De schepen van VBMS (VolkerWessels Boskalis Marine Solutions) hebben al jarenlang ict-voorzieningen aan boord om de robots aan te sturen die de kabels ingraven in de zeebodem. En ze hebben een satellietverbinding om te bellen. Sinds kort wordt die ook gebruikt om via mobiele devices contact te zoeken met het ERP-systeem in de private cloud. Iedereen op een schip van VBMS kan nu zijn of haar eigen projectadministratie voeren, wat veel tijd bespaart en de foutkans verlaagt. “Een geïntegreerde datavoorziening wordt steeds belangrijker. We moeten de hele keten kunnen overzien.”
De geschiedenis van VBMS gaat terug tot het begin van deze eeuw, toen Visser & Smit Hanab een business unit oprichtte die zich specialiseerde in het leggen van offshore bekabeling, bijvoorbeeld om de energie die door windmolenparken wordt gegenereerd, naar wal te krijgen. In 2007 werd deze business unit een zelfstandig bedrijf onder de vlag van VolkerWessels. Boskalis kocht in 2013 een aandeel van 50 procent in deze onderneming, die daarom in 2014 zijn nieuwe naam kreeg: VBMS.
De organisatie werkte jarenlang met Metacom. Dit ERP-pakket werd voornamelijk gebruikt voor de financiële administratie, logistiek en projectcalculaties. Alle overige administratie – van inkoop tot projectadministratie – vond plaats in Excel en vele losse databases. Toen VBMS meedeed met steeds grotere tenders en deze ook won, ontstond de noodzaak om de hele interne supply chain te integreren.
Manager Applications & ICT Jaco Putter vertelt: “We deden heel veel werk in Office. Onder meer onze gehele projectadministratie. Dat gaat niet meer als de projecten in omvang toenemen. Je hebt dan gewoon behoefte aan geïntegreerde processen en een goede, up-to-date informatievoorziening over het gehele proces. Dat was niet zo. Onze rapportages zagen er bijvoorbeeld elke keer weer anders uit, zeker op projectniveau. De forecasting was evenmin geïntegreerd. Iedere keer opnieuw moesten we weer complexe rekensommen maken, met alle kans op fouten van dien. Alle informatie was er wel, maar niet geïntegreerd waardoor we nauwelijks gericht konden sturen.”
Leren denken in processen
Omdat Metacom niet kon voorzien in de wensen van VBMS, is een ERP-selectieproces gestart. De voornaamste eisen aan het nieuwe ERP-pakket waren een module voor projectmanagement en multi-currency-functionaliteit om eenvoudig ponden en euro’s met elkaar te verrekenen. De onderneming bestaat namelijk uit drie zelfstandig opererende bedrijven in de UK, Duitsland en Nederland. IFS kwam als beste uit de bus. De implementatie startte in 2011, en in april 2012 ging de organisatie live met een systeem dat lijkt op wat er nu staat, maar nog lang niet alle functionaliteit bood die er vandaag de dag is.
“De technische implementatie was eigenlijk relatief eenvoudig”, zegt Putter. “Maar het integreren van al je processen betekent dat iedereen op een andere manier moet gaan werken. We verwachtten dat afdelingen die voorheen min of meer op eigen houtje opereerden, nu veel meer met elkaar gingen samenwerken. We moesten mensen leren denken in processen en ketens. Dat was een fikse klus.”
Een voorbeeld is inkoop. Voorheen had ieder project een uitgebreide projectstaf die ook de inkoop voor dat specifieke project voor zijn rekening nam. Er was nauwelijks centrale inkoop. Nu is er juist een sterke centrale inkoopafdeling die raamcontracten sluit met de belangrijkste leveranciers. Projectinkopers moeten nu eerst kijken of er voor de producten die ze willen inkopen een raamcontract bestaat. Putter: “We behalen hierdoor forse kostenbesparingen en we hebben ook veel meer grip op de leverbetrouwbaarheid. Bovendien zijn we minder tijd kwijt aan projectinkoop, omdat niet ieder contract opnieuw hoeft te worden uitonderhandeld.”
