Robotisering en akten burgerlijke stand

Robotisering en akten burgerlijke stand

In 25 dagen 20.000 akten registreren, het kan! Met de succesvolle inzet van Robotgestuurde Procesautomatisering, een soort robot die repeterende handelingen zelf uitvoert. De tijdwinst was vanzelfsprekend groot, maar ook de inzichten voor mogelijke nieuwe projecten zijn zeer waardevol. Jan-Jaap Fleurke van team DIV deelt zijn ervaringen.

Onderdeel van het programma Digitale Transformatie bij gemeente Dronten is het inzetten van Robotic Process Automation. In het Nederlands spreken we over Robotgestuurde Procesautomatisering (RPA). Je denkt nu vast: robot? Laat je niet misleiden door dit woord. RPA betekent niet werkelijk het gebruik van een robot. RPA kan ingezet worden bij het automatiseren van repeterende handelingen. Dit wordt gedaan door software die de handelingen uitvoert, dus niet door een werkelijke robot.

In de organisatie is o.a. team DIV – onderdeel van team IMF – gevraagd of er iets te robotiseren is. Zijn er repeterende handelingen aanwezig die eventueel door RPA uitgevoerd kunnen worden? Team DIV had wel ‘iets’: ruim 20.000 gedigitaliseerde akten van de burgerlijke stand.
Maar wacht even, laten we eerst terug kijken waarom we ‘iets’ moeten doen met de 20.000 akten. Wat zijn de akten burgerlijke stand eigenlijk en waarom moeten we er ‘iets’ mee.

In de akten van de burgerlijke stand leggen gemeenten in Nederland vast wanneer iemand geboren is, getrouwd of een geregistreerd partnerschap aangegaan is, gescheiden of overleden is. Ooit met de Franse bezetting ingevoerd om daarna nooit meer te verdwijnen. Er is veel vraag naar de akten. Dit kan zijn vanuit andere overheden, maar ook bijvoorbeeld advocatenkantoren. Om de akten snel voorhanden te hebben zijn ze in het verleden gedigitaliseerd en in het documentmanagementsysteem Corsa ingelezen.

En daarmee begon de zoektocht naar het ‘iets’. Akten zijn namelijk geen statische documenten. Namen kunnen veranderen of latere vermeldingen inzake echtscheidingen kunnen ervoor zorgen dat er een nieuwe versie van een akte ontstaat. En ook deze moet op de juiste wijze gedigitaliseerd en beschikbaar gemaakt worden voor de medewerkers van burgerzaken.

De overgang van Corsa naar My-Lex betekende dat de akten wel statische documenten zouden worden. In My-Lex is het niet mogelijk om aan versiebeheer te doen. Dus wat nu? Zou er een mogelijkheid zijn om de akten misschien in het nieuwe zaaksysteem Djuma te krijgen? De leverancier van Djuma zei ja, maar met een heftig prijskaartje. Was er dan geen andere oplossing mogelijk?

Het schrikbeeld van het handmatig moeten registreren van 20.000 akten is zeker een paar keer langsgekomen. Maar toen kwam er vanuit het Programma Digitale Transformatie de optie om RPA in te zetten. Het door de computer laten uitvoeren van herhalende handelingen. En dat is precies wat er nodig is bij het verwerken van 20.000 akten.

Samen met medewerkers van MvR Digital Workforce is de werking van de RPA bedacht en geprogrammeerd. Daarna kon de robot aan het werk worden gezet. Ga er maar aan staan: ruim 20.000 akten verwerken. Slepen, klikken, typen, selecteren en nog meer typen. En dat dan 20.000 keer op een rij. En dat is precies waar RPA in uitblinkt. Het maakt voor de robot niet uit hoe vaak en welke handelingen nodig zijn. De robot begint en gaat door totdat de laatste akte verwerkt is.

De robot heeft er 25 dagen over gedaan om bijna alle 20.000 akten correct te verwerken. Bijna, omdat er ongeveer 60 akten in de uitval-map terecht waren gekomen. De robot werkte net als wij op het netwerk van Dronten en had wel eens een haperende netwerkverbinding. Van deze 60 akten hoefden er uiteindelijk maar 19 handmatig te worden verwerkt. Een groot succes dus!

Betrokken bij dit proces:
– Nick Wesseling (MvR developer)
– Jan-Jaap Fleurke (key-user)
– Sander van Herwaarden (projectleider RPA)