Jarenlang klaagden it’ers dat de business zo weinig belangstelling voor ze had. Dat is wel over. Vandaag de dag mogen de meeste it-afdelingen zich in een meer dan warme belangstelling van de business verheugen. En nu zijn de rollen omgedraaid. De business klaagt over de IT. Vooral over de ingebakken traagheid als gevolg van standaard werkprocessen en ingewikkelde kwaliteitsborgingssystemen, die niet meer goed aansluiten bij de eisen van de tijd. Daar moet dus snel de bezem doorheen. Alleen: hoe pak je dat aan?
Een maand of zes. Zo lang moet de gemiddelde aanvrager van een it-oplossing wachten totdat deze door de it-afdeling wordt opgeleverd. Dat blijkt uit onderzoek van bureau Vanson Bourne in opdracht van leverancier VMware onder1800 it-beslissers wereldwijd. De Europese gemiddelde wachttijd ligt met vijf maanden op een iets gunstiger niveau, maar is nog altijd aanzienlijk.
Dit lange wachten kan allerlei repercussies hebben. Zo kunnen start-ups en kleinere concurrenten, die over een grotere wendbaarheid beschikken, eerder op de markt komen met nieuwe producten en diensten en zo meteen al een voorsprong opbouwen. Van de ondervraagden in het onderzoek gaf ruim driekwart dan ook aan zich bedreigd te voelen door zulke kleinere concurrenten of zich daar op zijn minst toch wel wat zorgen over te maken.
Do it yourself
Een ander effect is dat units die zich in commercieel opzicht geen langer uitstel kunnen permitteren, de it-afdeling dan maar passeren en zelf aan het sleutelen slaan of een derde partij inhuren die het stukken sneller doet. Het initiatief daartoe gaat vaak uit van het topmanagement, zo blijkt uit onderzoek van softwarebedrijf Progress. In 43 procent van de gevallen komt de vraag naar snelle applicatieontwikkeling uit de top van de organisatie. De uitvoering daarvan ligt in bijna de helft van de gevallen (47 procent) in handen van de sales- en marketingteams. Maar ook de financiële afdelingen weten van wanten waar het om Develop Your Own Application gaat: zij tekenen voor 44 procent van de snelle applicatieontwikkeling.
De trend die zich zo aftekent is dat nieuwe applicaties door de business zelf worden ontwikkeld, terwijl de reeds bestaande applicaties door de it-afdeling worden onderhouden. Misschien niet eens zo gek. De vraag is dan wel of er op den duur voldoende bestaansrecht voor zelfstandige it-afdelingen blijft. Veel van deze meer infrastructurele IT kan immers worden uitbesteed.
Slingeren
Wat is de oorzaak van de lange wachttijd? Een belangrijke factor is dat it-afdelingen heen en weer geslingerd worden tussen het onderhouden van de bestaande systemen en het aanbrengen van de hoogst noodzakelijke vernieuwingen. Het in de lucht houden van het bestaande slokt relatief veel van de beschikbare energie op, waardoor de innovatie permanent onder druk staat. Een andere belangrijke factor is dat de gebruikelijke methoden van applicatieontwikkeling te tijdrovend zijn. Zelfs scrum en agile methodieken, die juist uitgevonden zijn om meer vaart te maken, leggen het steeds vaker af tegen de groeiende tempodruk vanuit de business. Uit het eerder genoemde onderzoek van Vanson Bourne komt naar voren dat tweederde van de it-verantwoordelijken in Nederland de hete adem van de business nu echt in de nek voelen en zich terdege realiseren dat ze het komende jaar (juni 2014-juni 2015) zullen moeten moderniseren.
