Snellere acute zorg door inzet process mining
Hoe eerder iemand die na een hartinfarct gedotterd moet worden deze dotterbehandeling krijgt, hoe beter de uitkomst is voor de patiënt. Martin Smeekes, directeur Ambulancezorg bij Veiligheidsregio Noord-Holland Noord, startte daarom een project om de tijd tussen een 112-oproep en het plaatsen van een stent te verkorten. Het adagium ‘meten is weten’ leverde een tijdwinst op van 20 minuten. Hetzelfde concept wordt nu ook toegepast in andere acute situaties.
Noord-Holland Noord is een groot gebied met 650.000 inwoners. De helft daarvan woont in de steden Alkmaar, Heerhugowaard, Hoorn en Den Helder, de andere helft woont in het buitengebied. Hoe meer afgelegen iemand woont, hoe slechter de prognoses als hij of zij een hartinfarct of beroerte krijgt. Martin Smeekes begon zijn carrière als huisarts. Hij weet wat de gevolgen kunnen zijn als iemand een kwartier later zijn dotterbehandeling krijgt of een stolseloplossend medicijn krijgt ingespoten. “Kijk, aan de rijtijd van een ambulance kunnen we weinig veranderen. Maar we kunnen er wel alles aan doen om in de rest van het traject zo min mogelijk tijd te verliezen.”
Smeekes spreekt de taal van medisch specialisten en ook die van Raden van Bestuur. Hij kent bovendien de hele keten van meldkamer en ambulance tot ziekenhuis. “Ik ben met alle betrokken partijen gaan praten: de medewerkers van de meldkamer, de mensen op de ambulance, de SEH en de afdeling Cardiologie van het Medisch Centrum Alkmaar. Samen hebben we de hele keten in kaart gebracht. Dat was nieuw. Tot nu toe keek iedereen alleen naar zijn eigen deel van het proces. Door alle betrokkenen sámen naar het proces te laten kijken vonden we meteen al verbetermogelijkheden, nog zonder dat we überhaupt iets hadden gemeten. Door nieuwe processen te ontwikkelen en deze vervolgens te meten, kun je stap voor stap verbeteren. Dat was de insteek.”
Dashboard
Het proces ‘call to balloon’ (112-oproep tot de dotterbehandeling) bestaat uit acht stappen. In dat proces worden al heel veel data gelogd, waardoor er een goed inzicht was in de tijdsduur van die acht stappen. De ontbrekende informatie zijn de partijen gericht gaan verzamelen, op zo’n manier dat het geen extra registratiedruk met zich meebrengt.
Op basis van deze data is in QlikView een dashboard gebouwd dat voor de hele patiëntenpopulatie en voor iedere individuele patiënt de tijdsduur van de processtappen meet. Dit inzicht zorgde voor grote eyeopeners. Smeekes: “Meten is weten, gissen is missen. Dat is écht zo. Dat weten we ook al heel lang, maar toch meten we in de zorg nog veel te weinig.” Door inzicht in het proces en de mogelijke verbeteringen heeft het team een tijdwinst van 20 minuten weten te behalen op 100 minuten. “Dat betekent voor de patiënt een gigantische winst in de uitkomst van de ingreep.”
De data worden op twee manieren gebruikt. Ten eerste om het totaalproces steeds verder te verbeteren. En daarnaast om ieder individueel geval te analyseren en daar leerpunten uit te halen. “Daardoor is het bewustzijn van ieders rol in het proces en de gevolgen van jouw handelen op de rest van de keten enorm toegenomen”, zegt Smeekes.
Neurologie
Na het succes met hartinfarcten nemen de drie ziekenhuizen in Noord-Holland Noord, in Alkmaar, Hoorn en Den Helder, deze werkwijze ook over bij andere acute situaties zoals een beroerte en in de toekomst complicaties bij een bevalling. De neurologen in de drie ziekenhuizen hebben het dashboard al geïmplementeerd. “Je komt in het proces van herseninfarct en hersenbloeding grotendeels dezelfde dingen tegen, dus we konden daar grote stappen maken. Het zorgt net als bij cardiologie voor eye openers. In twee van de drie ziekenhuizen moet bijvoorbeeld een behoorlijke afstand worden afgelegd vanaf de CT-scan naar de afdeling waar neurologiepatiënten worden geholpen. Ze kijken nu of ze de ziekenhuislogistiek anders kunnen inrichten”, noemt Smeekes zo’n eye opener. “We zijn al met een groep medisch specialisten gaan kijken in een ziekenhuis in Denemarken waar de CT-scan direct naast de SEH staat. En direct daarnaast is de kamer waar patiënten de medicatie krijgen.”
Het project ‘call to balloon’ is niet onopgemerkt gebleven. Het team won de BI-award. En – nog belangrijker – Zorginstituut Nederland heeft de ervaringen in Noord-Holland Noord gebruikt bij het rapport Spoed moet Goed, dat een blauwdruk geeft voor een landelijke uitrol van dit proces. Smeekes hoopt dan ook dat niet alleen cardiologen en neurologen geïnspireerd raken door de resultaten die zijn team haalde, maar iedereen die in de zorg werkt. “We laten zien dat zorgverleners alleen noodzaak voelen om hun proces te verbeteren als ze inzicht hebben. Zonder dat inzicht blijft iedereen doorgaan op de oude voet. Maar geef je mensen feedback op hun handelen, dan zie je ineens de motivatie om iets in hun proces te veranderen met sprongen toenemen. Wij zijn in dit hele traject nergens mensen tegengekomen die zeiden: ‘weer een dashboard, we moeten al zoveel registreren’. Iedereen is juist heel enthousiast. Mijn oproep aan alle lezers is dan ook: kijk hoe je dit idee kunt toepassen op jouw proces. Want vrijwel ieder zorgproces kun je optimaliseren vanuit het adagium meten is weten.”
De grootste tijdwinst werd behaald door de volgende proceswijzigingen:
- De meldkamer vraagt bij iedere 112-oproep nu eerst om adres en telefoonnummer waarop ze kunnen terugbellen als de verbinding onverhoopt wordt verbroken. Op dat moment gaat al een ambulance rijden. Daarna worden pas de triagevragen gesteld. Daarmee wordt structureel, voor alle 112-oproepen, anderhalve minuut tijdwinst geboekt.
- Er vindt geen triage meer plaats in het ziekenhuis. De ambulance maakt het hartfilmpje. Dit filmpje wordt digitaal naar het ziekenhuis gestuurd. Als het oordeel is dat de patiënt gedotterd moet worden, dan gaat hij niet eerst naar de SEH maar rechtstreeks naar de dotterkamer.
- De ambulancechauffeur begint al met het maken van het hartfilmpje terwijl de verpleegkundige nog onderzoek doet. Voorheen waren dat volgtijdelijke handelingen.
- In de avond en nacht wordt het team dat de dotterbehandeling uitvoert al opgeroepen zodra het hartfilmpje binnenkomt in het ziekenhuis. Daardoor is het team nu meestal eerder binnen dan de patiënt, terwijl ze vroeger nog moesten arriveren als de patiënt al in het ziekenhuis was.
- De steriele spullen staan op dat moment ook al afgedekt klaar. Het team hoeft alleen maar handen te wassen en steriele kleding aan te trekken, en niet zelf de verpakkingen open te maken. Ook wordt de patiënt al door het ambulancepersoneel op de behandeltafel gelegd in plaats van door het team dat de behandeling gaat uitvoeren.
