Drie stappen voor de adoptie van een moderne werkplek

De overgang van traditioneel werken naar een moderne werkplek betekent verandering, wat weerstand kan opleveren binnen jouw organisatie. Daardoor is het mogelijk dat een migratie naar bijvoorbeeld Microsoft 365 technisch uitstekend verloopt, terwijl het management het gevoel heeft dat het beoogde resultaat niet wordt behaald. Welke drie stappen kun je nemen om de adoptie van een moderne werkplek succesvol te laten verlopen?

 

Stap 1 – Visie

In deze eerste fase wordt gezamenlijk de visie van de organisatie bepaald. Er vinden bijvoorbeeld interviews plaats met belanghebbenden (gebruikers, management, financieel). Op basis hiervan worden persona’s opgesteld. De input van dit onderzoek wordt gebruikt voor het opstellen van de business scenario’s. Uiteindelijk wordt een succesplan opgesteld, dat bestaat uit vooraf SMART gedefinieerde doelstellingen die behaald moeten worden om aan het einde van de migratie te kunnen spreken van een succes. “Tachtig procent van de implementatie inspanning van een moderne werkplek dient gericht te zijn op de gebruikers, slechts twintig procent op de technische aspecten.” – Microsoft

 

Stap 2 – On-boarding

Een belangrijke vraag in deze fase is: ‘als medewerker in [team …] wil ik [activiteit …] met dit [resultaat …]. Het is de bedoeling dat de leden van het adoptieteam na lancering de eerstelijns support voor de gebruikers binnen hun persona of afdeling zijn. Tevens wordt binnen de organisatie een technisch team gevormd, meestal bestaande uit medewerkers van de it-afdeling. Dit technische team gaat de diensten activeren en draagt zorg voor de technische acceptatie.

Daarnaast wordt in deze fase samen met het technische en adoptieteam een Proof of Concept uitgevoerd, gaan key users testen, worden er proefmigraties uitgevoerd en vindt uiteindelijk de definitieve lancering van de nieuwe werkplek plaats. De doelstelling is dat aan het einde van de on-boarding fase vrijwel alle gebruikers bekend zijn met de komst van de nieuwe werkplek en de voordelen ervan. Zoveel mogelijk gebruikers zijn al enthousiast en willen graag van de nieuwe mogelijkheden gebruikmaken.

 

Stap 3 – Waarde verhogen

De doelstelling van deze fase is om gebruikers betrokken te houden bij nieuwe ontwikkelingen rondom de moderne werkplek. Allereerst kan een succesanalyse uitgevoerd worden, waarbij samen met de organisatie het succesplan wordt getoetst. Welke doelstellingen zijn behaald, welke niet? En vooral: waarom niet? Door deze analyse goed uit te voeren, kan een plan worden opgesteld met (nieuwe) doelen die (nog) behaald moeten worden en adviezen voor mogelijke nieuwe diensten of functionaliteiten. Zo is het adoptieprogramma de start geworden van een continue cyclus, waarin constant verbeteringen door de it-dienstverlener geadviseerd worden en door de organisatie geadopteerd en (gezamenlijk) geïmplementeerd worden.

 

Adoptie binnen jouw organisatie

Hoewel de stappen in een adoptieprogramma altijd identiek zijn, verschillen in de praktijk de omvang, complexiteit en benodigde tijd per bedrijf. Organisaties die bereid zijn hierin te investeren, zullen veel rendement ervaren uit de overgang naar een moderne werkplek. Wil je sparren over een adoptieprogramma voor de moderne werkplek binnen jouw organisatie? Neem dan contact op via www.eshgro.nl of sales@eshgro.nl

 

Gerelateerde berichten...

X