Nog altijd worstelen veel bedrijven met het tijdig verkrijgen van betrouwbare bedrijfsinformatie uit hun SAP-systeem. Het lijkt een probleem van alle tijd, maar met BI4SAP Live van de BI-specialisten van Ensior, komt er schot in de zaak. Sander Honig, Commercieel Directeur bij Ensior: “Bedrijven hebben veel onrust van het feit dat SAP – met name in de hoek van hun Business Warehouse-oplossing – zich moeilijk laat ontsluiten. Met onze oplossing brengen wij rust.”
In het grotere MKB-segment zijn de it-mensen veelal de meeste tijd kwijt met het vergaren en bewerken van de gegevens en het samenstellen van de output. Daardoor blijft er nauwelijks meer tijd over voor de analyse, terwijl dat precies andersom zou moeten zijn. Bovendien levert de output vooral discussie op over de juistheid van de cijfers, omdat er meerdere versies van de waarheid bestaan. Kortom, er wordt veel tijd, geld geïnvesteerd in iets dat veel frustratie en onvoldoende rendement oplevert. Ensior is Gold Partner van SAP, maar Honig is eerlijk over de tekortkomingen van deze ERP-reus. “De middelen die SAP tot nu toe aanreikt om snel de juiste bedrijfsinformatie boven water te krijgen, zijn dusdanig complex dat het niet meer past in deze tijd van snelle informatievoorziening.”
Pijnpunten
Onvoldoende inzicht blijft veruit het grootste pijnpunt. “Wie inzicht wil verkrijgen via de SAP Business Warehouse-oplossing, moet daar flinke kosten en serieus tijd aan spenderen,” weet Honig. “SAP BW is weinig flexibel waardoor er geen snelle respons mogelijk is op business-vragen die iedere week kunnen veranderen. Ook is het verkrijgen van gecombineerde informatie over verschillende SAP-modules, zoals bijvoorbeeld SD en FICO niet standaard voorhanden. Er is ook grote behoefte aan integratie van gegevens uit SAP en niet-SAP-systemen.” Ook ontbreekt het aan realtime inzicht. Inzicht in cijfers tot en met gisteren volstaat voor een groot deel van de business-vragen, maar een creditcardmaatschappij wil echt nú weten wiens card tegelijkertijd in China en Afrika wordt gebruikt. Daarnaast is er voor een datawarehouse substantieel ict-beheer nodig. Honig: “Er moeten allerlei services en systeemlagen in leven worden gehouden. Als er dan ergens een rapport moet worden aangepast, kost het dagen om dit te realiseren, waarbij men kampt met afhankelijkheid van IT.”
Om al deze pijnpunten te verhelpen heeft Ensior BI4SAP Live ontwikkeld. De oplossing is volledig gebaseerd op SAP BusinessObjects. Honig meldt dat SAP volmondig onderkent dat deze oplossing het voor bedrijven gemakkelijker maakt om BI te beoefenen. “SAP ondersteunt ons ook daarin.”
Flexibel
BI4SAP Live maakt gebruik van een door Ensior ontwikkeld virtueel datamodel, de zogeheten Universe. De Universe is een semantische metadatalaag waarin de doorgaans onbegrijpelijke SAP-tabelnamen zijn vertaald naar business-termen. In de metadatalaag zijn tevens alle definities van de rapportage-objecten opgenomen. Geen discussies meer over de output dus, iedereen rapporteert via hetzelfde model. De Universe kan zonder tussenkomst van een Business Warehouse, informatie uit de SAP-tabellen (of een kopie daarvan) ontsluiten. Dit bespaart veel datawarehouse ontwikkelings- en beheerskosten en maakt je bijzonder flexibel.
De vier ‘s’-en en Ensior
BI-specialist Ensior is actief op vier gebieden: 1) Services, advies en consultancy op het gebied van BI. 2) Software, als reseller van SAP-producten. 3) Support voor de geleverde systemen en sinds twee jaar werkt het bedrijf aan Solutions. Daarvan is BI4SAP Live vooralsnog de belangrijkste exponent.
Virtueel kijkglas
Uit de duizenden tabellen van SAP heeft BI4SAP Live er ongeveer 450 gedestilleerd die nodig zijn voor rapportage en analyses. De tabellen die niet ter zake doen, blijven buiten beeld. Via het virtuele datamodel worden de meest gangbare modules van SAP aangesproken en eventueel gecombineerd met niet-SAP-systemen. Het slaat geen data op, maar is in feite een virtueel kijkglas. “Onze aanpak is mogelijk dankzij de snelle groei van de rekenkracht van SAP BusinessObjects, maar ook van de hardware, de CPU’s en het werkgeheugen,” aldus Honig. “Daardoor is het nu slimmer om de data virtueel te modelleren in plaats van fysiek, zoals in BW. Wanneer ik bijvoorbeeld de omzet per vertegenwoordiger per productcategorie over een bepaalde periode wil weten, dan selecteer ik die objecten eenvoudigweg in BI4SAP Live. Via dat kijkglas haal ik de informatie uit de benodigde tabellen in SAP om die vraag te beantwoorden.”
Dit kan realtime, maar de klanten doen dit meestal op een platte dagelijks bijgewerkte kopie van de betreffende tabellen in een uiterst snelle Sybase IQ rapportagedatabase. De licentie hiervoor zit inbegrepen in de SAP BusinessObjects Analytic Edition.
In de praktijk
Modiform, een productiebedrijf van verpakkingen en kweeksystemen voor de tuinbouw, had behoefte aan snellere informatievoorziening, met rapportage over diverse SAP-modules heen. Ook wilde het bedrijf minder it-afhankelijkheid. De business-manager moet zelf zijn analyses kunnen doen. Na een grondig onderzoek van de diverse mogelijkheden, zoals Every Angle, Business Insight voor SAP van VCD en QlikView, koos het bedrijf voor BI4SAP Live van Ensior. Een belangrijk criterium was het gemak en flexibiliteit van het verkrijgen van de rapportage. De andere tools bleken toch te moeilijk. Er werd in twee weken een Proof of Concept gedaan, waarna de klant reageerde: “Hier heb ik nu vijf jaar op gewacht. Voor het eerst heb ik nu inzicht in mijn winstgevendheid per klant.”
In totaal bevat BI4SAP Live 30 informatiegebieden op de meest gebruikte SAP modules. Als quick-start wordt een hele set standaardrapporten mee geleverd. Met BI4SAP Live levert Ensior een oplossing voor alle bestaande pijnpunten. De direct aantoonbare winst bestaat uit inzicht, flexibiliteit en tijdwinst. Minder eenvoudig aantoonbare voordelen zitten in de informatievergaring zelf. Met snelle en juiste informatie over bijvoorbeeld de gemiddelde uitstaande betaling per klant, gecategoriseerd naar belangrijke en minder belangrijke klanten, kan veel beter worden gestuurd op het incassotraject. Daarin, in het nemen van slimmere beslissingen, liggen de grootste voordelen. Volgens Honig ligt de toekomst in datagedreven bedrijfsvoering. “Als je organisatie niet datagedreven is en niet analytisch wordt bestuurd, ga je het verliezen.”
