Dat het uitbesteden van ICT voor alle betrokken partijen heel goed kan werken, bewijst de samenwerking tussen Samen DOEN, Avensus en Uniserver. De klant – het Amsterdamse samenwerkingsverband Samen DOEN – heeft overzichtelijke wensen omtrent functionaliteit, security en privacy. Uniserver verzorgt het (virtuele) platform en Avensus voert de regie en verzorgt het beheer.
Projectleider Maurits de Jong vertelt dat in een samenwerkingsverband als het Amsterdamse Samen DOEN, de betrokken instellingen allemaal hun eigen ICT meebrengen. “Dat betekent dus een grote diversiteit aan ict-landschappen. Mensen kunnen onderling dan wel goed met elkaar samenwerken, maar digitaal ging dat nog niet. Iedereen mailde bijvoorbeeld vanaf het adres van hun moederinstelling, waar men ook inlogde. Dat is voor de profilering en herkenbaarheid naar buiten toe niet handig. Ook moest de gezamenlijk gecreëerde informatie op een centrale plek opgeslagen en benaderd kunnen worden. De applicaties moesten op alle platforms draaien, want de ruim twintig instellingen die zijn aangesloten bij Samen DOEN, werkten met minstens zoveel verschillende devices. Die bovendien nog eens overal moesten werken, op locatie van de instellingen, op scholen, bij gezinnen enzovoort.”
Vertrouwd
Dit project had niet tot doel om de diversiteit van het ict-landschap van alle aangesloten instellingen te uniformiseren. De Jong: “Iedereen mag meebrengen wat hij wil qua historie. Het ging erom iedereen binnen Samen DOEN te voorzien van hetzelfde platform en device. Voor alle medewerkers moet Outlook gewoon Outlook zijn. Wanneer je een gestripte webversie of een andere interface gaat gebruiken, wordt dat voor veel eindgebruikers te ingewikkeld. Je moet zorgverleners niet belasten met iets waarvoor ze niet hebben gekozen. Daarom bieden we hen nu het beste uit beide werelden: SaaS-applicaties die dus overal te gebruiken zijn met de vertrouwde herkenbaarheid voor de eindgebruiker. Zij krijgen na het inloggen op hun nieuwe mobiele device – de Service Pro 4 – gewoon dezelfde omgeving die ze gewend zijn van hun moederorganisatie.”
“Het virtuele platform met de vereiste veiligheidsstandaarden komen bij Uniserver vandaan”, voegt Manfred Pallencaöe, Director Delivery bij Avensus, hieraan toe. “Daarbovenop hebben wij de schil gebouwd, die de gebruikers voorziet van een platform. Wij ondersteunen de gebruikers vanuit onze helpdesk en met enig beheer op de achtergrond.”
Eén helpdesk
De aanbesteding was snel geschreven, herinnert De Jong zich. “Dat kon omdat wij voornamelijk functionele wensen hebben. We hebben vier dingen met elkaar afgesproken: 1) digitale werkplek, 2) iedere medewerker krijgt een device (ServicePro4), 3) een helpdesk en 4) 3rd party management, in een afgeslankte vorm. Een one-stop-shop was een voorwaarde. Eén helpdesk voor alle eindgebruikers, met één nummer en één emailadres. Of ze nu problemen hebben met een eigen apparaat, de Wi-Fi of met de tablet die ze van ons hebben gekregen: ze mogen allemaal de Avensus helpdesk bellen. Avensus heeft de contactgegevens van de ict-afdelingen van alle moederinstellingen. Als ergens de wifi is uitgevallen, dan belt een medewerker gewoon naar het centrale nummer vanwaar ze naar de juiste persoon worden doorgezet die hen kan helpen. Ook wilden we de opbouw snel geregeld hebben en het beheer wilden we plat houden. Omdat we in een greenfield bouwen, konden we kiezen voor een combinatie van standaardoplossingen.”
Pallencaöe voegt daaraan toe dat dit het geheel financieel een stuk voordeliger maakt. “Omdat het greenfield is, met eigenlijk maar één applicatie – het platform – kunnen wij dit onder de marktconforme prijzen doen. En alles is op een pay-per-use-basis.”
De Jong: “Daardoor is de beheerlast voor Samen DOEN minimaal. Er zijn praktisch alleen nog maar gebruikersmutaties. Voorheen deden alle moederinstellingen hun beheer zelf voor hun eigen medewerkers, met alle datacenters, devicemanagement en noem maar op. Daarom is dit ook zo’n clean en simpel model.”
