Kijken, kiezen, maar wat te kopen?
Cloud biedt voor veel organisaties de mogelijkheid om te innoveren zonder hoge investeringen. Zowel telecomproviders als it-bedrijven hebben de cloud dan ook omarmd en bestoken u met prachtige verhalen over hun cloud-oplossingen. Maar waar moet u nu echt op letten als u naar de cloud wilt overstappen?
1. datacenter
Veruit de belangrijkste drager van cloud-diensten is het datacenter. Datacenters zijn er in allerlei vormen. Van amateuristisch omgebouwde computerruimtes bij it-leveranciers tot professionele Tier 4 datacenters waar onder meer Google en Microsoft gebruik van maken. Zoek dus altijd goed uit vanuit welk type datacenter uw cloud-provider zijn diensten aanbiedt en ga er gewoon kijken als u het niet vertrouwt.
2. Veiligheid
Een van de belangrijkste aspecten bij cloud-diensten is veiligheid. Immers, zonder goede veiligheidsmaatregelen zijn uw data en bedrijfsgegevens aan hackers overgeleverd. En die laten meestal niets heel van uw bedrijfsvoering. Let daarom goed op de veiligheidscertificaten en het (digitale) toegangsbeleid van zowel uw cloud-provider als het datacenter waarvan gebruik wordt gemaakt. Minimaal ISO 27001 is hierbij de norm.
3. connectiviteit
Geen probleemloze toegang tot cloud-diensten zonder een stabiele internetverbinding. Zeker als er van kantoor veel data heen en weer verstuurd wordt naar de cloud, of wanneer de internetverbinding ook voor videocommunicatie wordt gebruikt. Glasvezel is altijd de beste optie. Maar als uw pand op grote afstand staat van de dichtstbijzijnde glasvezelkabels is de aanleg hiervan erg duur. Tenzij uw collega-bedrijven mee willen betalen voor de aanlegkosten.
4. mobility
Een belangrijke aanjager voor cloud-diensten is Het Nieuwe Werken, waarbij gebruik wordt gemaakt van de sterk groeiende mobility-mogelijkheden. Bedrijven rusten hun werknemers steeds vaker uit met een tablet en zijn hun bedrijfsapplicaties aan het ‘verAppen’. Een veilige en betaalbare mobiele internetverbinding van een provider met een prima dekking is dan noodzakelijk om overal online te kunnen werken. Let dus goed op welke provider en welk type abonnement u kiest.
5. Data recovery
Ook als uw data in de cloud staat, is het verstandig om regelmatig back-ups te maken naar een externe locatie, buiten de datacenters van uw cloud-provider. Hierbij wilt u natuurlijk uw data voor 100 procent terug kunnen halen. Helaas is dit niet bij alle providers mogelijk. Let dus op welke provider u kiest wanneer u dit belangrijk vindt.
6. fysieke locatie data
De plaats waar uw data fysiek zijn opgeslagen is erg belangrijk in verband met juridische aspecten zoals het recht voor overheden om uw data in te zien. Staat uw data in een datacenter in de USA ( zoals bijvoorbeeld bij Google Docs), dan valt uw data onder de zogeheten ‘Patriot Act’ en kan de Amerikaanse overheid uw data inzien wanneer uw bedrijf verdacht wordt van terroristische activiteiten. Bij privacygevoelige data is dit echter wettelijk niet toegestaan. Dit is de reden waarom veel overheden in Nederland eisen dat hun data fysiek in Nederland blijven. Denk dus goed na over de locatie van het datacenter van uw cloud-provider wanneer deze zaken belangrijk voor u zijn.
7. robuustheid oplossing
Zodra u gebruik maakt van cloud-diensten bent u kwetsbaar. Immers, als de cloud-dienst niet beschikbaar is, liggen er bij u één of meerdere bedrijfsprocessen stil. Hoe belangrijker het bedrijfsproces, hoe meer aandacht besteed dient te worden aan de robuustheid van de cloud-dienst. Maatregelen die in dit kader genomen kunnen worden, zijn onder andere dubbele hardware, twin datacenter-oplossingen en twee volledig gescheiden verbindingen naar de grotere kantoorlocaties.
8. exit strategie
Denk bij het afsluiten van een contract al na over hoe er weer afscheid van elkaar genomen kan worden. Veel organisaties vinden dit vreemd en besteden hier weinig of geen aandacht aan. Bij afname van cloud-diensten is dit echter wel cruciaal. Immers, als uw cloud-provider failliet gaat of u zelf geen gebruik meer wilt maken van zijn diensten, wilt u wel uw data terugkrijgen. Helaas is er voor data-portering nog geen goede wetgeving beschikbaar, zoals bij telefonie. Hierdoor loopt u het risico op dataverlies, hoge kosten en lange levertijden wanneer u weg gaat bij uw huidige cloud-provider. Het is dus zaak om met uw cloud-provider nu al goede schriftelijke afspraken te maken over uw eventuele vertrek.
