Digitale transformatie, waar begin je?

Start met de digitalisering van je bedrijfsprocessen

De digitale transformatie staat momenteel hoog op de agenda bij veel bedrijven. Het is duidelijk dat ze er ‘iets’ mee moeten. Maar alleen hoop op de meerwaarde van digitale technologieën is geen goede basis voor investeringen. Hoe vertaal je de kansen van digitalisering naar concrete voordelen voor jouw organisatie? Een belangrijke eerste stap is het digitaliseren van informatiestromen. Daar is direct winst te behalen. Dit geeft je grip op de kosten en leidt tot meer efficiency, veiligheid en hogere productiviteit.

Informatie is het belangrijkste bedrijfsmiddel. Of het nu gaat om klantgegevens, een offerte, facturen, e-mails of productbeschrijvingen, al deze data moet centraal, veilig en betrouwbaar beschikbaar zijn. Als dat niet het geval is, is dat niet alleen onpraktisch. Er kleven diverse nadelen aan als bedrijfsinformatie op verschillende systemen en schijven is opgeslagen. Want hoe weten medewerkers dan of de juiste offerte naar een klant gegaan is of informatie niet dubbel wordt opgeslagen? Als bedrijfsgegevens ergens in een persoonlijke map of mailbox op een laptop staan, is er altijd het risico dat deze zoek raken of niet goed beveiligd zijn. Dat kan je bedrijf veel geld kosten en is bovendien frustrerend voor medewerkers of zelfs voor klanten.

 

Creëer je eigen digitale backoffice

Als je alle nadelen opsomt, lijkt informatiebeheer een pittige uitdaging. Toch ligt de oplossing redelijk voor de hand: digitalisering van de backoffice. Hoewel ieder bedrijf een eigen karakter en werkwijze heeft, zijn er altijd standaardprocessen, zoals inkoop, facturatie of contractbeheer. Deze processen zijn zeer goed onder te brengen in een digitale omgeving met automatische workflows. Zodat medewerkers zich kunnen concentreren op taken waar hun meerwaarde goed tot zijn recht komt.

 

Eén versie van de waarheid

Het inrichten van centrale, geautomatiseerde opslag en toegankelijkheid van documenten en data via een slim document management systeem (DMS), zoals DigiOffice, levert bedrijven al snel veel winst op. Een DMS zorgt voor centrale opslag van data uit verschillende applicaties. Ongeacht of data op een fileserver of in de cloud staan, met DigiOffice zijn gegevens altijd en overal beschikbaar. Zo is er altijd één actuele versie van de waarheid.

 

Goede service en tevreden klanten

Een digitale backoffice biedt je bedrijf veel meer dan centrale beschikbaarheid van bedrijfsgegevens. Slimme automatisering van informatiestromen ondersteunt je medewerkers maximaal in hun werk. Cruciale bedrijfsprocessen, zoals offertetrajecten, contractbeheer en goedkeuringsprocessen zijn vergaand geautomatiseerd en gedigitaliseerd – tot en met het zetten van een digitale handtekening. Dit zorgt niet alleen voor meer efficiency en werkplezier, maar belangrijker: medewerkers kunnen klanten snel en doelgericht ondersteunen. Alle communicatie en documentstromen verlopen soepel en zonder gedoe. Zo leg je de perfecte basis voor een goede dienstverlening en hoge klanttevredenheid.

 

Talent aantrekken en behouden

De voordelen van een DMS gaan echter verder. Eén van de belangrijkste winstpunten is dat iedereen hierdoor altijd kan doen waar hij of zij goed in is. Medewerkers hebben zo meer tijd voor hun échte werk. Zeker in een krappe arbeidsmarkt waarin het lastig is om de juiste talenten aan te trekken en te behouden, is het cruciaal medewerkers optimaal te ondersteunen. Op die manier bied je als bedrijf een goed geoliede organisatie waar mensen productief zijn en meer plezier in hun werk hebben.

 

Klaar voor de volgende stap

Digitalisering van documentstromen is op het oog een eenvoudige en logische start van de digitale transformatie. De steunpilaar voor alle informatiestromen binnen je organisatie is dan namelijk goed ingericht en geautomatiseerd. Met document management systeem DigiOffice creëer je eenvoudig de ruimte en rust om de volgende stappen in de digitale transformatie te zetten. Ontdek in de whitepaper ‘DMS: steunpilaar in bedrijfsprocessen’ hoe je dat ook voor jouw organisatie regelt.

 

 

Gerelateerde berichten...