IT onderschat schaduwgebruik van cloud

IT-departementen hebben een onjuiste kijk op het praktijkgebruik van cloud binnen hun organisaties. Bedrijven blijken het veel meer te benutten dan bij IT bekend is. Een gemiste kans voor de it-afdeling.

Het fenomeen van shadow-it beleeft een terugkeer met de omarming van cloud computing. IT-afdelingen hebben hier wel weet van, maar zij schatten het gebruik te laag in. “Ongeautoriseerd gebruik is wijdverbreid”, stelt senior analist Evan Kirchheimer van onderzoeksbureau Ovum. Hij geeft een toelichting op het 2016 Connected Enterprise Report van Ovum, dat is opgesteld in opdracht van infrastructuurspecialist Dimension Data.

Machtsverschuiving

“IT is zich bewust van het ongeautoriseerde gebruik en bestrijdt het niet langer.” Soms wordt dit schaduwgebruik zelfs omarmd, weet de analist. Dit komt naar voren uit het onderzoek onder it-managers en businessmanagers in vijftien landen bij ondernemingen met meer dan duizend werknemers. In de Benelux zijn vijfenveertig mensen ondervraagd, van wie dertig it-leiders en vijftien businessmanagers.

Businessmanagers zijn doelbewust meegenomen in dit onderzoek omdat hun it-invloed toeneemt. Meer dan de helft (56 procent) van de zogeheten line-of-business (LOB) managers schaft technologie voor collaboration aan, wat ook cloudopslag, webcommunicatie, online sharingdiensten en andere cloudvormen omvat. Ongeveer een kwart (24 procent) doet deze zakelijke aankopen zonder de it-afdeling in te lichten en dus zonder toestemming van IT te verkrijgen.

Vooral gemakskwestie

Het aanbod van gebruiksvriendelijke applicaties, apps en clouddiensten zorgt ervoor dat het verleidelijker, sneller en vooral makkelijker is om schaduw-it in gebruik te nemen. Ovum spreekt van consumer-grade applicaties, wat niet om zakelijke functionaliteit draait maar om gemak voor de eindgebruiker. “Ken jij alle functies van je bureautelefoon?”, vraagt Kirchheimer over het voorbeeld van teleconferencingfuncties. “Veel van mijn collega’s niet.”

Naast functionele toegankelijkheid speelt ook gemakkelijke ingebruikname een rol. Een creditcard volstaat om snel aan de slag te kunnen met dergelijke apps en clouddiensten. Vandaar dat veel zakelijk gebruikers naar schaduw-apps en -clouds grijpen. Dit vindt al veel meer plaats dan it-afdelingen beseffen. Kirchheimer spreekt van een perceptieverschil tussen IT en LOB. Zo wordt het gebruik van bijvoorbeeld audio- en webconferencing en enterprise social media door IT flink lager ingeschat dan het in de praktijk is.

IT geeft zichzelf de schuld

Tegelijkertijd wordt de benutting van zakelijk verschafte middelen, zoals corporate instant messaging, door IT hoger ingeschat dan het is. Een belangrijke barrière voor gebruik is dat IT van nature nogal intern gericht is, terwijl businessafdelingen juist extern werken en dus behoefte hebben aan tools voor samenwerking en communicatie met de buitenwereld. IT en LOB vinden beide dat extern gemak de hoofdreden is voor de omarming van deze consumerisatie.

IT en LOB verschillen echter van inzicht over de tweede reden. LOB noemt de noodzaak om samen te werken met mensen buiten de eigen organisatie. IT ziet als tweede drijfveer de traagheid en complexiteit van het it-goedkeuringsproces voor applicaties en diensten. IT geeft zichzelf de schuld, maar dat is dus niet terecht.

Omarming

Ondertussen is IT op bepaalde gebieden bezig met een omarming, constateert Ovum. Zo meldt een zeer groot deel (81 procent) van de ondervraagden dat it-afdelingen nu consumer-grade apps voor bestandsdeling aanschaffen en uitrollen. Voorbeelden zijn de zakelijke varianten van Box, Microsoft OneDrive en Google Drive. Ruim twee derde van de it-afdelingen gaat voor messaging-apps van ‘consumentenkaliber’. En bijna driekwart (74 procent) kiest consumer-grade apps voor teamsamenwerking, zoals Slack. “Consumer-grade applicaties zijn niet altijd de vijand”, concludeert analist Kirchheimer.

Gerelateerde berichten...