Ziekenhuizen stellen bijzondere eisen aan hun werkplekken. In de kliniek, op de SEH en andere plekken maken meerdere medewerkers gebruik van dezelfde PC. Om groepsaccounts te voorkomen is snel van gebruikersaccount kunnen wisselen cruciaal. Een groeiend aantal ziekenhuizen realiseert dit middels VDI. Dat biedt voordelen, maar de investering is ook vrij hoog. Het Flevoziekenhuis heeft tegen significant lagere kosten een goede werkplek ingericht op basis van fat clients.
Het Flevoziekenhuis in Almere is een middelgroot streekziekenhuis. Al lange tijd was het ziekenhuis zich aan het oriënteren op de mogelijkheden, vertelt ict-manager Lex Pater. “In 2010 hadden we al uitgewerkt wat de voor- en nadelen zijn van VDI. Het was een interessante technologie, maar stond toen nog enigszins in de kinderschoenen. Wij wilden daarom eerst de ervaring van andere ziekenhuizen afwachten. Naarmate de tijd vorderde en meer kennis werd vergaard, bleek VDI echter duurder dan initieel gedacht. Bovendien bleek dat er bij implementaties in andere ziekenhuizen veel extra kosten bijkwamen. Zo is het virtualiseren van applicaties een project an sich, waarbij applicatierationalisatie vaak nodig is om kosten te beperken. Ook hebben de meeste thin clients grafisch niet genoeg kracht om medische beelden of filmpjes vloeiend te kunnen bekijken. Onze medisch specialisten krijgen nog regelmatig een CD met beeldmateriaal. Het is gewoon niet handig als ze die door de ict-afdeling moeten laten inlezen. Dat moeten ze zelf op hun eigen werkplek kunnen doen.”
Met al deze argumenten in het achterhoofd was VDI voor het Flevoziekenhuis ineens niet meer de meest vanzelfsprekende keuze voor de nieuwe zorgwerkplek. “Natuurlijk, VDI zorgt door gecentraliseerd beheer voor een lagere beheerlast,” vertelt Pater. “Wij zijn echter een relatief klein ziekenhuis, waardoor we daar onvoldoende vruchten van plukken. Je praat bij ons over een kostenbesparing van één FTE, die we bovendien niet rücksichtsloos kunnen wegsnijden, want in de tweede en derde lijn zouden we meer kennis en support nodig hebben. Voor een groot ziekenhuis pakt de rekensom anders uit. Zij kunnen door te kiezen voor VDI wel fors besparen op beheer.”
De doorslag gaf de investeringslast. Tegen significant lagere kosten dan voor VDI zou Flevoziekenhuis meer dan 1100 werkplekken kunnen upgraden op basis van fat clients, zonder afbreuk te doen aan de belangrijkste eisen.
Snel opstarten en inloggen
De belangrijkste eis is een moderne werkplek met een snelle opstarttijd en inlogtijd op basis van Windows 7. Pater: “We hadden als eis dat het ’s ochtends maximaal anderhalve minuut mag duren voordat een PC is opgestart. Daarnaast is het belangrijk dat medewerkers snel kunnen inloggen. Medisch specialisten hebben geen vaste werkplek, maar delen onderzoeks- en behandelkamers. En verpleegkundigen delen vaak met veel collega’s één PC. En wat te denken van afdelingen als de spoedeisende hulp of de OK, waar informatievoorziening cruciaal is, maar geen onnodige tijd mag worden verloren. We vonden daarom dat inloggen met de ziekenhuispas maximaal 15 seconden mag duren. Met VDI is 8 tot 10 seconden haalbaar, maar je moet je afvragen hoeveel je extra wilt investeren voor een paar seconden tijdwinst.”
Na een selectietraject besloot het Flevoziekenhuis in zee te gaan met Brain Force. Zij kwamen met nog een pragmatisch advies: overweeg refurbished PC’s voor de vierhonderd werkplekken met verouderde apparatuur. “Tweedehands apparatuur is geen ei van Columbus,” zegt Pater. “Je moet steeds een goede afweging maken tussen CPU-capaciteit, garantie en kosten. Het gaat uiteindelijk om de Total Cost of Ownership. Die viel voor vierhonderd werkplekken goed uit. Die afweging moet je wel steeds opnieuw maken, want door de continue securityupdates van Microsoft worden de eisen aan een fat client steeds hoger. Refurbished apparatuur moet je daardoor in een kortere tijd afschrijven. Kijk daarom niet te eenzijdig naar de aanschafprijs, maar naar de TCO.”
Veiliger én gebruiksvriendelijker
Een cruciaal onderdeel van de nieuwe zorgwerkplek is Imprivata, waarmee authenticatie en single sign-on wordt gerealiseerd. Medewerkers loggen één keer in met hun badge en een wachtwoord en hebben vervolgens gedurende vijf uur lang alleen hun pas nodig om toegang te krijgen tot alle voor hen relevante applicaties op alle PC’s. Medisch specialisten en verpleegkundigen zijn hier laaiend enthousiast over. En passant voldoet Flevoziekenhuis hiermee ook aan de NEN7510 normering. “Voorheen hadden we groepsaccounts op de verpleegafdelingen, spoedeisende hulp en OK’s,” somt Pater op, “simpelweg omdat het in die omgevingen niet werkt als ieder individu veel tijd kwijtraakt met steeds opnieuw inloggen nadat een collega de computer heeft geraadpleegd. Dat is nu niet meer nodig.”
Hier voegt hij aan toe: “Dit is volgens mij het enige project dat je kunt bedenken waarbij én de gebruikerservaring beter wordt, én de veiligheid beter wordt gegarandeerd. Normaal gaat meer veiligheid ten koste van de gebruikerservaring, maar hierbij gaat het hand in hand.”
De belangrijkste eis was een inlogtijd van maximaal 15 seconden. Pater opent de stopwatch op zijn telefoon en doet de test. “13 seconden,” zegt hij trots. “Natuurlijk, we zouden nog wel sneller willen, maar voorheen kostte het soms meer dan een minuut om in te loggen op een PC. Het is nu alleen nog een kwestie van je pas ervoor houden, je hoeft niet meer voor iedere sessie je wachtwoord in te voeren. Daar maak je medisch specialisten en verpleegkundigen écht gelukkig mee.”
Met fat clients is het helaas niet mogelijk om een sessie mee te nemen naar een andere PC of ander device (follow me). Pater beschouwt dat als een nadeel ten opzichte van VDI. “Daar behoort dat wel tot de mogelijkheden. Aan de andere kant: op het moment dat een arts of verpleegkundige inlogt op een andere werkplek, heeft hij of zij vaak een andere patiënt voor zich, dus moeten ze toch op zoek naar het juiste patiëntrecord.”
Pater is heel tevreden over de resultaten van het project. “Je krijgt als ict-afdeling niet vaak complimenten van gebruikers, maar in dit geval wel. We hebben hen ook betrokken bij onze keuzes, want uiteindelijk doen we dit natuurlijk om hun werk te vergemakkelijken. En dat is heel goed gelukt.”
