“Goed plannen is écht een vak”
Een goede personeelsplanning is voor veel zorgbestuurders geen issue. Terwijl daar veel te halen is, betoogt Ronald Helder, managing consultant bij adviesbureau in het sociale domein Talenter. “Soms is er zomaar sprake van 40 fte teveel personeel. Simpelweg omdat niemand z’n vingers durft te branden aan het werkrooster.”
Ronald Helder begeleidt al meer dan tien jaar zorginstellingen met het bereiken van een betere balans tussen inkomsten en uitgaven. Ook richt hij zich op het bevorderen van de medewerkerstevredenheid. Hij constateert dat er nog veel te vaak sprake is van een complete mismatch tussen de inzet van personeel en de zorgbehoefte bij patiënten, wat zich uit in teveel medewerkers of medewerkers met de verkeerde kwalificaties. “Dat komt vooral omdat niemand durft door te pakken. Roosters zijn vaak gebaseerd op de rechten en toezeggingen die ooit aan medewerkers zijn gedaan. Er wordt daardoor om de medewerker heen gepland. Gaandeweg zijn die roosters steeds meer vervuild geraakt met achterhaalde toezeggingen. Het draait. En dus durft niemand er ingrijpend in te veranderen. Want kom je aan het rooster, dan kom je meteen aan de rechten van de medewerker. Maar daardoor gaat de basis van de financiering – de zorgzwaartepakketten of diagnose-behandelcombinaties – steeds meer naar de achtergrond en verdwijnt de cliënt teveel uit beeld en dat is erg jammer.”
Plannen is een vak
De baten en lasten zijn daardoor in veel instellingen volstrekt in onbalans geraakt, stelt Helder. Anders gezegd:de balans tussen de financiering (gebaseerd op de indicatie of diagnose) en de kosten (vooral: personele inzet).
“Instellingen zijn net als productiebedrijven een soort urenfabrieken,” stelt Helder vast. “Je krijgt financiering gebaseerd op de zorgzwaartepakketten of dbc’s. Daar moet je het mee doen. Maar de inzet van personeel is daar in de loop van de tijd compleet los van komen te staan. Met als gevolg: financiële tekorten, inzet van te laag of te hoog gekwalificeerd personeel of juist te veel personeel in verhouding tot de vraag. Soms kom ik situaties tegen waarin een instelling meer dan 40 fte méér heeft rondlopen dan de inkomsten rechtvaardigen. Dan is het niet zo gek dat je met je geld niet uitkomt.”
Maar er is meer mis, vervolgt Helder, die inmiddels tientallen zorginstellingen hielp een goed planningssysteem te selecteren en te implementeren. “Ik zie nog veel te veel instellingen waar roosteren er zo’n beetje bijgedaan wordt. Iemand doet dat in z’n vrije tijd of in uren die eigenlijk voor zorg bedoeld zijn. En vaak is zo iemand hier niet voor opgeleid en niet heel goed op de hoogte van allerlei regelingen en vormen van financiering. Terwijl een goede planning maken écht een vak is. Ik zeg bewust planning, want het gaat om een proces waarbij je goed vooruitkijkt, anticipeert op ontwikkelingen, rekening houdt met leeftijdsopbouw en verloop in personeel en cliënten en met nog van alles meer.”
Verworven rechten
De oplossing is op het oog simpel: maak de berekening opnieuw door de inkomsten te objectiveren op basis van de zzp’s of dbc’s. En daarnaast: breng opnieuw in kaart of de gehanteerde uitgangspunten nog wel kloppen. En maak op basis daarvan een goede planning, waarbij je zorgt dat de medewerkers met de juiste kwalificaties de gevraagde zorg kunnen bieden. Maar zo eenvoudig is het in de praktijk niet, weet Helder. “Kom je aan het inzetrooster, dan kom je aan de medewerker. Die heeft vaak allerlei rechten verworven, in aansluiting op het privéleven. Dus: niet inroosteren op woensdagmiddag als de kinderen thuis zijn of op de dinsdagavond, want dan is de wekelijkse volleybaltraining en liefst ook zo min mogelijk in het weekend om vaak naar de caravan te kunnen. De langstzittende medewerkers hebben de oudste rechten, met als gevolg dat nieuw personeel voor de vervelendste diensten opdraait. Die kunnen dat vaak niet bolwerken en haken voortijdig af. Vaak is er door nietoptimaal roosteren ook sprake van veel ATW-overschrijdingen wat aan het eind van het jaar een stuwmeer aan overuren met zich meebrengt. Die kunnen natuurlijk uitbetaald worden, maar daar heeft de instelling vaak de middelen niet voor. Kortom, je haalt nogal wat overhoop als je hiermee aan de slag gaat, maar er is wel een wereld te winnen. Dus moet je het wel doen.”
