De gemeente Houten heeft Motiv mSafe geselecteerd als platform voor het uiterst veilig uitwisselen van gevoelige documenten, zoals bouwtekeningen en in de toekomst eventueel vertrouwelijke raadsstukken. Het gebruik van consumententoepassingen zoals Dropbox en WeTransfer is daarmee verleden tijd bij de gemeente Houten.
Na een proef van een maand is de gemeente Houten direct overgegaan tot implementatie van Motiv mSafe. “We waren vanaf het eerste moment enthousiast”, vertelt Piet Woudt, Senior adviseur Informatiemanagement bij de gemeente Houten. “Motiv mSafe voldoet aan de eisen die gelden voor een Nederlandse overheid. De dienst draait binnen een hosted omgeving die zich bevindt in een datacenter in Nederland en optimaal beveiligd is. Daar komt bij dat mSafe eenvoudig is in gebruik en dat de implementatie snel te realiseren was.”
De afdeling die bij de gemeente Houten is belast met het afgeven van vergunningen – en veel tekeningen uitwisselt – heeft inmiddels ervaring opgedaan met Motiv mSafe. Woudt: “Voor het uitwisselen van tekeningen gebruikten we WeTransfer, maar dat vonden we structureel geen goede oplossing. Diensten zoals WeTransfer en Dropbox zijn voor ons niet geschikt, aangezien een overheid geen gegevens mag opslaan op servers in het buitenland en al helemaal niet buiten Europa.”
Motiv mSafe staat nu ook open voor andere gebruikers binnen de gemeente Houten, die behoefte hebben aan een platform voor het veilig uitwisselen van soms omvangrijke documenten. “Met Motiv mSafe zorgen we ervoor dat informatie eenvoudig toegankelijk is, zonder dat gevoelige gegevens op straat komen te liggen”, aldus Woudt.
“De gemeente Houten loopt voorop als het gaat om informatiebeveiliging en heeft een duidelijk beleid voor de omgang met vertrouwelijke informatie”, zegt Bastiaan Schoonhoven, marketingmanager bij Motiv. “Wij zijn dan ook bijzonder trots dat de gemeente Houten Motiv mSafe heeft gekozen als platform voor het uitwisselen van vertrouwelijke informatie. Zij levert daarmee het bewijs dat Motiv mSafe voldoet aan de strenge veiligheidseisen die overheidsinstanties stellen.”
Veiligheid als uitgangspunt
Motiv mSafe is speciaal ontwikkeld voor het uitwisselen van zakelijke documenten, zoals personeelsdossiers, medische dossiers of financiële informatie. Uitgangspunten zijn maximale veiligheid en betrouwbaarheid. Zo zijn sterke authenticatie, scanning op malware en versleuteling standaard. Door de dienst continu te bewaken, wordt oneigenlijk gebruik van het platform voorkomen. Ook is inzichtelijk wie welke documenten downloadt.
In de onlangs geïntroduceerde versie van mSafe zijn hier belangrijke eigenschappen aan toegevoegd. Zo is het nu standaard mogelijk om mSafe te koppelen aan Microsoft Active Directory, waardoor gebruikers sneller en eenvoudiger toegang krijgen tot mSafe-werkruimtes. Ook is het met ingang van de nieuwe versie mogelijk om permanente werkruimtes aan te maken. Eerder waren al de controlemogelijkheden verder uitgebreid. Zo krijgt de beheerder van een werkruimte nu te zien wie op welk moment een bepaald document heeft geüpload, gedownload of gewijzigd, en of er een virus is aangetroffen. Ook wordt het laatste moment van inloggen getoond.
Bastiaan Schoonhoven: “Motiv mSafe biedt de beheerder van een werkruimte de informatie die nodig is bij het aantonen van compliance of het overleggen van een auditlog. Daarmee zijn bedrijven niet alleen verzekerd van een uiterst veilige bestandsuitwisseling via internet, maar blijven ze ook volledig ‘in control’ over hun eigen gegevens. Die controle ontbreekt bij consumententoepassingen als Dropbox, Google Drive of WeTransfer.”
