Ondernemers binnen het MKB lopen onbewust grote risico’s wanneer zij vasthouden aan eigen automatisering. Het zelf regelen van de kantoorautomatisering lijkt vanuit de historie logisch. Het actueel houden van beveiliging van de software en het beschermen van essentiële bedrijfsgegevens vraagt echter veel tijd, energie en daarmee geld. Met een hedendaagse MKB online werkplek is dat verleden tijd en daarmee verlagen ondernemers het risico op beschadiging of verlies van hun voor de onderneming belangrijke informatie.
Eigen servers en software kosten MKB ondernemers en hun ICT medewerkers veel geld zonder dat zij zich dit zelf realiseren. Dat is logisch, want als het bedrijf al langere tijd bestaat is de situatie zoals deze altijd is geweest; één keer per drie of vier jaar investeren, eigen of ingehuurde ondersteuning en zorgen om het up-to-date houden. De kosten van apparatuur, software en uren kunnen daarbij flink in de papieren lopen en altijd is er de zorg voor het up-to-date houden van de systemen.
Ondersteuning en beveiliging
Veel MKB ondernemers hebben ofwel eigen ICT medewerkers (al dan niet als ‘bijtaak’) of huren externe professionals in. Daarbij komt dat er periodiek onderhoud aan de systemen moet plaatsvinden om de beveiliging actueel te houden en zo bedrijfsrisico’s te verlagen.
Budgetteren in plaats van investeren
Leveranciers van bedrijfssoftware, zoals boekhoudpakketten of productiesoftware, brengen nogal eens nieuwe versies of updates uit. Dit betekent vaak dat er in de automatisering van bedrijven aanpassingen moeten komen die eerder in de tijd komen dan de afschrijving van de systemen toestaat. Daarnaast is periodiek investeren in nieuwe servers en software geen kleinigheid. Tienduizenden euro’s zijn snel uitgegeven aan een nieuw automatiseringssysteem en drie jaar later bent u weer aan de beurt.
In plaats van periodiek veel geld uit te geven, en vergeet niet de tussenliggende kosten voor updates, onderhoud en stroom, kunnen ondernemers kiezen voor abonnementen. Niet investeren maat budgetteren. Het voordeel van een MKB werkplek uit de cloud is dat ondernemers uitsluitend betalen voor wat zij gebruiken, per medewerker en per maand. Door te kiezen voor een online werkplek voor het MKB houden bedrijven dus investeringsruimte die zij kunnen gebruiken voor nieuwe machines, productie- of kantoorruimte of innovatie om concurrentievoordeel te halen.
