Veel project- en service-organisaties kampen met een hoge werkdruk, projecten die te lang duren en ontevreden gebruikers of afnemers. Voor een groot deel worden de problemen veroorzaakt door onduidelijke doelen en verstoringen van de dagelijkse gang van zaken bij die afdelingen.
Better Results Group (BRG), een groep specialisten die is samengesteld uit een aantal zeer ervaren en deskundige verbeteraars die zich alleen maar bezighouden met het realiseren van een beter resultaat, garandeert kortere doorlooptijden en minder stress binnen de organisatie bij het opleveren van projecten of het leveren van diensten. Dit doet BRG onder meer door de wachttijd binnen processen te elimineren.
Gijs Andrea, een van de initiatiefnemers, legt uit dat veel activiteiten weliswaar in een paar uur kunnen worden gerealiseerd, maar dat de doorlooptijd toch enkele weken kan zijn. “Door die wachttijd weg te nemen kun je sneller opleveren, neemt de druk op de afdeling af, zijn gebruikers meer tevreden en heb je als team ruimte om in te spelen op onvoorziene omstandigheden.”
Better Results Group gebruikt voor het verbeterproces een eigen methode: de Theory of Constraints. De kern van die theorie bestaat eruit dat de snelheid en de kwaliteit waarmee je iets oplevert wordt bepaald door de zwakste schakel. Een ketting is immers zo sterk als die zwakste schakel.
En wat voor een ketting geldt is ook van toepassing op organisaties en processen. Als je geen rekening houdt met de zwakste schakel, zijn wachttijden onvermijdelijk. Het werk stagneert immers bij die zwakste schakel. Het is niet zinvol dat de andere schakels in hun eigen tempo blijven werken, ze moeten juist minder doen.
Andrea: “In de westerse werkcultuur zijn we echter niet gewend aan een lege agenda. Mensen vrezen dan al snel voor hun baan. Daarom plannen ze alles vol, nemen te veel werk aan dat vervolgens blijft liggen en leveren in aan focus en kwaliteit. Door de hoeveelheid onderhanden werk flink te reduceren ontstaat flexibiliteit en ruimte voor rust en kwaliteit bij het uitvoeren van projecten en het leveren van diensten.”
Andrea rekent ook af met een ander misverstand. “Veel bedrijven denken dat het inzetten van specialisten de oplossing is om knelpunten weg te nemen. Maar voor een snelle oplevering werkt dat vaak averechts: is die specialist even niet beschikbaar, dan ligt het complete project stil en ontstaat wachttijd. De visie van BRG is anders. Zorg dat je zoveel mogelijk werk in teamverband kunt doen; daarmee is de continuïteit meer gewaarborgd en kun je sneller opleveren.”
BRG start elke samenwerking met het maken van een Resultaatplan. Dit traject is bedoeld om te bepalen welke stappen nodig zijn om tot verbetering te komen. Om tot het plan te komen past BRG geweldloze communicatie toe: geen blaming en shaming, maar objectief waarnemen wat er mis gaat en welke stappen nodig zijn om dit te overkomen.
Om een verbeterplan te laten slagen, creëert BRG draagvlak bij de medewerkers van de opdrachtgever. Het Resultaatplan heeft daarbij aandacht voor zowel de proceskant als de menskant van de organisatie. BRG staat niet alleen borg voor de kwaliteit van het plan, maar ook voor de succesvolle implementatie ervan. Na implementatie profiteert de opdrachtgever van een meer effectieve inzet van resources en een hogere tevredenheid bij de medewerkers.
