Een bekend spreekwoord luidt: schoenmaker houdt je bij je leest. Het lijkt dan ook logisch dat de IT-manager zich met IT bezighoudt en dat hij de financiën van zijn afdeling overlaat aan de afdeling financiën.
En ook al lijkt dat logisch, toch is dat helemaal geen goed idee! Bart Groothuis en Steven Bonnee van M&I/Partners leggen uit waarom niet.
Steeds meer geld naar ICT
Uit de ICT kostenbenchmarks die M&I/Partners met enige regelmaat houdt zien we dat er steeds meer geld gaat naar ICT. Een VVT organisatie geeft al snel 2 miljoen euro uit aan ICT, voor een GGZ-instelling met een beetje omvang is dat al gauw 8 á 9 miljoen euro en voor een ziekenhuis al snel rond de 20 miljoen euro.
Voor al deze sectoren geldt dat er gemiddeld voor ongeveer 5% van de omzet aan ICT wordt besteed. Bij zulke grote bedragen is het uiteraard van groot belang dat hier goed en transparant op gestuurd wordt.
NZI rekening schema
Vrijwel alle zorginstellingen gebruiken het NZI-rekeningschema als basis voor de opzet van hun grootboekrekeningen. Het NZI heeft als hoofdonderscheid een onderscheid in Personele kosten enerzijds en Materiele kosten anderzijds.
Personele kosten worden veelal bij de boeking gesplitst naar kostenplaats en functietypering. Dat geeft daarmee ook voor de IT-manager een goed inzicht in de personele kosten. Bovendien valt er op de personele kosten door de IT-manager ook niet al te veel te sturen, omdat de bemensing min of meer vast is. Tenzij men van plan is om grote veranderingen (bijvoorbeeld outsourcing) door te voeren.
Voor de Materiele kosten heeft het NZI rekeningschema het rekeningnummer 451500 gereserveerd voor ‘Kosten van Automatisering’. Veel instellingen hebben begrepen dat één grootboekrekening een beetje weinig is om de kosten van ICT te kunnen volgen en hebben ‘onder’ 451500 één of meerdere subrekeningen aangemaakt. Bijvoorbeeld een subrekening voor ‘Licentiekosten’ en een subrekening voor ‘Onderhoud hardware’. Prima, maar bij lange na niet voldoende om het inzicht te verkrijgen wat je als manager nodig hebt.
Meer inzicht nodig
Een IT-manager die zijn kosten wil kunnen volgen heeft behoefte aan de volgende onderverdeling:
1. Personele kosten (zoals hierboven genoemd lukt dit meestal aardig)
2. Softwarekosten (licentiekosten, onderhoudskosten)
3. Werkplek (o.a. laptops, vaste pc’s, thin clients, beeldschermen en randapparaten zoals printers)
4. Servers & Storage (hardware, maar ook diensten zoals huur datacenterruimte)
5. Netwerk & Data (hardware zoals switches en access points, en abonnementskosten voor data)
6. Telefonie (mobiele en vaste telefoons, centrale, gespreks-/abonnementskosten)
Spoiler alert: met die eerste twee categorieën zit je vaak al behoorlijk door je budget heen!
Wie snapt het nou echt?
Met bovenstaande extra grootboekrekeningen ben je er echter nog niet. Veel leveranciers zetten diverse kostenposten op één (jaar)factuur. Zo kan een factuur van een ZIS/EPD leverancier die naast het ZIS/EPD ook nog andere applicaties levert de volgende onderdelen bevatten:
licentiekosten ZIS/EPD;
licentiekosten datawarehouse;
licentiekosten DBMS;
licentiekosten portaal;
licentiekosten koppelingen;
licentiekosten middleware;
serveronderhoud en beheer;
functioneel beheer op afroep (uitgaande van gemiddeld 1 dag/week).
En niet alleen met jaarfacturen wordt het ingewikkeld. Ook tussentijdse facturen van leveranciers die projecten uitvoeren zijn voor een buitenstaander (lees: de boekhouder) moeilijk te duiden. En in alle drukte op de boekhouding kan de boekhouder dan wel eens denken: “Och, laat ik het maar op rekening 4515100 boeken. Daar staat toch al zo veel op.”
Als je dus als IT-manager het boeken van de facturen overlaat aan de boekhouding gaat het ongetwijfeld mis. Want wie snapt die factuur nou het beste? Jij en niet je boekhouder! Samenvattend:
1 Zorg dat de boekhouding in het rekeningschema voldoende sub-rekeningen heeft opgenomen om je kosten goed te kunnen volgen.
2 Boek (codeer) zelf je binnenkomende facturen en laat ze dan pas inboeken door de boekhouding.
3 Wil je echt compleet zijn? Zorg dan dat je alle afschrijvingen op ICT spullen/projecten in het vizier hebt als je uitrekent wat “ICT” kost!