Niet klaar
Die noodzaak tot moderniseren blijkt nog veel sterker uit het derde en laatste onderzoek dat we hier gebruiken, ditmaal in opdracht van Colt Technoloy Services. Daaruit blijkt dat 72 procent van alle Europese ondernemingen een kloof ervaart tussen wat zij willen bereiken en wat hun technologische infrastructuur kan ondersteunen. Nederland zit met 73 procent ongeveer op dit gemiddelde. Dit getal is wel iets om even op je te laten inwerken. Het betekent eigenlijk dat je niet klaar bent voor de toekomst. Een kwart van de Nederlandse deelnemers aan dit onderzoek erkent ronduit dat hun technologische infrastructuur niet klaar is om de komende twee jaar voldoende ondersteuning te bieden aan de business. Meer dan de helft van de Nederlandse deelnemers (59 procent) zegt dat dit ook voor hen geldt, maar dat zij een oplossing hebben voor dit technologische tekort in de vorm van een strategisch plan van aanpak. Zij hebben er vertrouwen in dat dit plan zal werken. Dit Nederlandse percentage ligt boven het Europese gemiddelde van 51 procent. De top drie aandachtspunten wat betreft het upgraden van de infrastructuur is volgens dit onderzoek: dataopslag (90 procent), spraak- en dataverkeer (88 procent) en netwerkinfrastructuur (85 procent).
Al met al is het duidelijk dat er over een breed front iets moet gebeuren. Welke strategische mogelijkheden zijn er? Wat is de beste moderniseringsaanpak? Hoe tover je een traditionele it-afdeling om tot een hightech kennishub en innovatie-aanjager? En: moet je dat wel proberen?
Vastgedraaid
Een goed voorbeeld van een snelle aanpassing aan de eisen van de tijd is de reorganisatie van de it-afdeling van de Universiteit Utrecht. Twee jaar geleden was duidelijk dat er hier snel iets moest gebeuren. De organisatie zag zich geconfronteerd met een veelheid van nieuwe ontwikkelingen op onderwijsgebied – vooral als gevolg van wat we ‘disruptive technologies’ noemen – en realiseerde zich dat zijn it-afdeling een compleet andere rol zou moeten gaan spelen. Namelijk primair die van business innovator, in plaats van primair ondersteuner van de bestaande business-processen. Alleen lukte het de it-afdeling daarin mee te gaan. De universiteit trok daarom in 2012 Carolien Besselink aan als Directeur ITS (Information and Technologies Services) met als opdracht de it-afdeling van in totaal 150 fte te professionaliseren.
“Van begin af aan was het duidelijk dat er echt iets moest gebeuren,” vertelt Besselink. “De it-afdeling was vastgedraaid. Ze richtte zich vooral op de bedrijfsvoering en de infrastructuur. Als mensen in de faculteiten vernieuwingen wilden, dan kwamen ze er gewoon niet doorheen. Ze moesten teveel loketten af. Het duurde allemaal te lang. Er was veel frustratie – aan beide kanten. En dat kun je niet hebben. Er is de universiteit uiteraard veel aan gelegen goed te presteren op it-gebied. Dat is mede bepalend voor de resultaten in onderwijs en onderzoek.”
Veel ruimte
Op de achtergrond speelde de snelheid waarmee de veranderingen in onderwijsland zich voltrekken mee. Besselink geeft als voorbeeld dat er twee jaar geleden op één en hetzelfde moment tweeduizend mobiele devices met wifi-aansluiting in gebruik waren op de universiteit. Vandaag de dag zijn dat er al tienduizend. Daarnaast er is het feit dat allerlei nieuwe technologieën, zoals bijvoorbeeld big data, nieuwe toepassingsmogelijkheden bieden in onderwijs en onderzoek. “Die behoren in samenwerking met de mensen in de faculteiten verkend te worden,” benadrukt ze. “De kern van de professionalisering van de it-afdeling is dan ook een verschuiving van de achterkant naar de voorkant van de organisatie. Een beweging van reactief beheren naar proactief adviseren. Hier zit ook een cultuuraspect aan. Bij innovatie hoort dat je fouten mag maken. Er hoort ook bij dat je goede ideeën verwelkomt en een kans geeft. Kortom, dat je veel ruimte biedt.”
