving”, stelt Jefke Plasmeijer, Informatiemanager GGZ NHN. “Gelukkig hebben wij een directie met een visie, die ons het mandaat heeft gegeven geeft om de boel echt op orde te krijgen. Wij geloven in de inzet van energie en middelen voor het inrichten van een betrouwbaar en efficiënt proces. Dat mag dan misschien wat later operationeel zijn, maar dat is beter dan gevangen te blijven zitten in een inefficiënte werkwijze. Daarbij komt dat we met Infomedics een best-of-breed-oplossing hebben gevonden, die echt het verschil maakt.”
Luco Buhrs, directeur Business Improvement & ICT Infomedics, typeert GGZ NHN als ‘een voorloper’ onder de zorginstellingen. “Op de handmatige manier hadden ze hun zaakjes al op orde. Bovendien zijn ze direct bij de transitie van de AWBZ aan de slag gegaan. We hebben het nodige werk verzet de afgelopen jaren op weg naar een eenduidig end-to-end declaratieproces, waarbinnen je de juistheid en volledigheid van berichten borgt.”
Hoe complex is het nu?
Sinds de AWBZ-transitie zijn er vijf financieringsstromen: WLZ, Wmo, Jeugdwet, Forensische Zorg en ZVW. Het overzichtelijke aantal debiteuren van weleer is complexer geworden nu de declaraties, retourberichten en uitval via de verschillende gemeentes verlopen, ieder met hun eigen regeltjes en loketjes. GGZ Noord-Holland-Noord (NHN) heeft maar liefst 24 gemeentes als debiteur naast negen zorgverzekeraars en het Ministerie van Justitie voor de forensische zorg. Bovendien was expertise voor de administratieve en financiële huishouding tijdens de AWBZ niet nodig. Het geld voor het verlenen van zorg kwam er sowieso wel. Kortom: voor vrijwel alle zorginstellingen is dit een nieuwe tak van sport, die ver verwijderd ligt van hun kerntaken. Toch zijn beide tegenwoordig nodig om als zorginstelling een gezonde toekomst te behouden.
Niet dwarrelen
Plasmeijer schetst de ontevredenheid van destijds. “Een all-in-one pakket levert zelden tot nooit ‘just in time’ precies dat wat je nodig hebt. Vanwege de snelle ontwikkelingen en regelgeving op het gebied van EPD, facturatie, berichtenverkeer, liepen wij iedere keer tegen hetzelfde probleem aan: op zijn vroegst konden wij rond oktober, november factureren volgens regels die al vanaf januari golden. Ieder jaar hadden we dus gedurende tien maanden geen financiële controle. Omdat we die jaarlijkse achterstand echt niet meer wilden, zochten we naar een structurele best-of-breed oplossing. We hadden al goede ervaringen met Columbus van The Beagle Armada, later onderdeel van Infomedics. Het overzetten van het AWBZ-traject met hun hulp, was toentertijd een van de weinige trajecten die op tijd en zonder fouten opgeleverd werd. In december 2015 gingen wij in zee met Infomedics. Zorgvuldig brachten we onze wensen en eisen in kaart en stelden bij aanvang heel duidelijk dat we niet wilden gaan dwarrelen in ons einddoel.”
Sinds het eerste artikel over de SaaS-oplossing Columbus in ICT/Zorg (december 2014: ‘Kan chaos rondom zorgdeclaraties worden voorkomen?’), is het systeem uitgebreid met diverse modules rondom financiële afhandeling en uitvalmanagement. Alles helemaal in lijn met de nieuwste wet- en regelgeving.
Mount Everest
Buhrs benadrukt nog eens de complexiteit van het financieel administratieve proces. “Laat dat nu nét ons metiér zijn, dat proces kennen wij als geen ander. In december plaatsten we gezamenlijk een stip op de horizon, waarvan we wisten dat die – zeker met de veranderende regelgeving – gedurende het traject iets zou verschuiven. Je moet dus voortdurend de juiste balans bewaren tussen vasthouden aan je doelstelling en het monitoren van de veranderende realiteit. We hadden een heldere tijdlijn: indicatiestelling klaar na de zomer, in december de mutaties, in januari 2017 de facturatie van de Jeugdwet en de Wmo en in februari de andere financieringsvormen. Dat traject hakten we op in stukjes in een raamwerkovereenkomst.”
In het begin was het even zoeken naar het wederzijdse vertrouwen. “Daar is best de nodige schuring geweest”, herinnert Plasmeijer zich. “Al was het alleen al op het vlak van definities. Zo betekent ‘IM’ bij ons informatiemanagement maar bij Infomedics is het de interne afkorting van de bedrijfsnaam.”
“We hebben elkaar diep in de ogen gekeken”, vervolgt Buhrs, “en uiteindelijk begrepen wij elkaar. We beklimmen als het ware gezamenlijk de Mount Everest. Daarbij nemen we beiden risico, maar gaandeweg de klim controleren we elkaars zuurstofflessen en klimapparatuur. De basis voor dit hele verhaal is vertrouwen in elkaar.”
Volledige controle
Aldus verliep het project in fases, te beginnen bij de indicatiestelling voor de WLZ, Wmo en Jeugdwet. Buhrs licht toe dat de indicatiestelling en het berichtenverkeer voorwaardelijke aspecten zijn in het hele proces. “Hiermee stel je zeker dat je de zorg daadwerkelijk mag uitvoeren. Op termijn werkt de indicatiestelling ook als controle richting het financiële stuk. Dit ging in september 2016 in productie.”
“Daarmee konden we toetsen wat er binnenkomt”, vertelt Plasmeijer, “wat er naar buiten gaat, wat openstaat, wat niet, waar je nog aanvragen in moet doen enzovoort. Timesliding was nu mogelijk – het vergelijken van nieuwe met reeds verstuurde declaraties, zodat overlap en doublures worden vermeden. In december 2016 konden we de mutaties over de eerste elf maanden doen. Toen bleek dat het merendeel van de gemeenten de berichtgeving niet kon ontvangen, of er niet op kon reageren. Dat betekende voor ons veel bellen en handmatig retourberichten aanmaken. Ondanks dat wij de landelijke standaarden hanteerden, bleken de gemeentes nog niet zo ver. In ieder geval kunnen wij nu aantonen dat wij volledig inzicht hebben in onze financiële administratie met correcte declaraties en berichtgeving. Dit maakt je betrouwbaar richting zorgverzekeraars en banken. Bovendien kunnen we de liquide middelen flink naar voren halen in de tijd. Omdat we ons niet langer hoeven te focussen op de facturatie en alle uitzonderingen, kunnen we ons weer bezighouden met de inkoopcontracten. Kortom, we zitten weer daar waar we willen zijn: aan de voorkant in van proces.”
Veel zorginstellingen vangen de complexiteit op door meer mensen in te zetten op het declaratieproces. Plasmeijer realiseert zich in dit kader terdege de besparende factor van automatisering met Columbus: “Wij doen de toegekomen complexiteit van het werk met hetzelfde aantal mensen als voorheen. Tegen partijen met wie wij samenwerken en ook tegen gemeentes zeg ik wel eens: ‘Volgens mij moet je Infomedics gewoon even bellen, zij kunnen je helpen.’ Ik meen dat serieus, want uiteindelijk heb je experts nodig om dit vlot te kunnen trekken. En zoveel experts van dit niveau zijn er niet.”
