Gezamenlijke doelstellingen vragen om integratie van bedrijfsvoerings- en zorgprocessen
Dat het voor ziekenhuizen haalbaar is om de bedrijfsvoeringsprocessen onder te brengen in een op leading practices gebaseerd ERP-systeem, hebben Avanade en Accenture een aantal jaar geleden bewezen bij het Westfriesgasthuis. Het ziekenhuis zocht een geïntegreerde en betaalbare oplossing op basis van Microsoft Dynamics AX. Belangrijke vereisten hierbij waren gebruiksvriendelijkheid, verminderde complexiteit, aanpasbaarheid, flexibiliteit en een solide oplossing. Dit leidde tot de implementatie van AX4Health, een op Microsoft Dynamics AX gebaseerde template-oplossing van Avanade, specifiek voor ziekenhuizen. AX4Health bevat onder meer inkoop-, logistieke en financiële modules, een projectadministratie en een toepassing voor OK-logistiek. Naast het Westfriesgasthuis zijn ook het Bravis ziekenhuis, het Tergooi, de Sint Maartenskliniek en het St. Antonius Ziekenhuis voor hun bedrijfsvoeringsprocessen overgestapt op AX4Health.
Vanuit de traditionele visie van ziekenhuizen is er lang een duidelijke scheiding geweest tussen zorgprocessen en bedrijfsvoeringsprocessen. Zorgprocessen, die voornamelijk ondersteund worden door het EPD/ZIS, hebben het primaire doel de patiëntveiligheid te waarborgen. Bedrijfsvoeringsprocessen worden voornamelijk ondersteund door het ERP-systeem. Deze processen hebben als primair doel de productiviteit te verhogen en meer inzicht te krijgen tegen zo laag mogelijke kosten. De laatste jaren vervaagt deze scheidslijn door gezamenlijke doelstellingen.
Recente ontwikkelingen binnen AX4Health dragen bij aan deze gezamenlijke doelstellingen. Voorbeelden hiervan zijn de optimalisatie van de OK-goederenlogistiek en de ondersteuning van het Convenant Medische Technologie. Deze ontwikkelingen bieden ziekenhuizen voordelen op het borgen van patiëntveiligheid, (kosten-)efficiënter werken en het verstrekken van meer inzicht in de keten.
OK-goederenlogistiek geeft grip
Juist daar waar de voorraad van het ziekenhuis een grote financiële waarde vertegenwoordigt en de aanwezigheid van de juiste materialen op het juiste moment cruciaal is voor de uitvoering van het primaire zorgproces, wordt vaak nog handmatig besteld en ontbreekt het aan inzicht in de voorraad. Het gevolg is een onnodig hoge voorraad en -waarde, gebrekkige traceerbaarheid en onnodig hoge derving.
De inzet van AX4Health voor de goederenlogistiek van de OK zorgt voor realtime inzicht in voorraadstanden en -waarde en geeft de mogelijkheid tot een volledige traceerbaarheid door de keten. Door slechts dat in te kopen wat nodig is, wordt onnodige voorraad voorkomen en derving tot een minimum beperkt. Door middel van registratie van de barcodes op de verpakkingen wordt het daadwerkelijke verbruik gekoppeld aan de ingreep. Het verbruik op de OK leidt tot aanvulling van de veiligheidsvoorraad. Hierdoor is handmatig bestellen niet meer nodig en wordt er niet misgegrepen. Het koppelen van het daadwerkelijke verbruik aan de ingreep sluit de keten van traceerbaarheid af en geeft het ziekenhuis inzicht in de kostprijs van de ingreep.
In februari 2015 heeft het Westfriesgasthuis de OK-goederenlogistiek van AX4Health in gebruik genomen en afgelopen januari is de implementatie hiervan bij het St. Antonius Ziekenhuis gestart. Beide voorbeelden onderschrijven het belang dat ziekenhuizen hieraan geven.
Het vervagen van de scheidslijn tussen EDP/ZIS en het ERP AX4Health is hier duidelijk, omdat patiëntveiligheid op deze manier wordt geborgd door optimale end-to-end tracering en door inzicht in de houdbaarheid van artikelen die bij een ingreep zijn gebruikt. Voor eventuele terugroepacties is deze informatie ook in AX4Health in te zien.
