66Controls optimaliseert bedrijfsondersteunende processen ziekenhuizen
Financiële druk, tekort aan gekwalificeerd personeel en het stilvallen van digitalisering en automatiseringsinitiatieven. Pieter van der Poel, oprichter van it-dienstverlener 66Controls, komt het dagelijks tegen bij zijn opdrachtgevers, Nederlandse ziekenhuizen.
“De integratie tussen systemen is vaak beperkt”, vertelt Van der Poel. “Bovendien is alles – organisaties, financiering, processen, technologie – voortdurend in beweging. Dat maakt het speelveld dynamisch, maar ook complex en onoverzichtelijk.” 66Controls specialiseert zich in het optimaliseren van de bedrijfsondersteunende processen – financiën, inkoop, logistiek, HR, ICT enzovoort – binnen ziekenhuizen. Daar valt volgens hem nog enorme winst te behalen. Een gesprek over de it-realiteit, obstakels, maar vooral over voor de hand liggende mogelijkheden.
Geen framework
Van der Poel: “De meeste ziekenhuizen – ook de grote en academische – maken in hun bedrijfsondersteunende systemen gebruik van applicaties die tien jaar of nog ouder zijn. Zulke applicaties zijn al afgeschreven. Het meeste draait nog on premise en als die systemen en data al met elkaar zijn gekoppeld, dan is dat handmatig gebeurd of met plakbandjes.” Dit hindert diverse processen enorm. In het algemeen ziet hij bij it-verantwoordelijken wel de bereidheid om te verbeteren. “Maar ja, wat is in dat geval de juiste marsroute? Zelden zie in een ziekenhuis een framework voor integratie, dat voorschrijft hoe applicaties en deelsystemen met elkaar moeten praten.”
De eerste stap
De it-realiteit van het gemiddelde ziekenhuis – ongeacht of het nu klein, middelgroot of groot is – is vaak een archipel van verschillende it-systemen en applicaties, geleverd en ondersteund door diverse leveranciers, op verschillende platformen die niet of slechts gebrekkig met elkaar communiceren. “Met een mooi woord zou je dat een ‘hybride applicatielandschap’ kunnen noemen”, zegt Van der Poel. “Er is aantoonbare procesinefficiëntie, er wordt onnodig energie en geld verspild. Juist daarom is het essentieel om die eerste stap te durven zetten.”
Binnen ziekenhuizen zijn de it-experts en -architecten vooral bezig om over de primaire processen na te denken, ze te analyseren, te beschrijven en te verbeteren. “Maar voor de bedrijfsondersteunende processen ontbreken zulke architecten. Terwijl dat wel heel nuttig en nodig zou zijn,“ aldus Van der Poel. Dat is precies waar de expertise van 66Controls in beeld komt.
Procesarchitect
Van der Poel omschrijft 66Controls als dé specialist in de bedrijfsondersteunende processen en systemen in de zorg. Hij doelt daarbij op disciplines als financiën, logistiek, inkoop, maar ook ict- en contractmanagement. “Meer en meer richten wij ons op de integratie tussen deze processen en de primaire processen ondersteund door een EPD. Ons doel is om de investeringen van de ziekenhuizen in deze processen en systemen optimaal te laten renderen. Daar valt nog veel in te bereiken. 66Controls ontfermt zich als procesarchitect in de zorg over al deze bedrijfsondersteunende processen. Wij doen analyse en advies, maar we implementeren het ook. We integreren en koppelen de systemen ook écht.” De klantenlijst van 66Controls is lang en indrukwekkend, met namen als ETZ, Haaglanden MC, Gelderse Vallei, Rivas Groep, Radboud MC, VU MC, LUMC, Erasmus MC enzovoort.
Duidelijke opdracht
“Gelukkig is het niet langer nodig of gewenst om naar één alomvattend ERP-systeem te gaan,” zegt Van der Poel. “Die gedachte hebben we met zijn allen laten varen. Cloudtechnologie maakt het prima mogelijk om het gewenste hybride landschap in stand te houden, maar dan wel met een veel betere communicatie tussen de verschillende deelsystemen en applicaties.” De businesscase moet kloppen en een eerste vereiste is dat applicaties gemakkelijk en flexibel (mobiel, multidevice) te gebruiken zijn. Hier ligt volgens Van der Poel ook een duidelijke opdracht voor IT. “IT-managers zullen beleid moeten ontwikkelen en voorwaarden stellen. De vragen die zij moeten stellen zijn: Wat doe ik met mijn bedrijfsondersteunende systemen? Wat is de roadmap? Hoe integreer ik die met elkaar en met de primaire processen? Er is geen easy solution. Complex zal het blijven.”
Doorlopen en stromen
De diverse bedrijfsondersteunende processen lopen behoorlijk uiteen; facturatie en het innen, het loodsen van medewerkersgegevens door diverse systemen (HR), de datastroom rond projecten, financiën, inkoop, logistiek, werkaanvragen. 66Controls heeft een koffer vol met oplossingen die ze bij ziekenhuizen helpen inrichten en optimaliseren. “We nemen het proces als uitgangspunt”, zegt Van der Poel. “Dat gaan we vervolgens optimaliseren, ook wanneer dat proces door meerdere systemen loopt. Vaak blijven verschillende subsystemen naast elkaar draaien. Maar door het aanbrengen van koppelingen zorgen we ervoor dat het proces kan doorlopen, of dat het – als het is vastgelopen – opnieuw gaat ‘stromen’.”
De AH-Loop
De zogeheten ‘AH-Loop’ is een sterk staaltje van integratie. Met dit paradepaardje heeft 66Controls al bij diverse ziekenhuizen grote winst behaald door de zorglogistieke keten – met in het hart de OK – en bedrijfsondersteunende processen te stroomlijnen. Bij grootgrutter Albert Heijn is de voorraadsituatie tot in detail bekend en weet men op het moment dat een klant een bepaald product afrekent aan de kassa, of dat wel of niet moet worden aangevuld. Zo zouden ziekenhuizen ook moeten werken. Op het moment dat een patiënt de OK verlaat, zou automatisch bekend moeten zijn welke medische materialen, zoals kostbare prothesen, moeten worden aangevuld en/of ingekocht. Door koppeling van systemen kan het volledige logistieke traject van deze materialen inzichtelijk worden. Op die manier wordt allereerst de patiëntveiligheid door traceerbaarheid gewaarborgd, komen tegelijkertijd de materiaalkosten onder controle, en worden substantiële kostenbesparingen mogelijk dankzij het efficiënt inrichten van de processen.
66Controls – Aanpak
66Controls medewerkers weten als geen ander hoe digitale transformaties en changemanagement werken en hebben de ‘zachte’ kant in hun DNA. Zij kijken over afdelingen heen en verbinden. Van der Poel: “Systemen kunnen pas met elkaar spreken, als de betrokken mensen dat doen!” De propositie van 66Controls varieert van een integraal en veelomvattend traject als hieronder geschetst tot een concrete vraag om systeem A en B te koppelen, of proces Y te optimaliseren.
Het integrale traject heeft als focus de optimalisatie van bedrijfsondersteunende processen in ziekenhuizen.
- Analyseren, signaleren, uitdenken
- Visie opstellen
- vanuit strategische beeldvorming (inclusief benchmarking)
- interviews betrokkenen
- Bedenken van procesoptimalisatie van de bedrijfsondersteunende processen
- Advies geven over de borging
- Financiële kaders in kaart brengen
- Tijdslijn bepalen
- Visie opstellen
- Roadmap
- Verbeterprojecten
- Optimaliseren
Meer informatie is te vinden op: www.66controls.com
