Lync is een nieuwe manier van communiceren

Binnen korte tijd een kleine 900 werkplekken binnen Europa en Afrika overschakelen van een veelheid aan PBX’en en andere telefonie-oplossingen naar één Unified Communications-platform. En dat alles met een ict-afdeling die zeven mensen telt. Het klinkt als een sprookje, maar MOL Europe heeft het voor elkaar gekregen: binnen één jaar over op Microsoft Lync.

MOL Europe is het grootste scheepvaartconcern ter wereld, met in het boekjaar 2013 een totale omzet van ruim 20 miljard dollar, 9.465 werknemers wereldwijd, 414 bedrijfsonderdelen en een vloot van 975 schepen. Ook zijn er nog aanpalende activiteiten zoals de exploitatie van eigen cruiseschepen in Azië. Toch geniet de in 1879 opgerichte MOL Group (of voluit: Mitsui O.S.K. Lines, Ltd.) geen enorme bekendheid buiten zijn sector. “Een relatief onbekende parel,” zo omschrijft Jerry van Rijthoven, manager IT Europe & Africa bij de divisie die zich binnen MOL Europe bezighoudt met containervervoer, ‘zijn’ bedrijf. Hij is verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de ICT bij de vestigingen op de twee continenten die hij onder zijn hoede heeft. MOL Europe heeft twintig kantoren in Europa en elf stuks in Afrika. In het Nederlandse Poortugaal zetelt het hoofdkantoor van zowel de Benelux als de regio Europa/Afrika. In Rotterdam is nog een datacenter gevestigd van waaruit de bewuste vestigingen worden bediend. In totaal gaat het volgens de manager IT om circa 900 kantoorwerkplekken.

M1405.p24.06_MOL_Ship

Naar één oplossing

Communicatie is in de scheepvaart van cruciaal belang, zo vertelt Van Rijthoven. Hij ging dan ook niet over één nacht ijs toen er medio 2012 een beslissing moest worden genomen over het updaten of vervangen van de bestaande telefonieoplossing in het Poortugaalse hoofdkantoor. “Wij hadden destijds hier een ‘klassieke’ PBX, niet eens Voice over IP, staan van leverancier Avaya. De vervanging daarvan was eigenlijk de aanleiding voor het overgaan naar een communicatieomgeving op basis van Microsoft Lync. Daarbij kwam dat elke vestiging in Europa en Afrika zelf verantwoordelijk was voor de telefonie. Dat is historisch gegroeid: wij hebben in de loop der tijd agenten van ons in bepaalde landen overgenomen. Zij hadden veelal al een eigen telefonie-infrastructuur staan en die is vervolgens gebleven. Dat gold overigens ook voor andere telefonie-gerelateerde zaken, zoals contracten met operators en type verbindingen. Het was voor ons inderdaad best lastig om hiervoor vanaf één centrale plek support te verlenen.”

Kosten
Voor Jerry van Rijthoven was het duidelijk dat de volgende stap in telefonie voor MOL Europe in de hoek van Voice over IP moest worden gezocht. Hij bekeek een aantal mogelijke oplossingen van diverse makelij. “Uiteindelijk ben ik op Microsoft Lync uitgekomen. Dat had in de eerste instantie met name te maken met de kosten. Ook hoef je voor Lync geen speciale, dure, hardware te kopen. Met wat aanpassingen konden wij de Lync-oplossing gewoon in ons bestaande datacenter hosten. Al met al scheelde het met de andere alternatieven een paar ton aan euro’s.” Wel viel bij de implementatie van Lync enige functionaliteit weg die bij de ‘klassieke’ PBX wel aanwezig was. “Dan moet je denken aan zaken als ‘call pickup’: dat je de telefoon van een collega met een druk op de knop kunt opnemen. Dat kan overigens weer goed worden opgelost door de aanschaf van speciale software die door een andere partij dan Microsoft wordt gemaakt. Anderzijds kregen we er met Lync veel functionaliteiten bij. Want dat is een fout die sommige organisaties maken: zij zien Lync louter als een telefonie-oplossing terwijl het juist een nieuwe manier van communiceren inhoudt.”

