Communiceren zonder lampjes

bellen zonder lampjes

Er moet me iets van het hart: ik ben geen fan van lampjes. Dit lijkt misschien vreemd in een wereld waarin steeds meer UC-oplossingen zich lijken te concentreren op het zo volledig mogelijk weergeven van presence.

Ben je telefonisch in gesprek, dan wordt je lampje rood. Zit je in een meeting? Geen probleem, via een koppeling met je agenda is ook dan je lampje rood. En als het even kan, wordt een soort device-onafhankelijke superstatus getoond waarbij de status van je mobiel, je vaste telefoon, je agenda en het aantal toetsaanslagen op je PC gekoppeld worden tot een overall-indicatie of je beschikbaar bent of niet.

Mijn grote probleem met deze oplossingen: in de praktijk zegt dat lampje maar weinig. Ik weet niet hoe jullie met je agenda omgaan, maar ik zet bijvoorbeeld reistijd als afspraak in mijn agenda. Ben ik dan onbereikbaar? Nee, natuurlijk niet. Meetings duren in mijn agenda standaard een uur. Vaak ben je eerder klaar en zit je weer achter je bureau. Onbereikbaar?

En aan de andere kant, als ik niet in een meeting zit of aan het bellen ben, ben ik dan altijd bereikbaar? Soms sta ik bij de koffieautomaat of achter het bureau van een collega om even met hem mee te kijken. De telefoon neem ik dan niet op en op chat reageer ik niet meteen. Bereikbaar?

Als je het aan mensen vraagt dan weten ze dit. Vraag een willekeurige kantoorwerker wat ze doen als ze iemand willen bellen maar het lampje rood is. “Toch bellen natuurlijk”, is meestal het antwoord. Gek genoeg zijn ze dan wel weer gepikeerd als iemands lampje groen is en hij niet direct op een chatbericht reageert.

Ik vind dat we met die lampjes de verkeerde kant opgaan. Je verschuift de verantwoordelijkheid over hoe je bereikt wilt worden naar de beller, die zich op basis van onvolledige informatie daarover maar een beeld moet vormen. Ga ik bellen, chatten of mailen?

Bij gnTel vragen we onze klanten altijd één keer goed na te denken over hun bereikbaarheid, op basis daarvan de juiste schakeling in te stellen, dan op het systeem te vertrouwen en het zijn werk te laten doen. Lampjes stellen we het liefste niet meer in.

Wil je een collega spreken? Dan bel je gewoon zijn directe nummer en het systeem zorgt er vervolgens voor dat de juiste toestellen gaan rinkelen; vast of mobiel en in de juiste volgorde. Komt het gesprek niet uit? Dan gaat het vanzelf door naar de voicemail, de secretaresse, je collega of wat je indertijd ook bedacht hebt en jij kunt zorgeloos door met je meeting.

Terug achter je bureau zie je de gemiste oproep en kun je alsnog terugbellen of een chatbericht sturen. Het is aan jou! Communicatie zonder het dwingende en misleidende beeld van zo’n lampje en zonder zorgen. Daar worden wij nou blij van!

Onno Speekenbrink is technisch directeur gnTel

Gerelateerde berichten...