9. Continuiteit provider
De cloud-markt is ‘disruptive’ en nog erg jong. Veel kleine telecom- en it-partijen hebben het dan ook erg moeilijk. Zij beginnen veelal uit nood zelf met het aanbieden van cloud-diensten om te overleven. Helaas zullen de meeste van deze partijen het niet gaan redden, met alle gevolgen van dien voor uw bedrijfsvoering wanneer u cloud-diensten van hen afneemt. Onderzoek dus altijd vooraf de financiële positie en continuïteit van uw beoogde cloud-provider en voorkom nare verrassingen achteraf.
10. ketenkwaliteit
Een keten is zo sterk als de zwakste schakel: dit geldt zeker voor cloud-diensten. Wanneer zich ergens in de keten van onderaannemers van uw cloud-provider een zwakke schakel bevindt, kan de beschikbaarheid van uw cloud-diensten in de praktijk flink tegenvallen. Vraag daarom altijd goed door en zorg dat u voldoende inzicht krijgt in de contracten en samenwerking met achterliggende leveranciers van uw cloud-provider. Onderzoek deze partijen ook financieel en ga na wat hun reputatie en kwaliteit is.
11. transparantie en beheer
Uw cloud-provider moet transparant zijn in zijn prijsmodel en via zijn factuur. Alleen dan kunt u uw cloud-diensten goed beheren en financieel onder controle houden. Maar ook voor een goed inzicht in de kwaliteit van de dienstverlening is transparantie belangrijk. Een goede cloud-provider rapporteert maandelijks over de gerealiseerde beschikbaarheid, de geboden kwaliteit en het afgenomen aantal diensten.
12. verwerkings-overeenkomst
Wanneer u beschikt over privacygevoelige informatie blijft u te allen tijde verantwoordelijk voor een correcte behandeling van deze gegevens, ook als u deze gegevens in een datacenter bij een cloud-provider hebt ondergebracht. Zorg er dan voor dat uw cloud-provider zijn medewerkers een zogeheten verwerkingsovereenkomst laat ondertekenen, zodat u zeker weet dat zij op de juiste vertrouwelijke wijze omgaan met uw privacygevoelige gegevens.
13. Service level agreement (SLA)
Bij cloud-diensten hebt u geen eigen hardware en software meer en wordt ICT als dienst aangeboden. Gaat er dan iets fout, dan hebt u zelf geen enkele mogelijkheid meer om in te grijpen. U valt dan terug op de set aan afspraken met uw cloud-provider, vastgelegd in de SLA. Zorg er daarom voor dat de SLA-afspraken voldoende rekening houden met uw belangen en niet alleen maar die van de cloud-provider.
14. webtools
Afname van cloud-diensten gebeurt meestal op basis van P x Q, oftewel ‘pay for use’. Wanneer u de beschikking krijgt over een webtool van de provider, kunt u daarmee zelf bepalen wat u op ieder moment afneemt, door per dienst gebruikers toe te voegen of op te zeggen. Met een goede webtool kunt u zelf ook de configuraties van gebruikers aanpassen. Zeker bij telefonie is dit een handige faciliteit die uw beheerkosten verlaagt. Een meerlaags webtool heeft als voordeel dat uw beheerders kunnen bepalen wat gebruikers zelf wel en niet mogen instellen.
15. budgetteerbaarheid
Cloud-diensten zijn door hun P x Q karakter eenvoudig te budgetteren. En daarmee voor veel organisaties financieel interessanter dan de onvoorspelbare kosten van de huidige ict-voorzieningen. Sommige cloud-providers vragen echter aanzienlijke aansluit- en wijzigingskosten, die dit voordeel behoorlijk teniet kunnen doen. Let daarom goed op het prijsmodel van uw cloud-provider en voorkom financiële verrassingen achteraf.
Over de auteur
EDDY GIJSSEL is senior adviseur bij Fortado, een onafhankelijk adviesbureau voor telecom- en cloud-diensten met adviseurs door heel Nederland. “Fortado ondersteunt en adviseert organisaties krachtig bij het inkopen, implementeren en beheren van telecom- en cloud-diensten.”
Meer weten?
Nieuwsgierig naar hoe Fortado u kan helpen bij de transitie van uw organisatie naar de cloud? Bezoek dan onze website voor een adviseur bij u in de buurt. Of neem contact op met Eddy Gijssel.