Geen ‘ja’ en ‘amen’
De ict-afdeling van Jerry Rijthoven is compact te noemen: met slechts zeven mensen (inclusief Rijthoven zelf) worden de Europese en Afrikaanse vestigingen bediend. Dat betekent ook dat hij, gezien de specialistische natuur van het project, ondersteuning voor het datacenter-gedeelte nodig had. Hij vond uiteindelijk aansluiting bij het Nederlandse bedrijf Communicativ B.V., specialist op het gebied van Microsoft Lync-projecten. “Zij hadden niet alleen de benodigde kennis en ervaring in huis,” vertelt Rijthoven, “maar zij durfden ook tegengas te geven en onafhankelijk advies uit te brengen. Ik heb liever iemand die tegen mij zegt: ‘Dat moet je niet zo doen want dat gaat fout’ dan iemand die ‘ja’ en ‘amen’ zegt en vervolgens de boel laat stranden. En, ook belangrijk: Communicativ toonde zich ook in de praktijk bijzonder flexibel. De implementatie van de kantoren doen wij overigens zelf. Daarvoor heb ik twee eigen teams van twee mensen samengesteld, die zijn getraind door de heren van Communicativ. Zij gaan de verschillende kantoren af en zorgen voor de lokale implementatie. Communicativ staat tijdens de migraties ons bij vanuit ons hoofdkantoor.”

Flexibiliteit
Die flexibiliteit was zo nu en dan hard nodig, aldus Van Rijthoven. Een implementatietraject dat in zoveel landen met een grote verscheidenheid aan randvoorwaarden (zoals aanwezige infrastructuur) speelt, kent ook de nodige obstakels. “In Frankrijk liepen wij bijvoorbeeld tegen zo’n onvoorzien obstakel op. Het kantoor daar had een contract met een Franse operator die de infrastructuur verzorgde. Op papier was het allemaal klip en klaar en zouden er geen problemen mogen voorkomen. Dat bleek echter niet het geval te zijn. De Franse operator had een cruciaal onderdeel niet geleverd. Communicativ heeft in overleg met ons hier direct op geacteerd en einde middag was een van hun mensen op onze vestiging in West Frankrijk aanwezig. Uiteindelijk hebben wij ter plekke een andere oplossing verzonnen en geïmplementeerd. Die flexibiliteit moet je wel kunnen hebben. Al onze kantoren zijn voorzien van Audiocodes SBA’s. Hiermee zijn wij verzekerd van voortgang van de lokale telefonie bij eventuele uitval van connectiviteit tussen hoofdkantoor en kantoor. Op ons hoofdkantoor werken wij met 200 medewerkers over wifi, wat overigens zeer goed werkt. Het is wel essentieel dat je netwerk hiervoor is ingericht.”

M1405.p24.mol_celebration_v4

Leuk, technisch en logistiek

Eric Hartsink, Directeur Communicativ, vertelt hoe zij in gesprek kwamen met MOL via hun partner Dutch ICT. “Zij ondersteunen MOL in hun ict-vraagstukken van server tot kantoorwerkplek. Na een aantal gesprekken is de selectie op ons gevallen mede door de hoeveelheid referenties en ‘tegengas’ zoals Jerry het verwoord. Het project hadden we in eerste instantie uitgewerkt op basis van Lync 2010, maar met de komst van Lync 2013 konden wij een hogere beschikbaarheid garanderen met een minder complexe infrastructuur. Wij hebben bij de releasedatum direct alles omgezet naar Lync 2013. De vele verschillende landen met ieder hun eigen infra-vraagstukken vormden een erg leuke, technische en logistieke uitdaging voor ons en de MOL it-afdeling.”

Na de volledige (technisch) installatie is Lync naar de organisatie gebracht doormiddel van hand-on-training, train-de-trainer-concept en ondersteuning van simpele, korte introductiefilmpjes voor eindgebruikers. Resultaat, een volledige adaptatie van Lync en zijn functionaliteiten in de organisatie, een behoorlijke kostenbesparing onder meer op audio- en video-conferencing tussen de kantoren en een hogere efficiëntie en productiviteit in het communicatieproces.

Communicativ is een bewezen specialist in Microsoft Lync, Exchange en Office365 vraagstukken. Voor meer informatie www.communicativ.nl

 

Gerelateerde berichten...