Praktijkcase GGZ Emergis: fundament van multifunctioneel netwerk

Ambulantisering van de zorg, zorg op afstand, meer regie bij de cliënt. Deze ontwikkelingen spelen in alle zorgdisciplines en zeker ook in de GGZ. Emergis – levert met ruim 1350 medewerkers geestelijke gezondheidszorg in Zeeland – nam een voorschot op deze ontwikkelingen door te investeren in een veelzijdig en flexibel netwerk. Daar plukt de organisatie nu de vruchten van.

Al in 2009 formuleerde de Raad van Bestuur in haar visie op de toekomst dat de organisatie meer zorg wilde gaan leveren dicht bij huis. Daarvoor moeten zorgverleners mobiel kunnen werken. De laatste jaren is dit ook vertaald in de wens om videoconsulten te faciliteren, zodat cliënten veel directer een persoonlijk gesprek met hun zorgverlener kunnen hebben. Ook stond zelfregie hoog op het wensenlijstje: als cliënten kunnen meekijken in hun eigen dossier, voelen ze zich meer betrokken bij hun eigen behandelproces en zijn behandelingen effectiever.

Integrale benadering

ICT-manager Marjan Onrust vertaalde deze visie in 2010 naar een ict-strategie. “Het nieuwe datacenter dat we net in gebruik hadden genomen, voldeed al niet op het moment dat we live gingen. De veranderingen in de zorg vragen een lange termijnvisie ten aanzien van je infrastructuur. Die moet flexibel genoeg zijn om aan toekomstige wensen te voldoen.” Die ict-strategie beschreef een aantal voorname aandachtspunten: beeld en geluid op iedere werkplek; een werkplek die vanaf ieder device kan worden benaderd; een multifunctioneel netwerk dat voor spraak, data en video gebruikt kan worden.”

Onrust sprak met verschillende partijen over haar wensen. “Destijds was dit niet zo makkelijk te realiseren,” herinnert Onrust zich. “Ik kreeg veel verschillende adviezen, de meeste in de trant van: ‘wat jij wilt dat kan niet, maar we kunnen wel deze ene functionaliteit voor alleen die selecte groep gebruikers bouwen.’ Puntoplossingen dus, wat we nu juist niet wilden. Wij zochten een integrale oplossing. Toen de moed me al in de schoenen zakte, kwam ik in contact met ForceFusion, een ict-dienstverlener uit Terneuzen.”

Veelzijdig gebruik

Samen met deze leverancier maakte Emergis een functioneel ontwerp voor de ict-infrastructuur: het LAN en het datacenter. Alle vestigingen hadden al een goede WAN-verbinding. Het functionele ontwerp is vertaald naar een technisch ontwerp dat is gebaseerd op het zogenaamde Lean Computing concept, dat gebruikmaakt van apparatuur van Cisco, EMC en VMware. Onrust: “We hebben initieel niet gezocht naar de goedkoopste oplossing, maar naar veelzijdigheid in gebruik. Als je je investering over meerdere assen kunt terugverdienen, ben je uiteindelijk beter af. Dat heeft continu centraal gestaan in het ontwerp.”

De hele omgeving voldoet aan de NEN 7510, ook al is Emergis als GGZ-organisatie niet verplicht deze normering te hanteren. Onrust vindt dat eigenlijk maar vreemd: “Mensen ervaren hun geestelijke gezondheid als veel privacygevoeliger dan hun lichamelijke gezondheid. Wij willen daarom heel zorgvuldig met privacy en security omgaan. Dat zit in de cultuur van onze organisatie en nu ook in onze ict-omgeving.”

Tegelijkertijd mag het voor medewerkers niet omslachtig worden om in te loggen. “ICT moet faciliteren, niet belemmeren. We werken nu met single sign on, waarbij medewerkers met één keer inloggen toegang krijgen tot al hun applicaties.”

Emergis heeft weliswaar een business-case gemaakt voordat ze de investering deden, maar deze is niet tot achter de komma doorgerekend. “Uiteindelijk is het een strategische beslissing geweest,” vertelt Onrust. “Zoals ik al aangaf had en heeft onze Raad van Bestuur een hele duidelijke visie waar we als organisatie heen willen. ICT is één van de onderdelen die dat mogelijk moet maken. We zien het als een vierde nutsvoorziening, naast gas, water en licht.”

Besparingen

De investering in het LAN en datacenter was hoger dan wat Emergis gewend was. Toch vond Onrust dankzij slim combineren budget. “Onze telefonie-omgeving was bijvoorbeeld aan vervanging toe en dat budget hebben we voor dit project kunnen aanwenden. We hadden nog een oude PBX en nu bellen we via IP. De PBX kwam ten laste van de Facilitaire Dienst; nu valt telefonie onder het ict-budget.”

Het ict-budget is hierdoor omhoog gegaan, terwijl de Technische Dienst kosten bespaart en de medewerkers productiever zijn geworden. Hoeveel dat precies oplevert en nog gaat opleveren, weet Onrust niet. “Ik weet wel dat het de kwaliteit van zorg moet verbeteren. Onze medewerkers hebben nu altijd toegang tot het EPD: bij de cliënt thuis, als ze crisisdienst hebben, als ze op een andere locatie werken. Bovendien kunnen cliënten op een beveiligde manier videobellen met hun zorgverlener. De drempel om contact te zoeken is verlaagd.”

Een volgende stap is om ook intern gebruik te gaan maken van video. Nu komen teams nog fysiek bij elkaar – wat veel reistijd kost – en worden alle cliënten besproken.

Cliëntvriendelijker omgeving

De primaire focus van flexibele werkplekken en goede voorzieningen om overal te werken, verschuift nu langzaam maar zeker naar de intramurale omgeving. Onrust geeft een voorbeeld: “Onze gesloten afdelingen maken nog gebruik van sleutels. Medewerkers lopen met grote sleutelbossen die je voortdurend hoort rinkelen, wat het beeld oproept van een gevangenis. Nu zijn we samen met de Technische Dienst een systeem met pasjes aan het uitrollen. Dat maakt gebruik van onze ict-infrastructuur, dus de benodigde extra investering was laag. Het is veel vriendelijker voor zowel de medewerkers als de patiënten.”

Ook voor de separeerruimtes ligt er een ontwerp klaar. “Mensen die tot rust moeten komen in de separeer kunnen we op dezelfde wijze als op een werkplek beeld en geluid aanbieden, zoals het beluisteren van eigen muziek en videocontact met thuis. Ook hebben we een lichtplan gemaakt. Zodra iemand in verwarde toestand, gevaarlijk voor zichzelf en zijn omgeving, wordt binnengebracht, kunnen we deuren zonder sleutels openen en het licht op de route en in de separeer aanpassen aan de wens van de cliënt. Dit gaat allemaal via hetzelfde IP-netwerk.”

Ze is trots op wat er nu staat. “Onze ICT ondersteunt de strategische doelstellingen en leverteen bijdrage aan kwaliteit van zorg. Het stelt ons bovendien in staat om zorgprocessen in te richten zoals we dat willen. Met het oog op alle veranderingen in de zorg is dat belangrijk. Bovendien is de omgeving flexibel, we kunnen makkelijk nieuwe functionaliteit toevoegen.”

 

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

X