Personeelsplanning bij organisatie voor ouderenzorg in Tilburg

eChemoCoach

“Rust in de roosters”

De personeelsplanning bij De Wever, organisatie voor ouderenzorg in Tilburg, is bepaald geen sinecure. De instelling telt 3000 cliënten (intramuraal, extramuraal en voor dagactiviteiten), 3000 medewerkers (1500 fte) en 1000 vrijwilligers. Al deze mensen zijn verspreid over vijftien locaties. Dan valt er wel het een en ander te plannen.

“Moeten jullie dat niet zelf doen, vertellen over jullie eigen product?” vraagt Julius Roorda, lid Raad van Bestuur van De Wever, aan ons, de mensen van PlanningIT. Dat zouden we kunnen doen, want we zijn ervan overtuigd dat we goed werk leveren. Toch bepalen de klanten van PlanningIT of dat ook echt zo is. “Mogen we dan ook kritisch zijn?” vraagt Roorda vervolgens. Jazeker! Dat zijn we zelf ook. Daarom luisteren we altijd goed om zeker te weten dat onze dienstverlening onze klanten echt ondersteunt in hun ambities.

Visie en strategie
De Wever is ontstaan uit een fusie van Tilburgse zorginstellingen voor ouderen. Roorda: “Dit was de aanleiding om alle bedrijfsprocessen, waaronder de personeelsplanning, eenduidig in te richten. De Wever is daarbij niet over één nacht ijs gegaan. Het is niet zo dat je een pakket koopt en klaar. Zo werkt dat niet. Je moet eerst kijken wat je wilt, wat je nodig hebt. Vanuit strategisch oogpunt, voor de langere termijn.” Willy Verkuijlen, manager PO&O, vult aan: “Het gaat om hoe je wilt plannen, vanuit welke visie. En wat wordt de rolverdeling? Zo’n project ‘personeelsplanning’ gaat over veel meer dan de technische implementatie van een softwarepakket.”

Cliënten centraal
“We wilden in ieder geval naar één systeem,” vertelt Roorda. “Belangrijk hierbij is allereerst dat we de overstap maken van ‘plannen vanuit budget’ naar ‘plannen vanuit behoeftes van cliënten’. Daarnaast moeten medewerkers direct betrokken zijn en ook invloed hebben op het planningsproces. Zij hebben per slot van rekening direct te maken met de cliëntvraag en weten wat nodig is.” Evelyn Bongers, hoofd Informatisering en Automatisering, noemt nog een belangrijk uitgangspunt: “Afstemming van verschillende systemen en uitwisseling van gegevens. Zo krijg je overzicht over de personele capaciteit in de hele organisatie en kun je medewerkers flexibeler inzetten.”

“Het is een organisatieverandering”
“Pas toen duidelijk was, hoe we het roosterbeleid bij De Wever wilden inrichten,” schetst Roorda, “zijn we op zoek gegaan naar een pakket voor personeelsplanning. PlanningIT is met SP-EXPERT© uit de selectie gekomen. PlanningIT leek ons een geschikte partner voor de langere termijn.” Het implementatietraject is gestart met een pilot op twee locaties. Dat is goed verlopen en in 2013 is gestart met de uitrol van SP-EXPERT© naar alle locaties. Roorda: “Wat mooi is aan SP-EXPERT© is dat we mee kunnen ontwikkelen. We kunnen het pakket helemaal aanpassen aan wat wij nodig hebben.” Verkuijlen heeft ontdekt dat het gaat om de details. “Daar moet je echt aandacht voor hebben. Het is een organisatieverandering. De planners moet je hierin meenemen, zodat zij groeien in hun nieuwe rol. Alleen zo wordt effectief gebruikgemaakt van de functionaliteiten waarvoor we het pakket hebben aangeschaft. Anders werken we op de ouderwetse manier in een hypermodern systeem.”

Professionalisering planner
Vrijgestelde planners waren er al bij De Wever, maar de rolverdeling tussen leidinggevenden en planners is nu veel helderder. Verkuijlen: “De planner wikt, de leidinggevende beschikt… indien nodig. Het definitief vaststellen van het rooster blijft de taak van de leidinggevende. Maar de meeste vraagstukken kan en mag de planner zelf oplossen. Dat vergt een hoge mate van professionaliteit. De planners hebben nu veel meer een adviserende rol. Zij zijn enthousiast over SP-EXPERT© als hulpmiddel.”

Horizon van de planning
Er is veel meer rust in de organisatie sinds er drie maanden vooruit wordt gepland. “Rust in de roosters,” geeft Verkuijlen aan als motto. “Dat is prettig voor het personeel. De flexibele en vaste ruimtes in de roosters zijn helder, de horizon van de planning is verlegd. De balans tussen werk en privé is verbeterd. Medewerkers hebben toegang via een webportal en kunnen zelf invloed uitoefenen op hun rooster door voorkeuren door te geven. Binnen randvoorwaarden uiteraard, maar die worden bewaakt door het systeem.”

Resultaat
Volgens Roorda wordt de personeelsplanning steeds beter afgestemd op de zorgvraag. “Ik verwacht bovendien een besparing van 1 à 2 procent. Een flink bedrag over een totaal van 60 tot 70 miljoen euro aan personeelskosten per jaar.”

Bongers ziet ook tijdwinst: “De planners krijgen minder vragen, doordat medewerkers zelf inzicht in hun gegevens hebben en het proces is minder foutgevoelig.”

“De winst is het overzicht op stichtingsniveau,” vindt Verkuijlen. “Alles zit in één systeem, waardoor je snel ziet waar frictie ontstaat tussen vraag en aanbod van personeel en dus ook snel kunt ingrijpen. Bijvoorbeeld door medewerkers van een locatie waar het nu wat minder druk is in te plannen bij een locatie waar ze handen tekort komen.”

“Zonder wrijving geen glans”
De kritische noot hebben we nog niet gehoord. “Ach,” begint Roorda. “Weet je, bij dit soort projecten loopt het altijd wel ergens spaak. Je hebt natuurlijk een ideaalbeeld voor ogen, verwachtingen, maar de realiteit is weerbarstig. En dan heb je wel eens woorden.” Maar Julius Roorda is tevreden. “Het verloopt allemaal goed. PlanningIT heeft elk probleem ten positieve weten te keren. En zonder wrijving geen glans!”

De Wever is klant van PlanningIT, specialist in personeelsplanning
De molen 19
3994 DA Houten
T: 030 6927 163
F: 030 3925 094
E: info@planningit.nl

 

www.planningit.nl

 

 

Gerelateerde berichten...