Goede stuurinformatie wordt in de zorg steeds belangrijker. Toch is het verkrijgen ervan nog bepaald geen vanzelfsprekendheid. Dat kan het wel worden, zeker als we bedenken dat veel zorgprocessen over instellingen heen op eenzelfde leest zijn geschoeid. Rein Vehmeijer, algemeen directeur van Inforay: “Natuurlijk kan iedereen opnieuw het wiel gaan uitvinden. Maar waarom niet gebruikmaken van wat er reeds is?”
Over de hele linie van onze maatschappij groeit de hoeveelheid data explosief en in die veelheid aan bronpakketten zit enorm veel waarde. Het is de kunst om de juiste informatie op de beste manier – lees: snelste en zo kostenefficiënt mogelijk – bij de aangewezen personen in de organisatie te krijgen. Mensen die er ook daadwerkelijk iets mee kunnen. “Dat is het spelletje waarvoor wij in het leven zijn geroepen,” filosofeert Vehmeijer. “Wij bieden business intelligence applicaties aan op het gebied van personeel, zorg en financieel. Met die laatste kun je onder meer een begroting opstellen, die je vervolgens ook heel goed kunt volgen. Verandert er iets aan de kostprijzen of in je kostenplaatsstructuur, dan verandert dat direct mee in de andere domeinen. Het is dus echt een geïntegreerde set van applicaties.”
Share in Care
In de zorg ontbrak het lange tijd aan de noodzaak tot efficiency. Ook was er weinig stimulans om financieel goede resultaten te behalen. Die tijden zijn definitief voorbij. Een zorginstelling moet anno 2015 een goed geoliede en financieel gezonde organisatie zijn. Maar ondertussen heeft de zorg zich op deze gebieden minder snel ontwikkeld dan het bedrijfsleven. Om nu de trage besluitvorming en de kostbare en risicovolle maatwerktrajecten te vermijden, ontwikkelde Inforay Share in Care (SIC). Vehmeijer: “Het is een platform waar heel veel uitgekristalliseerde rapportagevormen in staan op het gebied van financiën, personeel en zorg. Wij koppelen onze architectuur, die wij de X-ray noemen, aan de database van een bepaalde instelling. De X-ray beschrijft welke data waarvandaan moet worden gehaald voor welke data-informatievraag. In onze SIC-winkel staan dan tientallen diverse rapporten, die reeds door andere instellingen worden gebruikt. Dit zijn zonder uitzondering best practices. Als een instelling in de ouderenzorg enkele KPI’s wil volgen voor hun zelfsturende teams, hoeft men die slechts te downloaden uit de winkel. In de X-ray zitten nu de relevante KPI’s van al onze klanten verwerkt, dus je moet wel een heel exotische informatievraag hebben wil je die daar niet kunnen vinden. Het is bijna allemaal al bedacht. Dus in plaats van zelf allerlei KPI’s te gaan bedenken over wat je in je stuurinformatie wilt terugzien, kun je gewoon jouw keuzes maken in de bestaande bibliotheek. Misschien is de laatste 5 procent dan nog maatwerk.”
Delen
Inforay concentreert zich voornamelijk op de care in de sectoren jeugdzorg, gehandicaptenzorg, GGZ en ouderenzorg (VVT). Via de SIC-winkel worden nu al enkele jaren definities uitgewisseld tussen klanten en het platform krijgt steeds meer de vorm die het moet hebben. Het is beschikbaar vanuit de cloud en kan op iedere informatiedrager worden benaderd en geraadpleegd. “We hebben een volledig pad uitgestippeld van wanneer we welke rapporten aan gaan bieden in de SIC-winkel,” vertel Vehmeijer. “Iedere maand komen er zo’n twintig tot dertig rapporten en monitoren bij, plus de nodige definities en KPI’s.” De winkel wordt gevuld door zowel Inforay als partners en klanten van Inforay. Vehmeijer: “Zo deden we een project bij een grote GGZ-instelling, die dringend hun DBC-rapportage op orde moest krijgen. Daarvoor moest er rapportage komen die nog niet bestond. Al met al, het ontsluiten van de productiedatabase, testen en valideren, waren we toch ruim twee maanden bezig. Maar nu staat het als standaard in de SIC-winkel. Daar wordt het onderhouden en bewaakt. Verandert er bijvoorbeeld wetgeving dan kan het direct worden aangepast. De instelling hoefde onze uren niet te betalen, maar leverde een financiële bijdrage die een fractie was van de werkelijke kosten. Zij waren min of meer de proeftuin waar een product uit is voortgekomen. Dat kunnen we nu met anderen delen die al dat denkwerk niet ook nog eens hoeven te doen.”
