In december 2014 beschreven we in ICT/Zorg uitvoerig de ingrijpende veranderingen in de declaratiestroom binnen de langdurige zorg. Ruim anderhalf jaar later inventariseren we met Dirk Jan Emmens, Algemeen Directeur van Infomedics Groep BV, de voortschrijdende inzichten omtrent deze complexe materie. “Volgens sommige experts in de markt is de facturatie onder controle. De volgende stap ligt bij het beheersen van de retourinformatie.”
Op 1 januari 2015 verviel als gevolg van de decentralisatie de financiële bevoorschotting voor zorginstellingen. Vanaf die datum moeten zij de registratie van hun verrichtingen – of orderadministratie – op orde hebben en moeten zij op de juiste manier factureren aan de betreffende gemeenten of andere financiers. Vooral grotere instellingen kunnen te maken krijgen met tientallen of zelfs honderd verschillende financieringsbronnen. Zo heeft het Leger des Heils te maken met maar liefst driehonderd debiteuren (gemeenten). Al deze financiers kunnen hun eigen format hanteren waarin de declaraties moeten worden aangeleverd. Een declaratie die niet voldoet aan het juiste format of onjuist is ingevuld, wordt niet uitgekeerd. Infomedics was hierop voorbereid en loste met hun ‘Columbus’-software de dreigende chaos omtrent declaraties voor zorginstellingen op. Maar de problemen zitten niet alleen in de facturatie.
Debiteurenbeheer
Volgens Dirk Jan Emmens hebben zorginstellingen in Nederland nog altijd de grootste moeite om hun administratieve organisatie onder controle te krijgen. “Simpel gezegd gaat factureren om twee dingen: 1) wat zetten we op de factuur en 2) waar moet de factuur naar toe? Voor dat eerste punt moet de registratie van de verrichtingen absoluut op orde zijn. Helaas blijft dit bij veel zorginstellingen zorgelijk. Daar komt dan nog bij dat het eigenlijke werk pas begint nadat een factuur eenmaal verzonden is. Ontvang je retourinformatie en hoe ga je daarmee om? Is de factuur aangekomen bij de juiste instantie en het juiste loket? Wordt de factuur volledig geaccepteerd? En zo ja, wanneer komt dan het geld? Arriveert het geld binnen de afgesproken termijn? Klopt het bedrag dat je ontvangt met de factuur? En wat doe je als de factuur niet wordt geaccepteerd? Wat moet je bij de herziene declaratie veranderen om hem nu wel geaccepteerd te krijgen? Juist het managen van deze uitzonderingen moet je op orde hebben. Het gaat er niet om wat goed gaat maar om wat er fout gaat. Als factoringorganisatie zijn wij zeer ervaren in het hanteren van dit stoffer en blik. Maar veel zorginstellingen hebben nog een stevige inhaalslag te maken op het gebied van hun debiteurenbeheer en uitzonderingsmanagement.”
Onderhanden werk
Nauw verbonden met het debiteurenbeheer is de positie onderhanden werk. Om inzicht te krijgen in de financiële situatie van een instelling – de cashplanning – moet je niet alleen je debiteurenbeheer beheersen, je moet ook weten hoeveel er nog in de pijplijn zit. Zonder een gedegen onderbouwing van het onderhanden werk en dus een betrouwbare cashplanning worden banken terughoudender in hun bereidheid tot financiering. In de huidige praktijk hebben veel zorginstellingen hun jaarrekeningen niet op tijd klaar, of erger nog, moeten de deuren sluiten. Emmens benadrukt dan ook het belang van de positie onderhanden werk: “Als baas van een grote zorginstelling zou ik mij erg ongerust maken over de betrouwbaarheid van het onderhanden werk. Hoe oud zijn de diverse posten? Hoeveel gaat daadwerkelijk gefactureerd worden? Hoeveel van het te declareren werk wordt straks misschien niet toegekend? Ook een zorginstelling moet op cash leren managen, zodat ze met een rolling cash planning twaalf maanden vooruit kunnen kijken. Iedere maand stel je die bij, en hoef je slechts te sturen binnen een kleine bandbreedte van plus of min 5 procent. Grote verrassingen zijn dan uitgesloten. Maar zolang het debiteurenbeheer en de positie onderhanden werk niet op orde zijn, blijft het koffiedik kijken.”
