Matrix42, specialist in digital workspace management, voerde op 13 maart van dit jaar een bedrijfscontinuïteitsplan (‘corona stress test’) uit, waarbij alle, meer dan 400 medewerkers op afstand werkten op verschillende bedrijfslocaties. Uit de test kwam naar voren dat Matrix42 99,9 procent bedrijfscontinuïteit kan garanderen – zelfs als alle medewerkers op afstand werken.
Alle medewerkers werken sinds 16 maart op een productieve en veilige manier vanuit huis. Als er een ernstige storing optreedt, kan deze binnen maximaal 30 minuten worden verholpen. De IT-afdeling zorgt ervoor dat de dagelijkse gang van zaken niet wordt verstoord – of de medewerkers nu werken met een bedrijfsapparaat of een privé-apparaat.
Oliver Bendig, CEO van Matrix42: “De crisis rond COVID-19 is een stresstest voor digitalisering over de hele wereld. Deze crisis heeft onze kijk op digitale werken veranderd: werk is geen plek meer, maar iets dat je doet. Investeren in de digitale werkplek is belangrijker dan ooit, omdat medewerkers flexibel en veilig thuis moeten kunnen werken. Zo kan elke organisatie een rol spelen bij het indammen van de verspreiding van COVID-19.”
Iets dat op het eerste gezicht zo eenvoudig lijkt, kan in de praktijk leiden tot problemen. Welk bedrijf – met uitzondering van start-ups – is immers al 100 procent voorbereid op werken op afstand? Sommige zaken moeten worden gecontroleerd: is de infrastructuur voldoende beveiligd tegen cyberaanvallen? Hebben alle medewerkers mobiele apparaten waarop ze hun werk kunnen doen? En kunnen deze apparaten vanaf elke locatie worden beheerd? Oliver Bendig: “Het meest kritische onderdeel van IT tijdens deze pandemie is de digitale werkplek. Het is de taak van de IT-afdeling om de juiste balans te vinden tussen productiviteit en beveiliging voor iedereen.”
Matrix42 heeft een duidelijk zespuntenplan opgesteld dat ingaat op het effectief kunnen werken tijdens een pandemie.
1. Creëer transparantie binnen de infrastructuur
Dit gaat voornamelijk over vragen als: Hebben wij als organisatie voldoende apparaten waarop (alle) medewerkers vanuit huis kunnen werken? En hoe maken medewerkers verbinding met het netwerk? Bandbreedte, beschikbaarheid van telefoons, voldoende servercapaciteit en geschikte hardware zijn cruciaal voor de productiviteit van een organisatie.
2. Organisatorische voorbereiding
Zorg dat samenwerkingstools zoals Yammer en Teams beschikbaar zijn. Zo kunnen collega’s elkaar helpen als ze tegen problemen aanlopen, waardoor ze support medewerkers niet lastig hoeven te vallen. Een ander belangrijk punt is het migreren van het telefoonsysteem – in het beste geval naar de cloud. Hierdoor kunnen telefoontjes worden doorgezet naar werkstations thuis.
3. Onderzoek bedrijfskritische applicaties
Analyseer welke bedrijfsapplicaties ter beschikking moeten worden gesteld zodat alle medewerkers productief kunnen blijven werken. Heeft de accountant bijvoorbeeld ook thuis toegang tot SAP?
4. Veiligheid
De kans op aanvallen wordt groter zodra medewerkers op afstand gaan werken, onder andere doordat sommige werknemers waarschijnlijk (moeten) werken op hun privé-apparaten. In een ideale situatie zijn virtuele desktops zo ingericht dat alle apparaten relatief eenvoudig en automatisch kunnen worden beveiligd.
5. Problemen oplossen
Enterprise service management-oplossingen zijn nuttig wanneer werknemers die vanuit huis werken toegang moeten hebben tot een efficiënte Servicedesk. Een vraag waar over nagedacht moet zijn is: wat doet een organisatie wanneer er zich een incident voordoet omdat werknemers op privé-apparaten werken? Een pragmatische aanpak waarbij productiviteit van medewerkers centraal staat, is van belang.
6. Toezicht houden
We raden aan om de problemen en de productiviteit van thuiswerkende medewerkers continu te volgen en rapporteren. Op basis hiervan kunnen vooraf besproken maatregelen worden genomen.
