Gemeentes en andere (semi)overheidsinstellingen creëren veel documenten. Het handmatig samenstellen van bijvoorbeeld vergunningen of correspondentie met burgers kan heel efficiënt met het documentcreatiesysteem xential. Directeur Ruud Vos: “Wij zijn als het ware een superhandig doorgeefluik van data en documenten.”
Met xential heeft een ambtenaar automatisch alle sjablonen of templates voor documenten tot zijn beschikking. Het unieke van xential is dat het systeem naadloos gekoppeld kan worden met DMS, zaak -en backofficesystemen. “Data in zaakgerelateerde correspondentie wordt vooraf ingevuld”, legt Vos uit. “Dat hoeft niet meer handmatig te gebeuren. In het document staat dus de juiste informatie en het is direct in de juiste huisstijl opgemaakt. De gebruiker kan vervolgens zijn eigen expertise kwijt in het document. Het document wordt daarna op de juiste wijze aangeboden aan archiveringssystemen.
Eén oplossing
Xential blinkt uit in het centrale beheer van sjablonen. Het systeem is inzetbaar voor algemene sjablonen, maar ook voor sjablonen uit zaaksystemen en backoffice-applicaties. “Een groot voordeel is dat het allemaal in één systeem samenkomt”, vertelt Vos. “Veel gemeentes werken nog met diverse losse applicaties en modules voor het creëren van documenten. Vaak wordt een documentgenerator alleen ingezet voor algemene sjablonen, voor zaakgerelateerde documentcreatie of voor Office 365. Met xential kun je wel vier of vijf systemen vervangen door één oplossing en kan er applicatieharmonisatie worden toegepast.
Onafhankelijk
Het systeem van xential is web-gebaseerd. Links in het scherm toont de ‘live preview’ direct hoe een document eruit komt te zien. Rechts in het scherm kan de gebruiker het document samenstellen met informatie vanuit een van de gekoppelde systemen, of met eigen tekst. “Het live preview scherm wordt door onze klanten zeer gewaardeerd”, aldus Vos. “En het mooie is dat de creatie van het document volledig onafhankelijk is van de bestaande applicaties en dat het ook in praktisch ieder gewenst formaat kan worden afgeleverd. Documenten worden steeds meer in html, xml of pdf gemaakt, de verwachting is dat documenten steeds minder in de extensies docx en xlsx worden gemaakt. Ook de verzendwijze is onafhankelijk. De burger geeft aan dat hij een document graag fysiek in de brievenbus ontvangt of op zijn mobiel. Dat kan allemaal.”
Samenwerken
Vos benadrukt het belang van samenwerking in de toekomst. “Nu maken we al verbindingen tussen applicaties. Wij zien in de toekomst dat we ook als mensen meer gaan samenwerken, tegelijkertijd aan één document. Vaak moet een collega nog een document bekijken of bewerken. Xential is volop bezig om in te spelen op deze ontwikkeling.”
Zien is geloven
Xential is heel gemakkelijk voor gebruikers en beheerders. Het proces, sjablonenbeheer en beheer van metadata kunnen met laagdrempelige kennis worden ingericht. Programmeerkennis is al helemaal niet nodig. In onderstaand filmpje is te zien hoe een gebruiker zaakgericht werkt met xential. Zien is geloven.
https://www.youtube.com/watch?v=AHya_Nka45Q
