De meeste ambtenaren werken al met een ‘own device’. SmartDocuments stelt ze in staat nu ook hun ‘own application’ te kiezen. De leverancier van document management software stelt zijn mobiele platform gratis ter beschikking aan gebruikers, die zonder hulp van IT met de software aan de slag kunnen.
Administratieve rompslomp. Het is een kwaal die vrijwel iedere grotere organisatie teistert, ook overheidsorganisaties. Veel van hen werken al met SmartDocuments voor taken als het creëren en opslaan van documenten. Doordat bekende data door het systeem worden ingevuld en medewerkers automatisch het juiste sjabloon kiezen, kunnen ze zich focussen op de eigenlijke inhoud van het document in plaats van op het toepassen van de juiste huisstijl en het correct overnemen van gegevens.
Doe het zelf
Nu steeds meer ambtenaren mobiel gaan werken, stelt SmartDocuments de basisfunctionaliteiten uit zijn mobiele platform gratis aan hen ter beschikking. CEO Marco Drost: “Overheden stimuleren aan de ene kant Het Nieuwe Werken. Ze geven medewerkers – al dan niet via een BYOD-regeling – een eigen device. Maar de applicaties om mobiel te kunnen werken, blijven achter. Mobiel werken zou de efficiency moeten verhogen, maar in de praktijk werkt het eerder efficiencyverlagend. En dat terwijl medewerkers zelf heel goed weten hoe ze hun werk efficiënter kunnen doen. Ze willen niets liever dan hun administratieve lasten verminderen, want niemand vindt dat een leuk onderdeel van zijn of haar werk. Maar ze moeten vaak lang wachten voordat IT aan die wens tegemoet komt. Daarom hebben wij het concept ontwikkeld: Bring Your Own Application.”
Gov2020
SmartDocuments stelt zijn mobiele platform gratis ter beschikking aan eindgebruikers via Gov2020. Dit is een landelijke omgeving waar ambtenaren de software kunnen downloaden en aanpassen. Ze kunnen hun eigen sjablonen ontwikkelen en deze met elkaar delen. Daardoor hoeven gebruikers niet steeds zelf het wiel uit te vinden, ze kunnen gebruikmaken van wat anderen al hebben ontworpen. Via Gov2020 kunnen ze tevens ideeën en ervaringen uitwisselen.
Stop verspilling belastinggeld
In eerste instantie is het platform vooral gericht op mobiele werkers zoals sociaal werkers, gezinshulpen, politie en brandweer. Zij kunnen zonder lange procedures, zonder hulp van hun it-afdeling en zonder verspilling van belastinggeld de basisfunctionaliteit in ons mobiele platform gebruiken. Drost: “Wij zorgen voor beschikbaarheid, veiligheid en standaardisatie. In de gratis versie vinden gebruikers alle basisfunctionaliteit. Willen medewerkers meer, zoals slimme integraties met backend applicaties, dan hebben we de medewerking van de it-afdeling nodig. Het is echter veel makkelijker om die medewerking te krijgen als er al tien gebruikers zijn die zeggen: ‘Dit helpt ons in ons werk’.”
