Vivare stroomlijnt processen en moderniseert IT-omgeving met Fit4Woco

Vivare moderniseert de IT-omgeving met Fit4Woco, een door SAP-partner Ctac ontwikkeld cloudplatform voor woningcorporaties op basis van diverse SAP-oplossingen, waaronder SAP S/4HANA. De woningcorporatie profiteert daardoor van efficiëntere processen en een toekomstbestendige IT-infrastructuur.

Vivare is een woningcorporatie actief in de regio Arnhem. De organisatie heeft zo’n 25.000 huurobjecten in het portfolio en biedt daarmee ongeveer 55.000 mensen een thuis. Voor Vivare is het belangrijk dat het zich volledig kan richten op de corebusiness, waarbij IT een ondersteunende en faciliterende rol heeft voor met name allerlei standaardprocessen rondom verhuur, onderhoud (zowel klantgestuurd als planmatig) en nieuwbouw.

Maatwerk
De bestaande IT-omgeving liep enkele jaren geleden echter op zijn laatste benen. “Vanuit de standaardisatiegedachte maakten we al gebruik van SAP. We hadden echter heel veel maatwerk. Bovendien verliep de support op de oudere SAP-oplossingen langzaam. Dat maakte het lastig om veranderingen door te voeren en ontwikkelingen te blijven volgen”, schetst Wolter Bosch, Manager Informatisering en Automatisering bij Vivare. “Eenvoudige beveiligingsupdates gingen vaak al stroef. De IT-omgeving was niet wendbaar genoeg voor de toekomst.”

In 2016 ging Vivare samen met SAP-partner Ctac rondom de tekentafel voor een IT-vernieuwingsprogramma. “Het eerste project was een klassieke migratie naar SAP HANA, waarna andere standaardcomponenten zouden volgen. Al snel werd echter duidelijk dat dit een te zwaar programma zou worden voor Vivare, en dat het bovendien tot dezelfde maatwerkproblematiek zou leiden.”

Fit4Woco
Ctac besloot eind 2016 het over een andere boeg te gooien en een volledig geïntegreerd SaaS-cloudplatform te bouwen dat alle kernprocessen ondersteunt. Niet alleen voor Vivare, maar voor de gehele woningcorporatiesector.

Dat werd Fit4Woco, een totaalplatform op basis van SAP S/4HANA, aangevuld met allerlei (deels optionele) oplossingen en uitbreidingen als SAP Analytics, SAP Service Cloud, SAP Cloud Platform Integration (CPI), SAP Fiori en SAP Marketing Cloud.

Vivare nam als launching partner het cloudplatform als eerste woningcorporatie in gebruik, waarbij Ctac de oplossing hier en daar afstemde op de behoeften van Vivare. “Wel zo min mogelijk. Tijdens het gezamenlijke traject was het uitgangspunt dat waar mogelijk Vivare zich aanpast aan de standaardprocessen van de SAP-oplossingen, in plaats van andersom”, vertelt John Jaspers, Business Development Manager bij Ctac. “Natuurlijk speelt changemanagement dan een grote rol, want sommige bestaande processen moeten nu eenmaal op de schop. Maar uiteindelijk is dat wel de manier om een zo groot mogelijke flexibiliteit te creëren met zo min mogelijk maatwerk.”

Na een ontwikkel- en implementatietraject van een jaar nam Vivare de oplossing begin 2019 in gebruik. Met succes. Bosch: “Vivare kan zich nu volledig richten op de corebusiness. We hebben zelfs helemaal geen mensen met een IT-functie of -verantwoordelijkheden meer in huis. Fit4Woco komt simpelweg ‘uit de kraan’. Daarbij zijn we dankzij de nieuwste versies van de oplossingen klaar voor toekomstige updates en nieuwe ontwikkelingen.”

Efficiëntere processen
Veel processen profiteren van het moderne SAP-platform. “Bijvoorbeeld project- en portfoliomanagement van de vastgoedafdeling gebeurde voorheen in aparte applicaties. De gegevens moesten periodiek overgezet worden naar SAP, en eens in de zoveel weken zag onze financeafdeling dan hoe de zaken ervoor stonden. Dat was handmatig, ingewikkeld werk. Nu wordt het projectbeheer inclusief calculaties in SAP gedaan, en vloeit iedere mutatie rechtstreeks naar het grootboek. Finance heeft daardoor bijna realtime inzicht in de stand van zaken”, vertelt Bosch.

Daarnaast is volgens Bosch het hele ticketsysteem voor serviceaanvragen sterk verbeterd. “Onze servicemonteurs kunnen op de smartphone de details van een afspraak inzien en direct de status bijwerken. Dat scheelt administratie achteraf. Voorheen verliep dat via papieren formulieren, die achteraf handmatig in het klantcontactsysteem gezet werden.”

Ook alle processen rondom de jaarlijkse huurverhoging verlopen nu veel soepeler. Van tevoren moest de woningcorporatie voor alle klanten in allerlei scenario’s de huurverhoging berekenen. Bosch: “Een enorme klus. Nu rekent het systeem aan de hand van allerlei variabelen zoals het inkomen en de maximale streefhuur de huurverhoging zelf. Dat scheelt veel werk. Bovendien zijn alle achterliggende specificaties direct transparant voor de huurder.”

Toekomstplannen
“In de toekomst willen we binnen Fit4Woco ook het onderdeel SAP Marketing Cloud in gebruik nemen. Daarmee kunnen we bijvoorbeeld onze huidige oplossingen voor het uitsturen van mailings vervangen. We hebben bovendien plannen voor meer klantinteractie op de website. Met SAP Marketing Cloud leggen we daarvoor een solide basis.”

 

Gerelateerde berichten...

X