De crowd
Het SIC-platform is een samenwerkingsverband. Dat betekent dat participanten niet alleen best practices uit de winkel kunnen downloaden. Zij kunnen ook hun eigen best practices aan de winkel toevoegen. “Als een instelling een fantastisch rapport heeft en een goede techneut die dat volgens de SIC-conventies in het juiste format kan gieten, dan kunnen ze het inbrengen,” aldus Vehmeijer. “Er wordt gewerkt volgens een standaard ontwikkelmethodiek, dat geldt voor onze eigen consultants en ontwikkelaars, maar uiteraard ook voor onze klanten. Het mooie is dat participanten ook echt actief hun denkkracht inzetten. Niet verwonderlijk als je bedenkt dat ze hun eigen investering ook nog eens kunnen terugverdienen. Wanneer hun rapport door een andere instelling wordt gebruikt, krijgen ze 20 procent van de marktwaarde in euro’s uitbetaald. Deze vorm van crowd sourcing wordt al actief gebruikt, maar van ons mag het nog actiever.”
2015 en verder
Gecombineerd over de vier zorgsectoren is Inforay marktleider op het gebied van stuurinformatie. De voordelen van hun concept zijn dan ook overtuigend. Geen kostbaar en risicovol maatwerk meer. Absoluut betrouwbare best practices van stuurinformatie die echt gevraagd en gebruikt wordt. Continuïteit; een instelling is niet langer afhankelijk van de interne kennis van één of twee Excel-tovenaars. Enorm snelle implementatietijden tegen een fractie van de kosten van maatwerk.
Het doel voor 2015 en daarna is duidelijk. Vehmeijer: “Wij willen het grootste aanbod aan best practices leveren op het gebied van stuurinformatie voor de care. Dat aanbod moet er uiteindelijk voor gaan zorgen dat een instelling 80 procent lagere kosten heeft dan met maatwerk. Wij willen in 2015 en daarna met Share in Care de zorg ontlasten omtrent alle grote structurele veranderingen. Wij hebben ons eraan gecommitteerd om dit concept de komende vijf jaar uit te bouwen, te optimaliseren en uit te kristalliseren. Met de SIC-winkel loop je als het ware met alle kennis die in Nederland bestaat op een bepaald zorggebied onder je arm. Wie wil dat nou niet?”
Tijdpad
Bij nieuwe klanten begint Inforay doorgaans met het ontsluiten van databases. Financieel kan snel klaar zijn, binnen één dag, personeel in twee dagen maar het ontsluiten van een productiedatabase kan tot wel vier dagen duren. Om voor betrouwbare rapportages te zorgen, is een afstemmingsperiode van vijf tot tien dagen ingebouwd. Hierin wordt de applicatie naar de datakwaliteit van de instelling toegeschreven. Er wordt bijvoorbeeld gecontroleerd of er geen verkeerde tabellen zijn gebruikt ten opzichte van de standaard. Door het Share in Care concept is een nieuwe instelling Inforay-ready binnen gemiddeld vijftien dagen. Waarna de instelling volledig mee kan participeren in het Share in Care platform.
