Vruchtbaar partnerschap tussen Jarabee en Switch IT Solutions
Gaan de ontwikkelingen in de zorg al snel, de jeugdhulpverlening maakt de laatste jaren wel bijzonder dynamische ontwikkelingen door. De transitie van de jeugdzorg naar de gemeenten stelde en stelt zorginstellingen tot het uiterste op de proef. Voeg daarbij de bezuinigingen, de ambulantisering en toenemende druk vanuit overheid, verzekeraars en cliënten, en het speelveld – of is het ‘slagveld’? – wordt in volle omvang zichtbaar.
Hoe blijf je als zorginstelling in deze stormen met je IT overeind? En vooral: hoe organiseer je die IT zodanig dat je optimale zorg kunt leveren? In gesprek met Ruud Brinkman en Roberto Oremus, respectievelijk Directeur Zorg en Directeur Bedrijfsvoering van Jarabee, jeugdzorginstelling in Hengelo, Overijssel.
Ambulantisering
Jarabee biedt gespecialiseerde jeugdhulp zo dicht mogelijk bij de leefomgeving van het kind. Dat gebeurt dus meestal ‘aan de keukentafel’. Ruud Brinkman is als Directeur Zorg integraal verantwoordelijk voor de ambulante zorg binnen Jarabee: “De ambulantisering is zonder meer een van de grootste veranderingen in het zorglandschap van de afgelopen jaren”, vertelt hij. Dit resulteerde voor Jarabee in minder locaties omdat zorgmedewerkers continu op pad zijn en niet langer werken vanuit een vaste werkplek op kantoor. Die mobiliteit vereist niet alleen flexibiliteit en mobiliteit van de zorgverleners, maar ook van de ondersteunende IT.
Naast de ambulantisering kwam er in 2015 de transitie van de jeugdzorg. Twente en dus ook Jarabee ging over van een situatie waarin de provincie zorgtrajecten financierde via subsidies, naar een open structuur met meer marktwerking en financiering van een groot aantal verschillende ‘producten’ door individuele gemeenten. “Een gigantische omslag”, vertelt Directeur Bedrijfsvoering Roberto Oremus, “die enorm veel heeft gevraagd, van onze systemen, maar ook onze medewerkers.”
Keukentafel, tenzij…
Toch liet Jarabee zich niet verrassen door de ontwikkelingen, omdat de instelling al in 2012 een eigen visie had vastgesteld. Deze deed dienst als opmaat naar de transitie. Centraal in die visie stond de overtuiging dat de zorg naar de keukentafel moest, of in de formulering van Brinkman: “Keukentafel, tenzij…”. De cloud zou hierin de behoefte van medewerkers goed en flexibel ondersteunen. Onder invloed van deze ontwikkelingen moest het it-landschap dus radicaal anders worden ingericht. Oremus vertelt over het ‘landschapsdenken’ dat bij Jarabee zijn intrede deed: “Uitgangspunt hierbij was de vraag: wat hebben onze medewerkers op welke moment in het zorgproces nodig? Daarbij ging het niet alleen om mobiele devices, apps en ondersteunende software, maar vooral ook om de architectuur, het ‘landschap’ van de infrastructuur. Alles staat of valt met een stabiele omgeving en het realiseren van de hoogst mogelijke beschikbaarheid en veiligheid. Dan praat je over de infrastructuur, internet, wifi, bandbreedtes. Maar ook over de servers die draaien in datacenters; die moeten actueel zijn en voorzien van de juiste software.”
Alles om ervoor te zorgen dat medewerkers kunnen werken met applicaties die altijd en overal, dichtbij de cliënt, benaderbaar zijn. Jarabee ging op zoek naar een it-partner die het landschapsdenken optimaal kon vormgeven en ondersteunen. Switch IT Solutions, ook gevestigd in Twente, bleek de gezochte partner om Jarabee op it-gebied te ontzorgen.
Het beste van twee werelden
Oremus: “Er is tegenwoordig steeds meer certificering en opleiding nodig en de afhankelijkheid van een it-omgeving wordt alsmaar groter.” Voor de jeugdzorgorganisatie was dit de centrale reden om te besluiten deze verantwoordelijkheid uit te besteden aan een gespecialiseerde partij die ondersteuning kon bieden en maximale beschikbaarheid en veiligheid (conform wet- en regelgeving) kon garanderen. “Alles verandert zó verschrikkelijk snel, zowel in het zorglandschap als in de IT”, vertelt Oremus, “dat je er als zorginstelling echt àlles aan moet doen om ‘on top’ te blijven. De tijden van een eigen afdeling IT en netwerkbeheer liggen definitief achter ons. Je moet niet meer alles zelf willen doen. Switch is gespecialiseerd in het leveren en in de lucht houden van de stabiele omgeving en de veiligheid die wij als zorgorganisatie nodig hebben om onze kerntaak te kunnen uitvoeren. Wij doen allebei datgene waar we goed in zijn. We hebben een echt strategisch partnership, waarin het beste van twee werelden – zorg en IT – wordt gecombineerd, nu en in de toekomst!”
De strategische doelen van Jarabee worden door Switch vertaald naar it-oplossingen die aansluiten op ontwikkelingen in de zorgsector. “Het is prettig dat we kunnen opschalen als dat nodig is”, aldus Oremus. “Zo zijn we verzekerd van de nieuwste kennis op het gebied van IT zonder dat we er zelf veel tijd en geld in hoeven te steken.”
IT als aanjager
In de praktijk werken medewerkers van Jarabee met tablets en smartphones. Registraties kunnen op die manier bij de cliënt in huis uitgevoerd worden en bepaalde zaken kunnen zelfs direct in samenspraak met de cliënt geregeld worden, meer klantgericht. Daarbij is het werk vele malen efficiënter geworden. Men hoeft niet meer naar ‘kantoor’ om de werkzaamheden uit te voeren. “Momenteel heeft de cliënt inzicht in afspraken die Jarabee maakt en kunnen medewerkers overal hun werk doen”, vertelt Brinkman. Er zijn minder kantoren nodig, wat een groot kostenvoordeel oplevert. Zo is IT de aanjager van een kostenbesparing. De voordelen van deze nieuwe manier van werken: alle gegevens en programma’s zijn altijd en overal beschikbaar terwijl de privacy is gewaarborgd.
Garage 2020
In Twente is Jarabee initiatiefnemer in Garage 2020, een project gericht op innovatie in de jeugdhulp. Garage 2020 komt voort uit het ‘garagedenken’, waarbij er vanuit garages innovaties worden ontwikkeld. Het is een werkplaats om vraagstukken binnen de jeugdzorg vanuit een andere invalshoek te bekijken. “Het doel is de creatie van iets moois, iets dat de jeugdzorg uiteindelijk overbodig maakt”, vertelt Brinkman. “Jarabee doet dit niet alleen, maar werkt daarbij samen met partijen zoals designers, ontwikkelaars, filosofen en bedrijven. Ook Switch participeert in dit initiatief. Samen werken we aan nieuwe ideeën en concepten. Onze krachtenbundeling jaagt innovatie aan. En dat is schitterend en veelbelovend.”