Primaire proces
Wanneer de politiek uit nood geboren nieuwe regelgeving bedenkt, blijkt vaak achteraf dat er over sommige zaken nog niet goed genoeg is nagedacht. Toch, zo meent Emmens, heeft een zorginstelling er niets aan om in de slachtofferrol te gaan zitten. “Je kunt je erop blindstaren en er van alles over roepen, en misschien nog gelijk hebben ook. Maar het is een gegeven. Eleanor Roosevelt zei al dat niemand een slachtoffer is zonder zijn eigen toestemming. Een bestuurder heeft de plicht om ‘in control’ te zijn en schiet er niets mee op om te gaan wijzen naar de overheid. Wat wél helpt is je orderadministratie op orde brengen, zodat je weet hoe je cashplanning eruit ziet. De succesratio’s van het incasseren van je omzet verhogen, zodat je beter in staat bent je marge te berekenen. Daarmee verkrijg je als bestuurder een veel sterkere onderhandelingspositie bij gemeenten die jouw zorg inkopen.”
Emmens laat er geen twijfel over bestaan dat iedere zorginstelling de orderadministratie zelf moet regelen. “Het leveren van zorg en het registreren daarvan is hun primaire proces. Wel kunnen instellingen onze software Columbus gebruiken, die hen helpt om zelf het probleem aan te pakken. Wanneer je eenmaal weet wat je op de factuur moet zetten, wordt het declareren zelf een secundair proces dat je volledig kan uitbesteden aan een specialist. Dat tweede deel, de opmaak en verzending van de facturen en het managen van de retourinformatie en de uitzonderingen, is in uitstekende handen bij een declaratie-expert.”
Best practices
Emmens adviseert zorginstellingen waar de orderadministratie, het declaratiebeheer en de cashplanning nog in de kinderschoenen staan, om te zorgen voor goede benchmarking. Hoe verhoudt jouw positie onderhanden werk zich ten opzichte van andere zorginstellingen. Hoe verhoudt de uitval in het declaratieproces van jouw instelling zich ten opzichte van anderen enzovoort. “Die bieden je een werkelijkheid die niemand kan ontkennen.” En maak duidelijk onderscheid tussen het primaire en het secundaire proces. Leg je focus op je primaire proces. Breng je verrichtingenadministratie perfect op orde – of je dat nu doet in je ECD, of in de software van een specialist op dat gebied. En neem geen risico met de cashflow door het declareren ook zelf te willen doen. In de Nederlandse zorg is het declareren sinds 1 januari 2015 zo enorm complex dat ik iedereen zou adviseren: vind niet zelf het wiel uit, maar laat een specialist dat voor je doen. Met die drie zaken: benchmarking, onderscheid tussen beide processen (primair: registreren; secundair: factureren) en kiezen voor best practices in de markt voor je secundaire processen, kun je als zorginstelling helderheid bieden aan de bank. Als je kunt aantonen dat jij het beter doet dan het marktgemiddelde dan heb je al een beter gesprek bij een bank. In dat opzicht is een zogeheten ‘man in the middle’, een ‘trusted third party’ ook aan te bevelen. Wanneer een onafhankelijke partij kan aangeven hoe een instelling presteert, geeft dat een bank ook al meer vertrouwen. Dit doen wij al voor vele partijen in de cure en sinds kort in de care. Over de juistheid van de geregistreerde zorg kunnen wij natuurlijk niets zeggen, maar wij controleren of de declaraties formeel in orde zijn, wat de doorlooptijden zijn, wat de uitval is en waarmee je vertraging kunt voorkomen.”
Natuurlijk begrijpt Emmens ook wel dat deze administratieve bijscholing niet de passie is van zorgverleners. “Maar”, zegt hij, “inzicht in je administratieve processen kan je financieel gezond maken, waardoor je uiteindelijk betere zorg kan gaan verlenen. En daar gaat het toch om?”
