Talloze gemeenten oriënteren zich op een begrotingsapp of een andere vorm van digitalisering. Gemeente Putten heeft er al een. Zij zet nu een flinke stap verder: via deze app verantwoording afleggen aan de burger over de uitvoering van de begroting. Jan Post, oprichter van Pepperflow, gaat hierover in gesprek met Nico Gerritsen, wethouder financiën en Gerard Maaskant, hoofd financiën.
JP: “Hoe kwamen jullie tot de begrotingsapp?”
NG: “Wij wilden zaken inzichtelijker maken en transparanter communiceren richting de burger. Na de gemeenteraadsverkiezingen van 2014 hebben wij een externe tekstschrijver in de arm genomen die ons hielp het coalitieakkoord helder op te schrijven. Zo kregen we heel scherp wát we precies afspraken. Inhoudelijk en kwalitatief is er een grote slag gemaakt. Het was daarna vrij gemakkelijk om het coalitieakkoord, en later ook de begroting, in de begrotingsapp te zetten.”
JP: “En nu een stap verder door verantwoording af te leggen in de app. In tekst, maar ook met kleurindicatoren.”
NG: “Ja, we waren erg gelukkig met de begrotingsapp an sich. De begroting leest nu als een roman. Met plaatjes trouwens. Tegelijkertijd dachten we: waarom geen verantwoording afleggen in dezelfde tool? We kunnen zo direct informeren over de voortgang van gedane beloftes. Ook naar de gemeenteraad kunnen we op deze manier verantwoording afleggen over wat we doen en hoe we dat doen. Daarmee ontstaat ook een directere discussie. Staat er een stoplicht op rood of oranje, dan kunnen we tijdig ingrijpen en beslissen hoe we iets aanpakken.”
JP: “Er staat dus openbaar op internet welke beloftes de gemeente heeft gedaan. En wat de voortgang daarvan is. Stelt de gemeente zich zo niet heel kwetsbaar op?”
NG: “Nee, je maakt jezelf juist kwetsbaar als je te laat opening van zaken geeft. Of dat op een onduidelijke manier doet. Het niet halen van een doel hoeft geen probleem te zijn, zolang je het kunt uitleggen en dat tijdig doet. Dat doen we nu via de begrotingsapp. We leggen daarmee systematisch en periodiek uit hoe de voortgang is. Dingen die goed lopen en zaken die minder goed lopen. Zo ben je vervelende discussies voor.”
JP: “Wat geven jullie andere gemeenten mee? Wat zijn de do’s & don’ts?
GM: “Richt je begroting SMART in. Als je dat hebt gedaan, zal het inrichten van de app ook een stuk makkelijker gaan. Omgekeerd helpt de app om de begroting scherper in te richten. Op papier valt een onduidelijke formulering niet zo snel op, maar in een app komt dat direct naar voren en kun je je begroting verbeteren.”
NG: “Zorg dat de basiskwaliteit op orde is. Zowel van de begroting, als van de jaarrekening en het coalitieakkoord. En werk stap voor stap toe naar de digitale publicatie daarvan. Het is heel belangrijk om hierbij de weg van de geleidelijkheid te bewandelen. Houd het – zeker in de eerste periode – centraal. In eerste instantie hebben wij de voortgangsinformatie vanuit de afdeling financiën geschreven. Uiteraard in overleg met de afdelingen. Nu gaan we stappen maken door die verantwoording lager in de organisatie te leggen. We nemen op deze manier de organisatie vloeiend mee in het proces van transparantie en control.”