Projectmanagement integreren
De aanleg voor de bekabeling van London Array, het grootste windmolenpark van het Verenigd Koninkrijk, was destijds het eerste project dat helemaal in IFS werd afgehandeld. De projectstaf was destijds nog op volle sterkte en merkte al direct dat ze aanzienlijk minder te doen hadden. Inmiddels is die staf met de helft teruggebracht. Putter geeft een voorbeeld. “Ieder schip heeft een eigen magazijn. Voorheen voerde de projectstaf aan wal het voorraadbeheer over dat magazijn. Als het team op zee een onderdeel nodig had dat niet in het magazijn aanwezig was, dan belden ze via een dure satellietverbinding naar kantoor. Daar noteerde iemand wat er precies ontbrak en bestelde dat. Dat kost natuurlijk tijd en je creëert een foutkans doordat er een overdrachtsmoment in zit. Nu hebben alle medewerkers aan boord mobiele toegang tot IFS en kunnen ze zelf, binnen de raamcontracten die er liggen, dat onderdeel bestellen. Ze zien ook zelf wanneer er een schip of helikopter komt om nieuwe onderdelen te leveren en kunnen dus bepalen of dat op tijd is of dat het project door het ontbrekende onderdeel zoveel vertraging oploopt dat er apart een helikopter moet vliegen. Die beslissingen worden nu genomen op de werkvloer, waar ze die inschatting ook het best kunnen maken.”
Deze ketenintegratie betekent wel dat het datamanagement belangrijk wordt. Garbage in is immers garbage out. “Ja”, lacht Putters, “je krijgt het nu meteen op je brood als data verkeerd in het systeem worden ingevoerd. Omdat fouten in onze organisatie heel kostbaar kunnen zijn – neem die helikopter die vliegt maar het verkeerde onderdeel aan boord heeft – heeft het verlagen van de foutkans absolute prioriteit. Door onze geïntegreerde datavoorziening is die kans al fors gedaald, en dan is het natuurlijk zonde als het aantal fouten toch weer zou stijgen omdat de data niet kloppen.”
Upgrade
Hoewel VBMS pas drie jaar werkt met het huidige systeem, krijgt het toch al een upgrade. ICT-specialist Daniël Berkhof is hiervoor vrijgemaakt. Hij vertelt: “We zijn door IFS benaderd of we willen fungeren als deelnemer aan het early adopter programma voor Applications 9, hun nieuwe suite. Dat kost natuurlijk veel tijd – meer dan een gewone implementatie – maar het voordeel is dat je kunt meedenken over verbeteringen. We zouden anders ook zijn overgegaan op de nieuwe versie, maar dan een jaar later. Dus we hebben besloten de energie er nu maar meteen in te steken.”
VBMS heeft 117 wijzigingsverzoeken ingediend, waarvan er 44 direct zijn ingewilligd en een flink aantal op de backlog is beland. Berkhof lacht: “Daardoor kunnen we nu volledig toe zonder maatwerk, wat we in de oude versie nog wel hadden. We verdienen daarmee ook de interne kosten terug die we maken door zo intensief mee te denken en te testen. Voor ons pakt het heel gunstig uit.”
De nieuwe software heeft een aantal verbeteringen die voor VBMS veel meerwaarde brengen. De belangrijkste is wel een geïntegreerde Rental-module, die voorheen losstaand was. Putter: “Zo’n 70 tot 80 procent van de projectkosten bestaat uit huur van materieel. Zo huren we de schepen in bij onze moedermaatschappijen en ook alle specialistische apparatuur aan boord is gehuurd. Hoe beter je de huurtermijnen kunt plannen, hoe lager de kosten.”
Integratie van deze module in de kernapplicatie betekent onder meer dat er een directe koppeling is naar de verbeterde module Budgetting & Forecasting. “We zien nu direct wat de impact is van een dag korter huren op het projectbudget. We kunnen daardoor veel betere forecasts maken. Vroeger deden we veel vaker schattingen, nu hebben we een nauwkeurig inzicht in de kosten die we gaan maken.”