Dit vereiste dat de organisatie werd omgegooid. De traditionele indeling in functiegroepen werd losgelaten en er werden multifunctionele teams opgezet in de vier basisdomeinen van de Utrechtse universiteit: onderwijs, onderzoek, administratie en communicatie & marketing. Besselink stelde daarnaast als eis dat iedereen, van hoog tot laag, een gedegen it-achtergrond moet hebben. Dat wil zeggen: over bewezen vakkennis moet beschikken. In die zin was deze reorganisatie een professionaliseringsslag. Vooral voor de voormalig leidinggevenden had dit gevolgen. De eisen aan de leidinggevenden werden hoger, terwijl hun aantal verminderde met ongeveer eenderde. Juni vorig jaar was deze nieuwe it-organisatie een feit. Dat dit zo snel lukte, zegt Besselink, is mede te danken aan gedreven personeelsleden uit de faculteiten die zelf intensief met IT werken en bereid waren een rol als kwartiermaker voor de nieuwe organisatie op zich te nemen. Van het begin af aan werkte zij nauw met deze voortrekkers samen. “Zij hebben het meeste belang bij de vernieuwing van de organisatie. Zij zijn degenen die vroeger tevergeefs aanklopten aan de loketten. Dit was heel belangrijk om het vertrouwen in IT terug te winnen.”
Twee basisstrategieën
De reorganisatie van de it-afdeling van de Universiteit Utrecht is onlangs afgerond. Er is opvallend weinig bloed bij gevloeid. Functies veranderden, maar vrijwel alle personeelsleden behielden hun baan. Slechts een viertal moest op zoek naar ander werk. Tijdens de reorganisatie gold een personeelsstop, maar inmiddels worden er weer nieuwe mensen aangenomen.
Heel wat ingrijpender is de reorganisatie van de it-afdeling bij uitgever Sanoma. Daar wordt vrijwel de complete IT uitbesteed aan het Indiase concern Wipro. Sanoma houdt een klein team aan voor de creatieve en snelle ‘business IT’. Alleen deze mensen blijven in dienst bij de organisatie, elf in Finland en zeven in Nederland om precies te zijn. Dat is nog geen 4 procent van de omvang die de it-afdeling van Sanoma had, namelijk zo’n 500 man in totaal. De overige 96 procent gaat nu over in Indiase dienst.
Zo tekenen zich verschillende strategieën af. Een basiskeuze is of je de meer infrastructurele IT in eigen huis houdt of uitbesteedt. De Utrechtse Universiteit koos voor de eerste optie. Voordeel: belangrijke kennis blijft in eigen huis. Sanoma kiest voor de tweede optie. Voordeel: een maximum aan wendbaarheid. Veel hangt daarbij af van een inschatting van de veranderbereidheid van de eigen it-organisatie. Als de it-afdeling echt een blok aan het been van de business wordt, zal de verleiding groot zijn om haar als het ware op te splitsen in een dagelijks beheerdeel en een technisch business innovation team. Die twee moeten dan ook wel weer op elkaar worden afgestemd en dat is een volgend avontuur (of een avontuur voor de opvolger).
Zo blijft het spannend met de IT. Never a dull day. IT is permanent in beweging, maar inmiddels met meer impact dan ooit omdat de IT steeds meer de motor van de business wordt. Daarbij valt op dat de verandering zo snel gaat. Zelfs professionele ver-kijkers hebben het er maar moeilijk mee. Jaap Bloem, directeur van het Verkennings Instituut Nieuwe Technologie verwoordde dit als volgt: “De technologische ontwikkelingen gaan zo snel dat visionairs vooral moeten oppassen dat ze niet achter de feiten aanhollen.”
Hang naar eenvoud
Veel bedrijven zien vereenvoudiging als de beste route naar een toekomstvaste it-infrastructuur. Dat blijkt uit een Europees onderzoek in opdracht van Colt Technology Services. Hoe zij deze vereenvoudiging willen aanpakken? Vooral door meer diensten uit de cloud af te nemen. De onderzoekers verwachten de komende twee jaar een sterke groei in de afname van cloud-services. Voor Software-as-as-Service, Infrastructure-as-a-Service en datacenter-colocatie liggen de groeipercentages op respectievelijk 55, 52 en 33 procent.
Zij signaleren ook nog een tweede trend waarin de hang naar vereenvoudiging tot uitdrukking komt. Veel organisaties overwegen namelijk het aantal leveranciers terug te brengen. Bijna tweederde verklaart zelfs de voordelen te zien van een model dat op slechts één leverancier is gebaseerd. Misschien dat een nog groter aantal desgevraagd de nadelen van een dergelijk model zou kunnen opsommen, maar dit neemt niet weg dat deze uitkomst een signaal is. De groeiende complexiteit van de IT speelt veel organisaties overduidelijk parten.