Verborgen goud
Helder schat in dat tweederde van de instellingen – vooral ziekenhuizen, ggz-instellingen en instellingen voor verstandelijk gehandicapten – enorme winst te behalen is door beter te plannen. “Ik noem het wel eens het verborgen goud. Men beseft het niet of men steekt de kop in het zand, bang te veel overhoop te halen. Maar laatst maakte ik mee dat een instelling met 1100 medewerkers, niet eens zo heel groot dus, een besparing van ruim 100.000 euro per maand bereikte door dit beter te organiseren. Het gaat dus wel ergens over. Ik denk dat heel wat instellingen de boven hun hoofd hangende bezuinigingen in belangrijke mate kunnen opvangen door dit beter te organiseren.”
Daarbij draait het om de juiste combinatie van drie factoren, benadrukt hij: “De juiste systemen, de juiste processen en een professionele planning. Een flinke operatie, waar veel instellingen tegenaan hikken. Ik begrijp die aarzeling wel. Je zult vooral ook een cultuurverandering moeten doorvoeren en daar vanaf het begin de medewerkers bij moeten betrekken. Met name in de zorg zie je dat het heel moeilijk is om over cijfers en geld te praten. Je moet medewerkers daarom duidelijk maken dat dit niet alléén over geld gaat, maar ook over medewerkerstevredenheid, over een betere balans tussen privé en werk voor álle medewerkers en last but not least om een betere zorg voor de patiënt of cliënt. Medewerkers zijn vaak bang hun verworven rechten kwijt te raken. In de praktijk blijkt dat erg mee te vallen. Je komt heel veel tegen dat die vrije woensdagmiddag een overblijfsel is van een oude afspraak. Hij stamde uit de tijd toen de kinderen naar de basisschool gingen. Intussen gaan die allang naar de middelbare school. Je maakt een nieuwe indeling waarbij ook nieuwe medewerkers met hun wensen aan bod komen. Dat leidt tot een veel eerlijker verdeling. Je zorgt er zo voor dat niet alleen jonge collega’s de onaangename diensten hoeven te draaien. En dat cliënten vaker kunnen rekenen op de zorg door die bekende, vertrouwde medewerker. In het overgrote deel van de situaties kan ook in de nieuwe planning met de wensen van iedereen goed rekening gehouden worden. Dat betekent een betere balans tussen privé en werk en daardoor minder uitval, een grotere tevredenheid en minder uitstroom.”
Eerder bijsturen
In de nieuwe situatie is er ook een koppeling gemaakt tussen het hr-systeem, het cliëntregistratiesysteem en het financiële systeem. De planning is op alle drie gebaseerd en wordt op een professionele manier gedaan met professionele tools. Er is een deugdelijke begroting en capaciteit kan veel beter worden gemanaged. “En in plaats van eens per jaar te kijken naar te veel gewerkte uren wordt er elke maand gekeken of een en ander nog in de pas loopt”, zegt Helder. “Daardoor kan een instelling veel eerder bijsturen en voorkom je een megabedrag aan uit te betalen overuren aan het eind van het jaar. Een juiste toepassing van de jaarurensystematiek is hierin van wezenlijk belang”
De technieken om het allemaal mogelijk te maken zijn er. Waarom is er dan nog in zoveel instellingen een wereld te winnen? “De planning is voor veel bestuurders gewoon geen issue. Men beseft te weinig wat er aan voordelen te halen valt. Vaak zit men er ook al te lang en is de inefficiëntie er ongemerkt ingeslopen. Ik begin dan ook vaak met dat inzichtelijk te maken. Als bestuurders daarmee geconfronteerd worden is wel duidelijk dat men er niet omheen kan.” Bestuurders meenemen naar instellingen die het wel goed voor elkaar hebben? “Dat zou mooi zijn. Maar helaas ziet men elkaar in de zorg toch nog vaak als concurrenten en is een dergelijke manier van kennis delen zeer ongebruikelijk. Ook wat dat betreft is er in de zorg nog een wereld te winnen.”
Wilt u meer weten over het digitaliseren van HRM als voorwaarde voor een goede planning? Vraag de gratis whitepaper ‘e-HRM in de Cloud’ aan op www5.youforce.com/eHRM-Zorg
