6 redenen om de bedrijfsadministratie te digitaliseren

Een schoenendoos vol kassabonnen, Excelsheets vol gegevens en mappen vol facturen. Eens in de zoveel tijd wordt deze papierwinkel vervolgens overhandigd aan de accountant voor de btw-aangifte. Dit zal menig ondernemer bekend in de oren klinken.

Deze manier is echter omslachtig, tijdrovend en foutgevoelig. Niet vreemd dus, dat steeds meer bedrijven ervoor kiezen om hun administratie te digitaliseren. In dit blog vertellen we jou meer over de voordelen van een digitale bedrijfsadministratie.

De voordelen van een digitale administratie

De administratie digitaliseren brengt een hoop voordelen met zich mee. De belangrijkste voordelen van digitalisatie van de bedrijfsadministratie zijn:

● Ruimtebesparing;
● Tijdbesparing;
● Meer inzicht;
● Beter voor het milieu;
● Minder fraude;
● Minder fouten.

Ruimtebesparing

Bonnen en facturen hoeven niet meer fysiek bewaard te worden. Volle archiefkasten met bergen mappen zijn dan ook verleden tijd. De administratie is namelijk beschikbaar in Dropbox, Google Drive of nog handiger; in de cloud! Hierdoor bespaar je een hele hoop ruimte op kantoor.

Tijdbesparing

Moeite steken in onnodig knip- en plakwerk is niet meer van deze tijd. Bovendien moest men vroeger zeeën aan tijd besteden aan het overzetten van gegevens van programma naar programma. Niet wanneer je de administratie digitaliseert!

Bovendien plukt de accountant ook de vruchten van de digitalisatie, aangezien deze minder tijd kwijt is aan het doorspitten van de administratie.

Meer inzicht

Omdat de administratie beschikbaar is in de cloud, Google Drive of Dropbox, kun je deze altijd en overal inzien. Dit is handig wanneer je even snel iets wilt opzoeken, maar niet op kantoor aanwezig bent.

Beter voor het milieu

Overstappen naar een digitale bedrijfsadministratie zorgt op de langere termijn voor een hoop papierbesparing. Deze besparing is niet alleen goed voor het milieu, deze voel je op de langere termijn ook in de portemonnee.

Minder fraude

Wanneer het bedrijf kiest voor professionele digitalisatiesoftware, is de kans groot dat deze in staat is om fraude te detecteren. Dubbele, onjuiste facturen worden er door deze software zo uitgepikt.

Minder fouten

Helaas kunnen alle handelingen die menselijke acties betreffen fouten bevatten. Hetzelfde geldt dus voor de administratie. Gegevens kunnen hier verkeerd zijn vastgelegd, of ontbreken.

Kies daarom voor software met scan en herken technologie. Deze technologie scant de administratie, waarna deze binnen enkele seconden wordt omgezet naar gestructureerde data. Overtypen en fouten door manuele handelingen zijn dan ook verleden tijd.

Kortom, het digitaliseren van de bedrijfsadministratie heeft verschillende voordelen voor zowel jou als de accountant. Maak nu de overstap en ervaar het gemak.

Lees ook:

Gerelateerde berichten...

X