De voorgenomen alliantie met het AMC en de gezamenlijke implementatie van het EPD, de daarmee samenhangende ingebruikname van het externe gezamenlijke datacenter en een grootschalige vernieuwing van de ict-infrastructuur in eigen huis. Er zijn momenten in haar carrière geweest dat Ineke Molenaars, CIO van VUmc, minder hooi op haar vork had. “Maar”, zo zegt ze, “wat is het heerlijk om deze enorme verbeterslag te mogen doorvoeren. Het was hard nodig, en met het fundament dat we nu neerleggen zijn we straks écht in staat om zorg, onderzoek en onderwijs optimaal te faciliteren.”
Dat die verbeterslag nodig was, blijkt wel uit het feit dat VUmc tot de livegang van Epic in maart nog met papieren patiëntendossiers werkte. Delen van de netwerkinfrastructuur zijn verouderd – zoals een onvoldoende dekkend wifi-netwerk. “De wensenlijst is lang”, zegt Molenaars. “En het is ook duidelijk dat we niet klakkeloos op alle wensen kunnen ingaan. We moeten onderzoek, onderwijs en zorg op een passende manier met ict-diensten faciliteren. Passend wil zeggen: ICT moet de kwaliteit van de patiëntenzorg en medisch onderzoek verbeteren en bijdragen aan operational excellence. Als academisch ziekenhuis moet je je niet willen onderscheiden met uitmuntende ICT, je onderscheidend vermogen ligt op andere gebieden.”
EPD Live
Twee jaar geleden hebben de ict-diensten van VUmc en AMC samen een ict-roadmap opgesteld, waarin uiteraard een belangrijke rol was weggelegd voor het gezamenlijk te implementeren EPD. In de nacht van 12 op 13 maart ging het EPD live. Molenaars krijgt een grote glimlach op haar gezicht als ze daaraan terugdenkt. “Op technisch vlak is het echt goed gegaan.” Dat de techniek vanaf dag één goed werkte, wil niet zeggen dat de implementatie dan ook direct al geslaagd is. “We hadden een papieren EPD. Er verandert zo ontzettend veel in de manier waarop we nu informatie vastleggen. Natuurlijk vraagt dat gewenningstijd.”
VUmc heeft de eerste dagen minder patiënten gepland dan op gewone dagen. Artsen en verpleegkundigen hadden daardoor iets meer tijd om aan het nieuwe systeem te wennen. “Stap voor stap zijn we de productie gaan opvoeren. We wilden absoluut voorkomen dat de werkdruk te hoog zou worden en dat medewerkers in de verleiding zouden komen om bepaalde data dan maar niet in te voeren.” Dat laatste is trouwens best moeilijk, zegt Molenaars, want Epic dwingt af dat datavelden worden gevuld voordat je naar een volgende stap kunt gaan. “Er zit heel veel datamanagement-tooling in de software die controleert of dingen goed zijn ingevoerd. Dat is prettig, want dat betekent een continue check op onze datakwaliteit.”
Nieuwe virtuele werkplek
Bijna tussen de bedrijven door zijn bovendien 5000 nieuwe (zorg)werkplekken uitgerold, die voor de onderzoekers volgen nog. Er zijn tien standaardtypes gedefinieerd, zoals OK, IC, COW en poli. Op iedere plek zijn immers andere functionaliteiten nodig. ICT stelt ruim 320 applicaties via de virtuele werkplek (VIEW) beschikbaar en 600 applicaties zijn vervallen. Dat is een mooi resultaat. “Eigenlijk hadden wij helemaal geen plannen voor een nieuwe werkplek, deze was namelijk al voor een deel gevirtualiseerd. Maar echt optimaal werkte die niet. In afstemming met het AMC, die ook een nieuwe virtuele werkplek voorbereidde, hebben wij besloten de vernieuwing van de bestaande werkplek naar voren te trekken. Immers, een werkplek is bepalend voor de manier waarop gebruikers ICT ervaren. Het EPD kan nog zo goed zijn, als de werkplek beperkingen oplegt, hebben de gebruikers daar last van.”
