Steeds meer gemeenten stappen over naar het documentmanagementsysteem van Alfresco. Alfresco biedt namelijk meer functionaliteiten dan de traditionele pakketten. Inmiddels zijn 70 van de 390 gemeenten over. Tahir Malik van Contezza, specialist in de migratie van Alfresco, verwacht dat dit aantal blijft groeien. “Op termijn werkt de helft van alle Nederlandse gemeenten met Alfresco.”
De gemeente Steenwijkerland in Overijssel werkt met Alfresco. Danny Gorter, projectleider Documentair InformatieManagement (DIM) hoopt dat de gemeentesecretaris straks niet meer een officiële klap hoeft te geven op het besluit of documenten kunnen worden vernietigd. Als het over de techniek gaat, spreekt hij van ‘de poortjes’ en noemt als voorbeeld de aanvraag voor een omgevingsvergunning. “Meerdere partijen moeten daar wat van vinden. Ook derden, zoals de brandweer. Eigenlijk zetten we op zo’n moment een poortje van Alfresco open voor de brandweer en als de vergunning klaar is, kan het poortje weer dicht.”
Open source
“Die poortjes steken heel nauw”, vertelt Gorter, “want je wilt niet dat die brandweerman ook in de huiselijk gewelddossiers kan rondkijken. Even je wachtwoord en login doorgeven aan de nieuwe freelancer is er niet bij? Alfresco is NEN en ISO-gecertificeerd. Ook de NASA werkt met Alfresco, wat toch wel iets over de kwaliteit zegt.”
Steenwijkerland kwam in aanraking met Alfresco via Green Valley. Bob van der Horst, director sales & marketing, weet nog dat ze er acht jaar geleden serieus over dachten om zelf de software voor het DMS te bouwen. “Daar zijn we snel vanaf gestapt. Alfresco is open source, dus gratis en overal te gebruiken, en het is wereldwijd een bewezen oplossing. Bovendien doet Alfresco méér dan waar gemeenten om vragen. Alfresco archiveert niet alleen, maar integreert ook prima met het Green Valley zaaksysteem en biedt bijvoorbeeld ook allerlei extra mogelijkheden zoals samenwerking in projecten.”
Naar de cloud
Veel gemeenten durven documenten nog niet ‘buiten de deur’ te zetten. Van der Horst: “Je ziet dat de beweging naar de cloud niet tegen te houden is. De steeds strengere veiligheidseisen zijn voor een individuele gemeente bijna niet meer behappen. De hosting onderbrengen bij een professionele en veilige partij ontzorgt de gemeente. Bovendien is het zelf blijven opleiden van medewerkers een flinke klus, gesteld dat je al specialisten naar de gemeenten krijgt.”
Contezza zorgde voor de juiste technische en functionele migratie van Alfresco in de gemeente Steenwijkerland. Tahir Malik, partner bij Contezza weet: “Een overgang naar Alfresco is geen sinecure. Het kost tijd, energie en inspanning. De technische overgang duurt zo’n twee maanden. Analyse, data overpompen, conflicten eruit halen, lijntjes trekken, mapjes maken, testen en controleren. Dan duurt het nog twee of drie maanden voor de functionele overgang, afhankelijk van de klantwensen.”
Daarna is aan de politiek om de gemeentewet zo aan te passen dat Alfresco echt al het werk kan doen.
Meer weten? Tahir Malik van Contezza / tahir.malik@contezza.nl / +31 (0)6 14 77 50 82 of +31 (0)848 68 89 02 / www.contezza.nl
