“Er is veel te weinig aandacht voor cash management bij instellingen in de care-sector”, zegt Dirk Jan Emmens, algemeen directeur van Infomedics in Almere. “Wel begrijpelijk, gezien de ingrijpende veranderingen die zij sinds 1 januari over zich heen hebben gekregen. Maar het is nu echt de hoogste tijd om die kasstromen veilig te stellen. Cash is King. Als je je cash management niet op orde hebt, is je voortbestaan als zorginstelling in gevaar, zo simpel is het. Daarbij is goed declareren echt een vak apart en is het door alle transities ook nog eens veel ingewikkelder geworden…”
Infomedics, de onderneming van Emmens, heeft al jaren een goede naam en sterke positie in de eerstelijns gezondheidszorg. Met haar factoring- en clearingdiensten richt Infomedics zich onder meer op de mondzorg, de paramedische zorg en de medisch-specialistische zorg. Voor meer dan 4.000 klanten (zorgverleners) worden jaarlijks meer dan 10 miljoen facturen verstuurd en wordt voor meer dan 1.1 miljard euro aan debiteuren geïncasseerd. In een strak professioneel proces, ondersteund door een zelf ontwikkeld ICT-platform, verzorgen zo’n 120 medewerkers op drie locaties het debiteurenbeheer voor zorgverleners en zorginstellingen.
“Inmiddels hebben we een enorme ervaring opgebouwd in het goed declareren, het ontvangen van het geld, het afletteren, het geautomatiseerd verwerken van retourberichten van zorgverzekeraars en het kloppend maken van de debiteurenadministratie”, zegt Emmens. “Onze klanten hebben minder administratieve lasten door het uitbesteden van hun debiteurenbeheer, lagere afschrijvingen op debiteuren en een (sterk) verbeterde kasstroom.”
Uitbreiden richting de Care
Deze kerncompetenties wil Emmens nu gaan uitbreiden in de care-sector. Door de decentralisatie van de langdurige zorg en ook de WMO is de complexiteit van het debiteurenbeheer voor instellingen in de Care enorm toegenomen. “Wij hebben bijvoorbeeld een grote klant, die actief is in ruim 300 gemeenten en daar allerlei soorten van zorg levert, onder meer in de forensische GGZ, met subsidiestromen, et cetera. Zij gaan nu ineens van een situatie met 15 tot 17 debiteuren (de Zorgkantoren) naar een nieuwe situatie met meer dan 300 debiteuren, die allemaal hun eigen wensen, randvoorwaarden en declaratieformats hebben. Zie dan maar eens op tijd je geld binnen te krijgen…”
Columbus
Twee jaar geleden nam Infomedics het bedrijf The Beagle Armada over, een onderneming die sinds jaren actief is met haar Columbus-platform, en die declaratiesoftware levert aan zo’n 75 instellingen in de langdurige zorg (voorheen AWBZ) en de WMO. Het jaar 2014 werd door Infomedics gebruikt om de verschillen tussen haar eigen platform en Columbus – beide gebaseerd op Microsoft-technologie – te analyseren. Tegelijkertijd werd Columbus geschikt gemaakt voor facturering aan gemeenten en aangepast aan de veranderingen in de WMO, Jeugdwet en de GGZ. Op basis van deze analyses en het toepassen van ‘best practices’ werd het platform verder geoptimaliseerd. Zodoende is Infomedics nu klaar om met het Columbus-platform voor geautomatiseerd debiteurenbeheer haar dienstverlening uit te breiden in de Care, daarbij gebruikmakend van de kennis en ervaring en ook de schaalvoordelen van Infomedics zelf. “Eén plus één is drie”, zegt Emmens.
“De eerste zorg van instellingen en bestuurders in de afgelopen maanden was: hoe krijg ik contracten met gemeenten, hoe stel ik mijn omzet en de zorginkoop veilig? Heel begrijpelijk, maar nu breekt de volgende fase aan: die van het declareren, zorgen dat het geld ook echt binnenkomt. En dat is een vak apart, zeker door alle wijzigingen, eisen en verschillende formats die de gemeenten gebruiken. Daar kunnen wij zorginstellingen goed bij helpen.”
Kan Infomedics alle zorginstellingen van dienst zijn, en ze misschien wel redden van de ondergang? Emmens: “We moeten realistisch zijn. Wij zijn geen reddingsboei die in zijn eentje een organisatie kan redden. We kunnen wel zorgen dat het debiteurenbeheer, het incasseren, kortom, cash management in het algemeen op orde komt. Maar alles staat of valt met een goede registratie. En dat is de verantwoordelijkheid van de zorginstelling zelf. Wij zoeken dus klanten die het registratieproces redelijk op orde hebben, en daarin zie je momenteel binnen de care-sector grote verschillen. ”
‘Best of Breed’
Als positief voorbeeld noemt Emmens GGZ-instelling Noord-Holland Noord, een klant van Infomedics. “Zij hebben een duidelijke visie op hun eigen kerncompetenties, op hoe ze de processen willen inrichten, en op wat ze willen uitbesteden. En bij dat uitbesteden hanteren zij een ‘best of breed’-strategie, door niet te kiezen voor slechts één partij die alles verzorgt (‘One Box does it all’) maar voor verschillende partijen die ieder op hun eigen terrein – ECD, datawarehousing, declareren – de beste oplossing bieden, waarbij zij zelf de regie houden.”
Er zijn ook zorginstellingen die juist wel voor één aanbieder hebben gekozen als het gaat om ECD, ERP en declareren maar dat brengt volgens Emmens grote risico’s met zich mee. “Je maakt je enorm afhankelijk van één partij, en als er iets fout gaat, dan weet je nooit waar het precies fout gaat. Door ‘best of breed’ krijg je juist een ‘zelfreinigend’ systeem, waarbij de output van de ene partij gecheckt wordt door de andere.”
Factoring als vorm van financiering
Infomedics biedt ook factoring aan. Daarbij koopt zij de vorderingen van de zorginstelling en zorgt dat deze het geld binnen één of twee weken op zijn bankrekening heeft staan, waarna Infomedics voor eigen rekening en risico de incassering van de vorderingen op zich neemt. Op die manier kunnen zorginstellingen hun kasstroom optimaliseren en hun werkkapitaal vergroten.
Uiteraard doet Infomedics dit niet zomaar. “Meestal werken we eerst zes maanden of een jaar samen met de klant aan diens debiteurenbeheer, zodat we een goede indruk krijgen van de kwaliteit. Kiezen we dan samen met de klant voor factoring, dan is vaak ook overleg met de bank nodig, want de debiteuren zijn meestal aan de bank verpand. De bank wil daarom extra zekerheid, bijvoorbeeld door het rekening-courant krediet van de klant wat te verlagen. Maar per saldo wordt de zorginstelling er beter van. En banken werken graag met Infomedics samen.”