In control
Het convenant ‘Veilige Toepassing van Medische Technologie in het Ziekenhuis’ heeft tot doel veilige en kwalitatief goede zorg te bieden aan patiënten. De betrouwbaarheid van toegepaste medische technologieën wordt bepaald door diverse maatregelen tijdens de gehele levenscyclus van de medische hulpmiddelen, vanaf besluitvorming voor selectie tot verwijdering.
Het is niet alleen noodzakelijk dat gemaakte keuzes, onderbouwingen, handelingen en maatregelen vastgelegd worden, ook is het essentieel dat deze centraal en uniform vastliggen. Alleen dan is efficiënt en duidelijk inzicht op de gehele integrale levenscyclus mogelijk. Vastlegging verspreid over diverse applicaties in het landschap, of zelfs in analoge vorm, leidt tot grote uitdagingen of zelfs onmogelijkheden om dit integrale inzicht te verkrijgen.
Er is een duidelijke noodzaak tot één overkoepelende ‘kapstok’ waar alles gerelateerd aan de hulpmiddelen ligt geborgd. Op dit moment speelt een ERP-systeem vaak pas een rol als zaken concreet worden: een benodigde aanschaf, vastlegging van een concreet geworden onderhoudsovereenkomst, behoefte aan vervangingsartikelen, en de financiële afschrijving en uiteindelijk financiële afstoting. Door verdere vastlegging en digitalisering en het breder ondersteunen van fasen in de levenscyclus, zoals het integreren van de gebruiks- en onderhoudsfase, zijn we slechts enkele stappen verwijderd van het inzetten van AX4Health als de overkoepelende ‘kapstok’. Hiermee kunnen we ziekenhuizen ondersteunen bij het behalen van de doelstellingen van het Convenant en hun processen efficiënter maken.
Ontzorgd van testen en beheer
Ziekenhuizen kunnen profiteren van meer flexibiliteit door AX4Health in de Cloud te hosten. Voor ziekenhuizen bevinden zich de voordelen voor het hosten van omgevingen in de Cloud in eerste instantie op het infrastructurele vlak: schaalbaarheid, test- en acceptatieomgevingen uitschakelen wanneer ze niet gebruikt worden en alleen betalen voor daadwerkelijk verbruik.
Kijken we verder, dan zien we dat standaardisatie van processen en in de Cloud gehoste omgevingen de weg vrijmaken voor de multi-tenant Cloud-oplossing. Dit houdt in dat één versie van AX4Health in dezelfde Cloud-omgeving gedeeld wordt door meerdere ziekenhuizen. De software-architectuur draagt zorg voor juiste scheiding van data, inrichting, rechten en dergelijke. Hiermee worden ziekenhuizen ontzorgd, onder andere op het gebied van testen en beheer van de omgeving.
Wat doet Avanade?
De AX4Health ERP-oplossing, gebaseerd op Dynamics AX, zorgt ervoor dat ziekenhuizen de stap naar een meer geïntegreerde omgeving voor zorgprocessen en bedrijfsvoeringsprocessen kunnen realiseren. Avanade heeft sterk geïnvesteerd in deze oplossingen en maakt hierbij mede gebruik van input van de AX4Health Gebruikersgroepen. Naast de technische oplossing biedt Avanade ook consultants met kennis van de zorgmarkt, die de implementaties kunnen begeleiden. AX4Health biedt ziekenhuizen naast de ondersteuning van de bedrijfsprocessen op financieel, inkoop en logistiek gebied ook de mogelijkheid om de bedrijfsvoering rondom zorgprocessen te standaardiseren en te optimaliseren.
Karin Pallast is Director Avanade Gezondheidszorg
Over Avanade
Avanade levert innovatieve digitale diensten, zakelijke en op gebruikerservaring gebaseerde oplossingen voor zijn klanten, aangedreven door de kracht van mensen en het Microsoft ecosysteem. Onze professionals combineren hun kennis van de markt en hun technologische en zakelijke expertise om oplossingen te bouwen en te implementeren die onze klanten – en hun klanten – helpen resultaten te boeken. Avanade bestaat uit 27.000 met elkaar verbonden mensen in 23 landen, die samen de beste oplossingen voor onze klanten realiseren, vanuit een cultuur die gericht is op samenwerking, diversiteit en de gemeenschappen waarin we werkzaam zijn. Avanade is in 2000 opgericht door Accenture LLP en Microsoft Corporation met Accenture LLP als grootste aandeelhouder. Meer informatie vindt u op www.avanade.nl.
