Papieren facturen komen weliswaar steeds minder voor; elektronische facturen zijn daarentegen nog steeds niet populair. Gemiddeld komt 74% van de facturen binnen als PDF-bijlage van een e-mail. Slechts 15% van het Nederlandse bedrijfsleven kan facturen écht automatisch verwerken. Dat blijkt uit onderzoek in opdracht van ICreative naar de mate van automatisering in het purchase-to-pay proces.
In de afgelopen maanden liet ICreative de uitdagingen en ontwikkelingen in de digitale transformatie van factuurverwerking in kaart brengen. In totaal werden 39 Nederlandse organisaties ondervraagd, waarvan 23 organisaties met meer dan 500 FTE. De verschillen tussen de organisaties blijken op allerlei fronten groot.
De respondenten hadden allemaal een (gedeelde) verantwoordelijkheid voor het purchase-to-pay proces. De meest voorkomende functies waren financieel manager, CFO, financieel directeur, business controller of finance controller. Bij 85% bestond de finance afdeling uit 6 of meer FTE. Bij 11% bestond de totale finance afdeling zelfs uit meer dan 100 FTE.
Digitalisering van factuurverwerking
Bij een enkel bedrijf komt nog zo’n 40 procent van de facturen binnen per post, maar gemiddeld genomen komt de papieren factuur bijna niet meer voor. Bijna 70% van de respondenten geeft aan dat minder dan 10% van de facturen binnenkomt als papieren factuur. Elektronische facturen (xml, ubl, et cetera) zijn nog niet populair. Bijna 30% van de respondenten geeft aan dat elektronische facturen minder dan 5% van het totaal aantal facturen betreft.
Het Accounts Payable-proces is bij de meeste organisaties nog verre van geautomatiseerd. Minder dan 15% van de respondenten geeft aan dat facturen automatisch verwerkt kunnen worden. Er komen dus nog regelmatig handmatige werkzaamheden bij kijken. 70% van de respondenten geeft aan dat een handmatige afhandeling voor de meeste de facturen nog noodzakelijk is.
Het werken met inkooporders blijkt nog geen gemeengoed. Er staat regelmatig een inkooporder in het systeem, maar de verschillen tussen de respondenten zijn ook hier enorm. Bij de ene organisatie is er bijna altijd een inkooporder aanwezig, terwijl bij een andere organisatie dit slechts in de helft van de gevallen zo is.
Tijdig betalen niet vanzelfsprekend
Veel partijen achten zichzelf in staat om ontvangen facturen min of meer tijdig te betalen. Een enkele respondent geeft zelfs aan dat alle facturen altijd op tijd betaald worden. Tegelijkertijd is het opvallend dat maar liefst 62% aangeeft facturen niet altijd op tijd te betalen. Op de vraag waarom niet alle facturen op tijd betaald worden, geeft bijna 70% aan dat fiatteren te lang duurt. De overige respondenten geven als reden dat er nog veel handmatig werk is, facturen kwijtraken, aan verkeerde personen worden gekoppeld, of dat een cash policy zorgt voor te late betaling.
Aan het inzicht in de openstaande facturen ligt het in elk geval niet. Bijna 90% van de respondenten geeft aan daar goed inzicht in te hebben. En 78% van de respondenten geeft aan dat de data in de systemen ook correct is.
Andere projecten krijgen veelal voorrang
Hoewel 36% van de respondenten aangeeft aan dat de huidige softwareoplossing voldoende mogelijkheden biedt, is bijna 80% van de respondenten van plan om de komende twee jaar te investeren in het purchase-to-pay proces. De belangrijkste reden om te investeren is efficiency (met minder mensen hetzelfde of meer werk verrichten). Dat wordt door alle respondenten genoemd. Naast efficiency is het onder controle krijgen van de indirect spend de belangrijkste automatiseringsdoelstelling. De wil en noodzaak om te investeren is er dus zeker. Een grote uitdaging is echter het feit dat andere projecten veelal voorrang krijgen.
