eHealth-toepassingen implementeren is één ding, de adaptatie in de organisatie is iets geheel anders. Dit zal de meeste zorgorganisaties bekend in de oren klinken. Zorginformaticus Irene Kos – onder meer als projectleider eHealth verbonden aan revalidatiekliniek Heliomare – onderzocht de redenen ervan.
Veel behandelingen en begeleiding door Heliomare beogen een gedragsverandering. Informatie verstrekken is een van de middelen waarbij eHealth een belangrijke rol speelt, wat Kos en haar collega’s betreft. Met het eHealthplatform van Minddistrict biedt Heliomare zogeheten ‘blended care’ aan voor verschillende patiëntengroepen; een combinatie van behandeling ter plekke en een deel in de eigen tijd en ruimte thuis. In de praktijk zagen ze een groot verschil in de mate waarin de modules door de verschillende zorgverleners worden ingezet.
Kos besloot om voor haar masteropleiding Advanced Health Informatics Practice in te zoomen op de bevorderende en belemmerende factoren bij de implementatie van blended care in de dagelijkse praktijk. “De belemmerende factor zit meestal niet bij de patiënt”, vertelt ze. “Patiënten zijn over het algemeen enthousiast, omdat ze het online deel op een zelfgekozen moment kunnen doen en de informatie overal en altijd terug kunnen lezen.” Zelf de regie kunnen nemen, heeft bovendien een positief effect; het hoeft niet altijd een behandelaar te zijn die zorgt voor verbetering. Patiënten kunnen met de juiste informatie en begeleiding (op afstand) zelf het nodige doen.
Vrijheid
Niet iedere patiëntengroep gebruikt de eHealthmodules even frequent of intensief. Het verschil tussen patiënten met chronische pijn – die de modules minder gebruiken – en patiënten met niet-aangeboren hersenletsel (NAH) liet zich niet direct verklaren. Toen Kos inzoomde op het proces van de patiëntengroepen bleek dat de behandeling van NAH-patiënten veel minder was geprotocolleerd dan de behandeling van patiënten met chronische pijn. De laatsten hadden een strak geprotocolleerd programma van twaalf weken met nauwelijks mogelijkheden tot afwijken. Bij de NAH-patiënten bepaalt de behandelaar zelf veel meer hoe de behandeling eruit ziet, wat meer vrijheid biedt om eHealth in te zetten. Daar komt bij dat de behandelaar moet kiezen of een uur van zichzelf inzet of een uur eHealthbegeleiding. Wanneer een strak maximum van één uur per week geldt, dan zal eerder voor face-to-facebegeleiding worden gekozen dan dat de behandelaar zichzelf laat vervangen door eHealth. Kos: “Ik hoor wel eens dat het niet de bedoeling is dat patiënten zichzelf gaan behandelen. Dat is een uitvergroting van wat hier gaande is. De behandelaren zien wel de voordelen van blended care, maar met slechts twaalf uur per patiënt, kiest men toch de vertrouwde weg.”
Onderschat niet wat nodig is
Enkele jaren geleden introduceerde Kos samen met Coen van Bennekom – revalidatiearts en bijzonder hoogleraar in de Revalidatie en arbeid – blended care bij Heliomare. Ze erkent dat ze toen heeft onderschat wat er nodig is om innovaties succesvol in de organisatie te doen landen. “We dachten toen: wat de zorg vernieuwt en verbetert, hoef je alleen maar te implementeren en de rest volgt vanzelf. Dat is niet zo, professionals zetten niet vanzelf eHealth in. We hebben toen alleen naar de technische kant gekeken. Maar je moet ook kijken naar de werkprocessen en dan vooraf onderzoeken of de innovatie daar wel bij past.” Haar meest opvallende bevinding in de afstudeerscriptie is dat vernieuwingen meestal niet aansluiten bij de traditionele taakopvatting. “Daar gaat het fundamenteel mis. Vernieuwing moet aansluiten bij de huidige manier van werken. Doet het dat niet, dan moet je een veranderkundig traject opzetten om de implementatie te begeleiden.”
Te vaak heeft Limper meegemaakt dat eHealth een taak is voor een aandachtfunctionaris in het team. “Daardoor ontstaat het idee dat iets is voor erbij. Iets waar de anderen in het team niet zo veel mee te maken hebben. Het is immers al de verantwoordelijkheid van een collega. Maar het gaat iedereen aan, omdat het de manier van werken fundamenteel gaat veranderen.”
Stel, geeft Limper als voorbeeld, dat enkele medewerkers enthousiast zijn over het openstellen van patiëntendossiers en een grote mate van transparantie. Voor sommige behandelaars is dat even slikken, want waar laat je dan bijvoorbeeld je werkaantekeningen die niet voor alle ogen zijn bedoeld? eHealth gaat kortom iedereen aan en iedereen moet mee in het proces.
What’s in it for me?
Een andere ‘lesson learned’ was dat vernieuwing moet aansluiten bij de visie en de doelen van de organisatie. Kos: “Neem bij iedere beslissing de raad van bestuur mee. Het bestuur moet de visie dragen. Zorg voor commitment van hoog tot laag in de organisatie en faciliteer het in gebruik nemen van innovaties. Maak dus niet alleen afspraken over het aantal in te zetten blended care-modules, maar zorg er ook voor dat de medewerker er de vruchten van plukt. Dat kunnen financiële prikkels zijn. Al wil je natuurlijk dat blended care vanuit de inhoud wordt aangeboden.” De mogelijkheid om meer patiënten te kunnen behandelen door blended care in te zetten, helpt de behandelaar wellicht over de streep.
Die aanbeveling is ook Limper uit het hart gegrepen. “Er moet een duidelijk antwoord op ‘what’s in it for me?’ in zitten voor de zorgverlener. We dachten te lang dat als de patiënt enthousiast zou zijn, het met het in gebruik nemen van eHealth vanzelf wel goed zou komen. Maar zolang je de zorgverlener niet mee hebt, wordt het een heel lastig verhaal.”
