2015 wordt een bewogen jaar, maar ook een jaar met veel mogelijkheden. Dat zegt John Schrijnemaekers, directeur van Cormel IT Services. “Een bewogen jaar vanwege alle veranderingen in de zorg en een jaar van mogelijkheden omdat Cormel IT de afgelopen tweeënhalf jaar zijn software volledig heeft geredesigned.”
Cormel IT Services richt zich met name op de ouderen- en thuiszorg met het softwarepakket Quality in Care (QIC). Schrijnemaekers: “We bieden een breed softwarepakket met modules aan dat het volledige zorgproces ondersteunt. Vanaf het moment dat iemand een brochure aanvraagt tot de intake, het aanmaken van het elektronisch cliëntdossier en het hele logistieke gedeelte zoals roostering, planning, facturatie en declaratie.”
Aanpassingen
De afgelopen maanden zijn de medewerkers van Cormel IT druk bezig geweest om alle veranderingen in de zorg te verwerken in QIC. “Door alle veranderingen in de wetgeving komt het hele zorgsysteem volgend jaar op zijn kop te staan,” weet Schrijnemaekers. “Dat betekent onder meer dat we de bekostigingssystematiek in onze software moesten aanpassen, omdat onze klanten bijvoorbeeld vanaf 1 januari 2015 hun rekeningen naar de gemeenten moeten sturen. Daarbij gaan zij ook zelf indiceren en herindiceren. Daarom zijn wij nu hard bezig om daarvoor een module te ontwikkelen.”
De afgelopen maanden waren hectisch. “De grote softwareleveranciers hadden met de overheid afgesproken dat we negen maanden van tevoren alle informatie zouden krijgen. Daarmee hadden wij zes maanden de tijd hebben om QIC aan te passen en drie maanden om de aangepaste software te implementeren. Dat liep helaas iets anders. Uiteindelijk mochten we blij zijn toen wij negen weken van tevoren de specificaties hadden. Met als gevolg dat wij dag en nacht hebben doorgewerkt. De aangepaste software is op 18 november uitgeleverd. Dat is weliswaar op tijd, maar het is niet zoals het zou moeten.”
Innoveren
Het gevaar dat in deze stress en al die veranderingen schuilt, is dat je als bedrijf niet meer aan innoveren toekomt. “Wij lopen al langer rond in de zorg,” vertelt Schrijnemaekers. “Daarom hebben wij onze innovatie-afdeling apart ondergebracht op een locatie in Maastricht. Bovendien werken er in Moldavië vier tot zeven mensen continu aan het redesignen van ons volledige portfolio. Dat was onderhand ook wel nodig. QIC is in 2001 gebouwd en was aan het einde van zijn levenscyclus. Daarom hebben wij drie jaar geleden tot deze redesign besloten. Dat enorme project wordt in 2015 afgerond.”
Gezien de risico’s heeft Cormel IT Services ervoor gekozen om de redesign van QIC in fases te realiseren. Schrijnemaekers: “Wij hebben dit jaar al de eerste nieuwe modules uitgeleverd, waaronder planning, roostering en workflow. In het redesign staat gebruiksvriendelijkheid bovenaan. Daar wordt QIC door onze klanten in de eerste plaats op beoordeeld. Een van de doelen binnen het redesign is dan ook dat de medewerker binnen de instelling alles binnen maximaal twee klikken moet kunnen bereiken. Dat klinkt eenvoudig, maar je moet heel goed nadenken over de navigatie om dat te realiseren. Zo hebben wij niet langer één beginscherm. Elke gebruiker heeft, afhankelijk van zijn of haar functie, een eigen beginscherm. Dat betekent bijvoorbeeld dat een zorgmedewerker met één klik bij de samenvatting van het cliëntdossier is en een administratief medewerker meteen de declaratiebestanden in beeld heeft.”
De beslissingsondersteuning is een belangrijk onderdeel in het pakket. Schrijnemaekers: “Een medewerker hoeft alleen maar de zorgmomenten in te vullen en binnen enkele minuten is de volledige planning klaar. Wij hebben dit onderdeel laten ontwikkelen door Mateum, een bedrijf waarin Cormel IT Services 76 procent van de aandelen bezit en de Universiteit van Maastricht 24 procent. Mateum is gespecialiseerd in planning en logistiek.”
Klanten
Cormel IT Services is al sinds 1998 actief in de zorg. Het bedrijf, met vestigingen in Sittard en Maastricht, richtte zich eerst op outsourcing totdat een klant, een ouderenzorginstelling in Maastricht, vroeg of Cormel IT een softwarepakket voor hen kon realiseren. “Dat was een kolfje naar mijn hand,” herinnert Schrijnemaekers zich, “want ik had daarvoor jarenlang een bedrijf gehad in automatiseringsoplossingen voor artsen en apothekers. Hieruit is het softwarepakket Quality in Care ontstaan. Omdat die klant in Maastricht erg tevreden was over ons product volgden er al snel een tweede en een derde klant. Inmiddels hebben we ongeveer dertig klanten.”
Nu het redesign van QIC bijna is afgerond, verwacht Schrijnemaekers een verdere toename van het aantal klanten. Aan de basis van elke nieuwe module staat een business-case, stelt Schrijnemaekers. “Anders beginnen wij er niet aan. Die business-case maken wij samen met onze klanten. Dat doen wij zo conservatief mogelijk, zodat je er geen buil aan kunt vallen, al zijn er wel uitzonderingen. Zoals bijvoorbeeld een strategisch product zoals een cliëntportaal. Dat moet je gewoon in je pakket hebben als je in de toekomst geloofwaardig wilt zijn. Ook van onze klanten wordt verwacht dat ze steeds meer tegemoetkomen aan de behoefte van de cliënt, zoals: inzage in en regie op het dossier.”
Ook de implementatie wordt gestandaardiseerd. Schrijnemaekers vertelt dat ze inmiddels al heel vaak implementaties hebben verricht. “Bovendien zijn 80 tot 90 procent van de zorgprocessen bij onze klanten hetzelfde. Wij nemen onze klanten daarom bij de implementatie meer bij de hand, waardoor de kosten lager zijn, het implementatieproces sneller verloopt en de organisatie veel minder wordt belast.”
