Jobhoppen levert privacyrisico’s op. HR-afdelingen gaan vaak slordig om met de privacy van sollicitanten. Zeker 50% werkt met processen en systemen die de huidige eisen helemaal niet aankunnen. Een derde (31%) bewaart de HR-dossiers van (mogelijke) medewerkers langer dan wettelijk is toegestaan. Een kwart (25%) weet niet wat de toepasselijke wet- en regelgeving is.
Dat blijkt uit onderzoek van gegevensbeheerder Iron Mountain, De meeste HR-afdelingen kunnen de overvloed aan sollicitaties en wisselende personeelsdossiers niet aan. Dat is een groot bedrijfsrisico, want deze dossiers bevatten Persoonlijk Herleidbare Informatie (PHI). En met PHI wordt makkelijk inbreuk gemaakt op het recht om vergeten te worden, als het beheer ervan niet volledig op orde is.
Jobhoppen
Daarbij komt dat afgestudeerden steeds vaker van baan wisselen. Op 32-jarige leeftijd heeft de gemiddelde millennial al vier banen gehad. Daar is een veelvoud aan sollicitaties aan vooraf gegaan. HR moet al die persoonlijke dossiers aanmaken, opslaan, beveiligen, beheren en tijdig veilig vernietigen.
De onderzoekers stellen ook de gebruikelijke reflex aan de kaak dat eerst naar de IT gekeken wordt. ”De IT moet alles oplossen,” zegt Jeroen Strik, directeur van Iron Mountain België en Nederland. ”Maar uit ons onderzoek blijkt dat 65% gewoon alle HRM via e-mail en papier doen. Dat geldt vooral voor MKB-bedrijven. Er worden helemaal geen IT-oplossingen gebruikt die de complexe werkelijkheid kunnen bedwingen.”
Breed onderzoek
De resultaten van het onderzoek gelden niet alleen voor de Nederlandse situatie. Het onderzoek is in april en mei 2016 uitgevoerd in België, Nederland, Duitsland, Frankrijk, Spanje, het Verenigd Koninkrijk, Canada en de VS.
In totaal deden 4.600 medewerkers aan het onderzoek mee, met tussen de 250 en 3.000 mensen in dienst (VS: tot 5.000 mensen). Respondenten zijn werkzaam in de productie-industrie, techniek, bank- en verzekeringswezen, advocatuur, farmacie en energiesector, met functies bij als personeelszaken, juridische zaken, IT, directie, inkoop, verkoop, marketing, interne dienst en secretariaat – maar altijd verantwoordelijk voor informatiebeheer.