Specialisten
Aan de achterkant werkt Avensus nauw samen met Uniserver. Rik Borneman, Sr. Sales Executive Cloud Infrastructure, legt uit dat Uniserver vanaf drie datacenters in Nederland, één virtueel platform aanbiedt. “De Uniserver zorg-cloud met een zorgprogramma voor zorgpartners. Dankzij onze schaalgrootte kunnen wij betaalbare enterprise-kwaliteit aanbieden. Zorginstellingen weten vaak, vanwege wet- en regelgeving of fusies, niet wat er gaat gebeuren: groei, stabiliteit of krimp. Vanuit die positie is het onverstandig om zelf kostbare datacenter- en infrastructuurcapaciteit aan te schaffen. Je wilt een pay-per-use-model waarbij je snel op en af kunnen schalen, of er zelfs zonder veel gedoe vanaf kunnen. Het borgen van veiligheid door onder andere ISO- en NEN-certificering is van groot belang. Meer dan een derde van onze platforms draait voor zorg-gerelateerde omgevingen. Wij kunnen daar dus standaard aan voldoen, zodat je snel kan schakelen. Onze filosofie is dat een team van specialisten een betere kwaliteit levert dan een team van generalisten. Daarom levert Uniserver geen eindoplossing en vullen wij Avensus aan. We zitten niet in elkaars vaarwater, maar werken samen naar hetzelfde doel: kwaliteit voor de klant.”
Weinig verandering
Dit project voor Samen DOEN omvat ongeveer 230 gebruikers, maar De Jong heeft ditzelfde model samen met Avensus al eerder toegepast voor Ouder- en Kindteams Amsterdam, een samenwerkingsverband met ruim 750 medewerkers. “Het basisplatform staat binnen een paar weken. Wij geven de lijst van de mensen met hun rechten en rollen aan de opdrachtnemer, Avensus. Zij gieten dat in een format en een aantal weken later is de portal gereed. Zo plat en simpel is het voor mij. Er zit een contract en een SLA onder, maar dat is flinterdun. Omdat bij Samen DOEN iedereen een nieuw apparaat heeft gekregen om mee te werken, hebben we samen met Avensus sessies georganiseerd om een keer samen met ze in te loggen. Gelukkig hoorden we dan vooral reacties als ‘O, dit ken ik al’. Voor hun beleving verandert er vrij weinig. Dit model is zo simpel, dat er eigenlijk heel erg weinig uit te leggen valt. En je hoeft ook over heel weinig na te denken.”
“We zijn geen rare dingen tegenkomen”, vervolgt Pallencaöe. “De kinderziektes zijn er echt wel uit.”
“Ja”, beaamt Borneman. “De route en de afbakening waren redelijk zwart/wit, waardoor we gezamenlijk heel snel konden schakelen.”
Precies wat je wilt
De Jong weet dat heel veel zorginstelling nog aanhikken tegen de innovatie die hij nu al diverse keren als projectleider heeft doorgevoerd. “Men is toch bang om hun eigen ICT los te laten. Inmiddels weet ik dat je veel beter af bent met partijen als Avensus en Uniserver wiens corebusiness het is om voor zorginstanties kantoorautomatisering in de lucht te houden. Je tuigt het op en je kunt het zo weer afbreken als dat nodig is. Meer heb ik er als klant eigenlijk niet over te vertellen. Het is simpel, beheersbaar en het werkt. Als opdrachtgever is dat eigenlijk precies wat je wilt van een samenwerkingsverband.”
Samen DOEN
Samen DOEN – actief in het sociaal domein – wordt georganiseerd door de gemeente Amsterdam en zorginstellingen. Samen DOEN ondersteunt bewoners die veel verschillende problemen ervaren en die er zelf niet goed uitkomen. Het samenwerkingsverband bestaat uit 22 teams in de stad – in iedere wijk één – met professionals van verschillende organisaties. De medewerkers zijn deskundig in situaties waar veel problemen tegelijkertijd spelen over werk, opvoeding, schulden, onderwijs, wonen en gezondheid.
Goed om te weten!
Avensus en Uniserver organiseren op 27 oktober een ochtend seminar waarbij de online portal van SamenDOEN ook uitgebreid aan de orde komt. Hoe wordt dit in de praktijk ingericht en met welke (veiligheids-) eisen heeft u te maken? U kunt zich hiervoor kosteloos aanmelden door te mailen naar sstoetzer@avensus.nl
