De IT krijgt tegenwoordig vaak de opdracht om te bezuinigen. En dat niet alleen, IT accepteert die opdracht ook nog eens. Dat moet je eens bij Albert Heijn proberen. Met je volle boodschappenkarretje naar de kassa gaan en zeggen: “Ik wil er € 100 voor betalen.” Reken maar dat de kassière dan zegt: “Nou, dan moet je maar een paar dingen terugleggen.” Dat zou IT ook eens moeten doen. De IT is immers niet budgetverantwoordelijk. Laten we eerlijk wezen, IT kan de kosten van IT helemaal niet bepalen, dat doet de klant. Die heeft allerlei informatievoorziening en IT nodig en al die wensen en al die vragen hebben allemaal hun prijs. Toch?
In de jaren negentig werkte ik bij een verzekeringsmaatschappij. IT had een budget voor 50 laptops, die toen populair begonnen te worden. In juli werd de 51ste laptop besteld. Dat kan niet, zei IT, het budget is op. IT kreeg een klap in het gezicht. Pats! Zijn jullie nou klantvriendelijk!? O, sorry hoor, hier is je laptop. Pats! Jullie zijn over je budget heen gegaan. IT kon kiezen tussen ‘niet goed’ of ‘fout’, meer mogelijkheden waren er niet. En in essentie is het probleem nog steeds hetzelfde. IT kan nou eenmaal niet bepalen welke IT we allemaal nodig hebben, IT kan alleen maar zorgen voor een heldere prijsstelling.
IT levert een aantal dure basisdiensten. Denk bijvoorbeeld aan een mainframe, het netwerk en generieke beveiliging. Dat doen ze in opdracht van de Raad van Bestuur en de kosten worden niet beïnvloed door het individueel gedrag van medewerkers of managers. Daardoor kun je IT hier prima een budget voor geven. De dienstverlening ligt vast in een Service Level Agreement, precies zoals we het nu ook al vaak doen. De rekening gaat naar de Raad van Bestuur en die kan het dan op de een of manier in de boeken verwerken. De categorie wordt wel steeds kleiner, waarom zou je nog een mailframe hebben, als je het ook in de cloud kunt zetten?
Een heleboel diensten die IT levert zijn goed te standaardiseren. Laten we dat dan doen. We definiëren een heldere dienst met heldere spelregels en we stellen een helder tarief vast voor de dienst. Diensten, spelregels en tarieven leggen we vast in de servicecatalogus. Iedereen die daartoe is geautoriseerd, kan een dienst bestellen en krijgt die dienst ook volgens de afspraken geleverd. Om eerlijke tarieven te kunnen vaststellen moeten we wel, samen met de business, een prognose maken van de afname.
Maar het belangrijkste is: Het budget voor de standaarddiensten ligt bij de verschillende afnemers, en niet bij IT.
Lees het hele verhaal online of in ICT/Magazine van mei.
