Een onderzoek onder meer dan 5.000 kantoormedewerkers wereldwijd toont aan dat verouderde bedrijfsprocessen en achterhaalde werkwijzen de productiviteit, efficiëntie en medewerkerstevredenheid negatief beïnvloeden. Deze bevindingen zijn uitgebreid beschreven in Paper Jam: Why Documents are Dragging Us Down, een nieuw rapport van Adobe (Nasdaq:ADBE). Dit rapport biedt nieuwe inzichten in hoe medewerkers in het bedrijfsleven aankijken tegen bepaalde werkwijzen.
Uit het onderzoek blijkt dat medewerkers genoeg hebben van verouderde bedrijfsprocessen. Een grote meerderheid (83%) van de medewerkers vindt dat hun succes en productiviteit wordt afgeremd door achterhaalde manieren van werken met documenten. 61% gaf zelfs aan bereid te zijn van baan te veranderen als het minder document-gedreven en administratief werk zou betekenen. Tevens vindt een kwart van de respondenten dat eentonige taken en omslachtige, inefficiënte processen heb ervan weerhouden zich verder te ontwikkelen in hun carrière.
Document-gedreven taken staan het echte werk in de weg
Het onderzoek laat zien dat document-gerelateerde taken niet alleen een grote bron van frustratie zijn, maar ook echt belemmeren bij het af krijgen van werk. 55% van de kantoormedewerkers vindt dat ze door eentonige en inefficiënte processen ervan worden weerhouden om belangrijke taken uit te voeren. Bijna de helft (49%) van de respondenten vindt zelfs dat deze inefficiënties hen ervan weerhouden om hun beste werk te leveren. 43% vindt dat het aantal bijlagen dat ze per e-mail ontvangen hun werk compliceert. De grootste hekelpunten hierbij zijn het niet terug kunnen vinden van documenten (82%) en niet weten welke versie van een bepaald bestand de laatste is (78%). 43% van de ondervraagde medewerkers is weleens een digitaal bestand of document verloren. In 70% van de gevallen werd dit veroorzaakt door het vastlopen van de computer of harde schijf.
Digitale documenten-kloof
Mensen willen op eenvoudige wijze toegang hebben tot hun documenten, net als bij andere populaire vormen van digitale content. Desondanks zijn andere vormen van content en media veel verder met digitalisering dan documenten.
“Andere vormen van content, zoals muziek en foto’s, zijn op succesvolle wijze overgegaan naar digitaal. Waarom zijn documenten dat niet?”, zegt Kevin Lynch, senior vice president en general manager, Document Services bij Adobe. “De verdere opkomst van mobiel zal deze document-kloof verder vergroten. Het wordt daarom hoog tijd dat het bedrijfsleven zich ervan bewust wordt dat dit ten koste gaat van de productiviteit en dat ze hier iets aan moeten doen.”
Respondenten geven aan dat het belangrijkste op dit moment is dat ze overal toegang hebben tot informatie, of dit nu voor hun werk is (65%) of voor privé-gebruik (60%). Desondanks gaf slechts 6% van de respondenten aan dat hun documenten in de cloud zijn opgeslagen. 65% geeft aan dat hun foto’s digitaal beschikbaar zijn en de meerderheid (57%) geeft aan dat ze hun muziek digitaal hebben, maar slechts 41% van de ondervraagden heeft documenten digitaal beschikbaar.
Het privégebruik van allerlei vormen van digitale content is veelal geaccepteerd, maar op het werk houden mensen vast aan traditionele papieren documenten. Vier op de vijf respondenten vindt dat het overstappen naar papierloze werkprocessen tijd zou besparen en sneller en eenvoudiger zou werken. Toch zegt 73% van de respondenten dat ze op het werk afhankelijk zijn van papieren documenten. 52% geeft zelfs aan emotioneel gehecht te zijn aan papieren documenten. Respondenten voelen zich niet op hun gemak bij het idee dat al hun belangrijke, persoonlijke (55%) en werk-gerelateerde (40%) documenten alleen digitaal beschikbaar zijn. De helft (50%) van de respondenten geeft aan dat ze denken dat ze over vijf jaar nog steeds afhankelijk zijn van papier om hun werk te kunnen doen.
