Het Internet of Things (IoT) is een verzameling van apparaten, sensoren en actoren die via een netwerk met elkaar verbonden zijn en informatie uitwisselen zonder tussenkomst van personen. IoT is een belangrijke trend in gebouwbeheer en facilitair management, omdat het facilitaire processen verbetert en kosten bespaart.
FMIS-evolutie
Binnen de markt van Facilitair Management Informatie Systemen (FMIS) brengt IoT een evolutie teweeg. De eerste generatie FMIS is statisch, er worden alleen facilitaire zaken in geregistreerd. De tweede generatie is dynamischer en procesgerichter, een beperkt aantal facilitaire medewerkers legt er facilitaire processen in vast en handelt deze af. In de derde generatie FMIS kunnen alle medewerkers zelf via internet meldingen maken, zalen reserveren of bestellingen plaatsen. In eerste instantie vaak nog op een pc, maar tegenwoordig steeds vaker op tablets en smartphones. Bij de vierde generatie FMIS, gebaseerd op IoT, is tussenkomst van medewerkers veelal niet meer nodig. Apparaten maken zelf meldingen aan en verzamelen gegevens over bijvoorbeeld beschikbaarheid van ruimtes of verbruik van energie.
IoT is meer dan een idee van hoe het er in de toekomst uit gaat zien: het is nu al volop beschikbaar. Axxerion ontwikkelt al jaren oplossingen met IoT als uitgangspunt. Hieronder volgen enkele voorbeelden die ook voor uw organisatie van grote waarde kunnen zijn.
Automatische meldingen
Het FMIS van Axxerion biedt een koppeling met Gebouw Beheer Systemen (GBS). Hierdoor worden via automatische meldingen workflows aangemaakt. Als een sensor bijvoorbeeld aangeeft dat de temperatuur ergens te hoog is, wordt de airconditioning automatisch ingeschakeld. Als de temperatuur weer naar wens is, wordt de melding vanzelf afgemeld met daarbij relevante stuurinformatie zoals doorlooptijd. Of aan de SLA’s voldaan wordt, is hierdoor makkelijk te monitoren. Op een soortgelijke manier kan er automatisch een werkorder aangemaakt worden als bijvoorbeeld de toner van een printer bijna op is. De workflow van deze werkorder kan zodanig geconfigureerd worden dat er op basis van de storingscode een rechtstreeks bericht naar de leverancier gaat.
Het nieuwe reserveren
Bij veel conferentieruimtes en vergaderzalen staan de reserveringsgegevens op schermen naast de deur weergegeven. Zo kan iedereen zien wie de ruimte gereserveerd heeft, voor welke gelegenheid en tot hoe laat. Maar er is meer mogelijk. Dankzij IoT kan er bijvoorbeeld direct een reservering worden aangemaakt nadat iemand een QR-code scant met zijn of haar smartphone. Ook kan een sensor in de vergaderzaal aanwezigheid detecteren en automatisch een reservering annuleren in het geval van een ‘no show’. Als uit de gegevens van de sensor blijkt dat er die dag niemand in een ruimte geweest is, hoeft de schoonmaak er niet naar binnen. Dit scheelt tijd en dus geld. De gegevens van de sensoren kunnen bovendien gebruikt worden om op een plattegrond via kleuren aan te geven welke ruimtes op dat moment in gebruik zijn. IoT helpt ook voor verbeterde service aan klanten. Door een koppeling met een kentekenscanner in de parkeergarage, kunnen bezoekers automatisch aangemeld en afgemeld worden en kan het nummer van de toegewezen parkeerplaats vanuit het FMIS op een scherm getoond worden: “Welkom mijnheer Van Beek, u kunt parkeren op P3.2.”
Volgens onderzoek van Gartner zijn in 2020 meer dan 20 biljoen apparaten via internet verbonden. Bijna elke printer en camera heeft tegenwoordig wifi en de nieuwe generatie verwarmingsketels kan op afstand met een smartphone worden bediend. Het is dus niet de vraag wanneer IoT er is, maar hoe u het vandaag gaat benutten.
Gegevens verzamelen
IoT automatiseert niet alleen processen, het helpt ook bij het verzamelen van gegevens. Neem het opnemen van de meterstanden van elektriciteit en water. Dit gaat automatisch en kan ook per maand of dag in plaats van per jaar. Hierdoor zijn meer gegevens beschikbaar, zoals piekbelasting, waardoor u energie voordeliger kunt inkopen. Trends maakt u sneller inzichtelijk, zodat u daarop direct kunt inspelen. De analyse van grote hoeveelheden gegevens, ook wel Big Data genoemd, wordt steeds goedkoper. Verder komen er steeds meer tools beschikbaar. De tools die door webshops gebruikt worden om gedrag van hun bezoekers te analyseren, kunnen ook door facilitair managers worden ingezet om het gebruik van ‘hun’ gebouw te analyseren en te optimaliseren. Uiteindelijk leidt dit tot lagere kosten, minder verspilling en betere dienstverlening aan medewerkers en bezoekers. Zo zijn er tegenwoordig sensoren beschikbaar die u onder bureaus kunt bevestigen. Achteraf kunt u zien welke werkplekken in gebruik zijn geweest. Dit is niet alleen handig om kosten door te belasten, maar ook om te analyseren waar mensen graag zitten. Facilitair managers kunnen hierop slim inspelen door meer van dat soort populaire werkplekken te creëren en de rest te laten vervallen.
Aan de slag
Aan de slag met IoT? De belangrijkste vereiste is een modern webbased FMIS dat aan een Building Management Systeem (BMS) of aan afzonderlijke IoT-apparaten en -sensoren gekoppeld kan worden. Dit kan op twee manieren: door uitwisseling van berichten, of door een directe koppeling via webservices. Als een apparaat of sensor berichten kan versturen, kan een XML-bestand via email naar het FMIS gestuurd worden. In het FMIS wordt geconfigureerd wat er met dat bericht gedaan wordt. Als een apparaat een webservice-interface heeft, kunnen er direct gegevens uitgewisseld worden. Er kan vanuit het FMIS een functie aangeroepen worden om aanwezigheid op te vragen (pull) of er kan vanuit het FMIS een functie aangeroepen worden om een melding aan te maken (push). Gebruikers van Axxerion hebben functionaliteit voor het uitwisselen van bestanden, push/pull webservices zijn standaard beschikbaar.
Een andere vereiste voor IoT is stabiele wifi of een vast netwerk op plaatsen waar sensoren, meters of apparaten opgesteld zijn. Doordat bijna alle sensoren wifi ondersteunen, is het niet nodig om kabels te trekken. Op plaatsen waar het wifi-signaal zwakker is, kan eventueel een wifi-repeater worden geïnstalleerd. Bijna alle BMS-installaties ondersteunen uitwisseling op basis van berichten of webservices. Losse bewegingssensoren en elektriciteitsmeters met wifi zijn voor minder dan 40 euro te koop via webshops. Voor realtime informatie, zoals de beschikbaarheid van ruimtes, kunnen tablets aan de muur bevestigd worden, al dan niet in combinatie met gebruik van smartphones. Kortom, de fysieke randvoorwaarden om IoT tot zijn recht te laten komen, zijn bij vrijwel alle organisaties (latent) aanwezig.
Pilot
Het IoT is overal om u heen, het zal alleen wel benut en toegepast moeten worden. Zoals u hierboven hebt gelezen, kunt u er zonder al te grote investering makkelijk en snel mee aan de slag. IoT zal in de toekomst alleen nog maar belangrijker worden. Het is daarom een goed idee om binnen uw organisatie een pilot op te zetten en de vele voordelen te ervaren.