Een andere verbetering is multicompany project reporting. De drie zelfstandig opererende bedrijven waaruit VBMS bestaat, hebben ieder hun eigen profit & loss. Ieder land heeft andere tarieven, andere HR wet- en regelgeving, et cetera. In de meeste projecten werken de drie bedrijven intensief samen. Waar daar vroeger veel intern verrekenwerk aan te pas kwam, wordt dat nu met een druk op de knop geregeld. “Voorheen duurde het drie weken voordat de maandrapportages klaar waren, nu nog maar een week”, zegt Berkhof. “We hebben nu ook geen projectadministrateurs meer nodig. Er is alleen nog een projectcontroller.”
Procesintegratie niet klaar
De twee lachen als ze worden gevraagd wat er zou gebeuren als ERP nu uit de lucht zou gaan. “Dan beleven de uitzendbureaus heel drukke tijden”, denkt Berkhof. “Door alle verbeteringen in het proces zoals concerninkoop, multicompany project reporting, goede budgetting en forecasting hebben we nu nauwelijks nog administratieve krachten nodig. Alle processen en de onderliggende informatievoorziening zijn geïntegreerd. We zouden vandaag de dag absoluut niet meer kunnen werken zoals we drie jaar geleden deden.”
Ondanks alle verbeterslagen is het eind van procesintegratie nog lang niet bereikt. De organisatie is nog maar net live met Applications 9 en de heren zijn alweer druk met de integratie van HRM in ERP. Putter: “We hadden voorheen een separaat personeelsmanagementsysteem, maar dat is verouderd. Omdat IFS een belangrijk wijzigingsverzoek van ons heeft ingewilligd – om ook vierwekelijkse loonbetalingen mogelijk te maken, dat is namelijk gebruikelijk in de bouw – kunnen wij nu met het ERP-systeem uit de voeten.”
Berkhof kan daaraan nog een leuk feitje toevoegen: “Alleen in Nederland wordt het 12,5-jarig dienstverband gevierd, in andere landen doen ze dat met 10 of 15 jaar. Deze functionaliteit heeft IFS speciaal voor ons toegevoegd, zodat medewerkers die 12,5 jaar in dienst zijn automatisch – door de interface naar het payroll-systeem – hun bonus krijgen uitbetaald en HR op tijd een seintje krijgt dat er een jubileum aankomt. Dat is toch superleuk. Absoluut geen halszaak, maar het maakt het leven van HR-medewerkers gewoon wat makkelijker.”
Als HR is geïntegreerd, gaan de beide heren aan de slag met IFS Lobby, waarmee de software helemaal op maat van de gebruiker kan worden gemaakt. Iedere functie krijgt een basisprofiel dat gebruikers nog verder op hun eigen wens kunnen toesnijden. Berkhof: “Het gaat erom dat mensen alleen die dingen zien, die ze nodig hebben in hun werk, en niet worden lastiggevallen met andere informatie.”
Dit geldt voor de schermen waarin medewerkers werken, maar ook voor de rapportages. Die zijn daarna aan de beurt. Er komen sexy dashboards die in één oogopslag de belangrijkste informatie laten zien, ook weer aangepast aan de functie.
Een ander concreet plan is om de test- en acceptatieomgeving over te brengen naar de Microsoft Azure cloud. “We willen ook overstappen op Office365 en Sharepoint in de cloud, dus dan is ERP uit de cloud een logische vervolgstap. We hebben nu nog een eigen datacenter, maar op termijn faseren we dat waarschijnlijk uit”, verklaart Putter.
Inhaalrace leidt tot voorsprong
Hij is trots op waar de organisatie nu staat. “We komen uit een achterstandspositie, maar die hebben we nu echt wel ingehaald. ERP is voor ons de motor geweest achter grote procesverbeteringen. Waar we voorheen veel meer afdelingsgericht en ad hoc werkten, kijken we nu naar de horizontale processen. Die worden end-to-end ondersteund en zijn volledig gedigitaliseerd. Dat geeft ons slagkracht en flexibiliteit. De manier waarop we zijn georganiseerd is nu geen beperkende factor meer in de omvang van de projecten die we aankunnen. We kunnen bij een groot project net zo kort op de bal spelen als bij een klein project. Onze concurrentiepositie is hierdoor verbeterd. En daar begon het natuurlijk allemaal om.”