Greenfield
VUmc en AMC houden beide hun eigen datacenter, maar Epic draait in de twee externe commerciële datacenters in Amsterdam. Een glasvezelring tussen de vier locaties zorgt voor een redundante verbinding. Molenaars is enthousiast over de architectuur die beide partijen hebben neergezet. “We hebben een greenfield-situatie kunnen bouwen, we hoefden niet voort te borduren op een bestaande architectuur. Dat is natuurlijk geweldig. We hebben de expertise van twee ziekenhuizen kunnen gebruiken en we hebben natuurlijk goed gekeken naar de best practices van leveranciers. Dat heeft geresulteerd in een state-of-the-art datacenterinfrastructuur. We hadden dat ieder voor zich nooit zo goed kunnen doen, we hebben ontzettend veel van elkaar geleerd.” Dat leren gaat iedere dag nog door. “We kijken in elkaars keuken, en die van AMC is gewoon anders dan die van ons. We gebruiken andere (medische) technologie, we zijn anders georganiseerd, we werken via andere methoden en we hebben een andere governance-structuur. We brengen die twee werelden stap voor stap steeds dichter bij elkaar en proberen daarvan ‘the best of both worlds’ van te creëren. Dat is een leerzaam traject.”
Meer samenwerking, betere kennisdeling. Het is een van haar stokpaardjes. “UMC’s hoeven niet onderscheidend te zijn in ICT. Laten we van elkaar leren. Niet alleen wij van AMC en andersom, maar ook landelijk. Wij hebben ons werkplekontwerp daarom gedeeld met de andere UMC’s, zodat ook zij nieuwe inzichten kunnen opdoen.”
Vernieuwing infrastructuur
Nu de livegang van Epic achter de rug is, is het hoog tijd zich te concentreren op de vernieuwing van onderdelen van de ict-infrastructuur in eigen huis. VUmc laat zich op dat terrein bijstaan door Telindus. Het is een veelomvattend project. Molenaars somt op: “De virtualisatieomgeving met bijbehorende storage en netwerkvoorzieningen moeten worden gemoderniseerd en we moeten de wifi -infrastructuur in het ziekenhuis vernieuwen.” Er is geen tijd te verliezen, want de vraag naar it-toepassingen is in versnelling gekomen sinds het EPD live is. “Het is natuurlijk mooi dat artsen steeds vaker op onze deur kloppen omdat ze mogelijkheden voor vernieuwing en verbetering zien, maar op dit moment kunnen we daar nog niet altijd snel op inspelen.”
Research cloud
Het doel is om eind van dit jaar de ict-infrastructuur volledig te hebben gemoderniseerd. Op dat moment is het fundament af, zegt Molenaars, en is het eindelijk tijd voor de volgende fase. Dat wil zeggen: nog dichter aansluiten bij de wensen en behoeften van gebruikers. Met in eerste instantie een focus op onderwijs en onderzoek, de zorg heeft immers de grootste sprong voorwaarts al gemaakt. “We leggen de onderwijs- en onderzoeksstrategie naast onze ict-strategie en kijken hoe we beter kunnen aansluiten.” Er zijn op dit gebied ook al de nodige stappen gezet. Zo is er met geld van SURFnet een Research Cloud gebouwd waar onderzoekers op een heel eenvoudige manier rekencapaciteit en storage kunnen afnemen. Hebben ze een capaciteitstekort, dan kunnen ze uitwijken naar SURFsara. Molenaars: “Er is door digitalisering nu zo’n versnelling van medisch onderzoek mogelijk. We staan nog maar aan het begin van deze ontwikkeling. Wij sorteren met onze infrastructuur nadrukkelijk voor en willen onderzoekers zo goed mogelijk faciliteren met onder meer storage en lichtpaden. Zij moeten zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan dit soort randzaken. Dat is hun werk niet, dat is ons werk.”
Twee sporen
In de volgende fase kan ICT eindelijk zijn rol als facilitator optimaal vervullen. Molenaars verduidelijkt: “Zaken als security, beschikbaarheid en performance van systemen zijn dan in de basis goed geregeld en zorgen niet meer voortdurend voor afleiding. We kunnen ons dan focussen op het leveren van toegevoegde waarde aan onderwijs, onderzoek en zorg.” Ze voert daarin een tweesporenbeleid. Enerzijds moet ICT ervoor zorgen dat alle processen goed en veilig verlopen, de operational excellence. Anderzijds moet ICT in staat zijn mee te gaan in vernieuwing en deze aan te jagen. Dat tweede spoor vraagt wat anders dan het eerste. “We gaan nu bewuster met die twee sporen om dan in het verleden. We kijken beter wat er in welke rol nodig is en kunnen ook beter bepalen hoeveel iets mag kosten. En we treden veel nadrukkelijker op als adviseur.” Kortom, ICT VUmc is eind 2016 klaar voor de toekomst. “We hebben dan een wendbare ict-omgeving die kan meebewegen met de strategische doelstellingen van ons huis. Als je ziet waar we vandaan komen, is dat echt een geweldige prestatie.”
