Zorginstelling Aveleijn implementeert Corsa/Documentroutering van BCT
Zorgorganisaties zijn, bijna zonder uitzondering, continu bezig om hun primaire processen te optimaliseren; daardoor worden de secundaire bedrijfsprocessen nog weleens vergeten. Geheel ten onrechte, want ook daarin valt met automatisering grote efficiency te behalen.
De Twentse zorginstelling Aveleijn (ruim 1800 medewerkers) digitaliseert haar poststromen met behulp van de oplossing Corsa/Documentroutering van BCT. Hiermee creëert zij orde en overzicht in informatie. Zo is de veiligheid, authenticiteit en beschikbaarheid van haar informatie gegarandeerd. In gesprek met de direct betrokkenen. Namens Aveleijn: Sylvia Meijer (Bestuurssecretaris), Maartje Veldhuis (Project Manager) en Henry Mulder (ICT Adviseur). Namens BCT: Serna Widdershoven (Sales) en Etienne Horbach (Consultant).
Poststromen
Aveleijn ondersteunt in de regio Twente mensen met een verstandelijke beperking en/of een lage sociale redzaamheid. Het zorgaanbod bestaat uit wonen, dagbesteding, behandeling en ambulante begeleiding “Variërend van enkelvoudige tot meervoudige ondersteuningsvragen, van enkelvoudige tot meervoudige beperkingen, en voor cliënten van alle leeftijden”, vertelt Sylvia Meijer. Daarmee schetst ze de breedte van Aveleijns palet. Aveleijn beschouwt het als haar missie om een leven vol betekenis te creëren voor cliënten en de zorg zoveel mogelijk in de wijk en in de maatschappij te leveren. Enkele facts and figures over Aveleijn: 15 (meest Twentse) gemeenten, circa 2600 cliënten, ruim 1800 medewerkers, zo’n 700 vrijwilligers en meer dan 80 locaties. “Het aantal locaties weten we niet precies, want door verhuizingen, openingen en sluitingen wijzigt ons locatiebestand continu”, vertelt Meijer. “Daar heb je direct het probleem te pakken: hoe krijg je in die situatie grip op de post?” Alhoewel Aveleijn al jaren werkt met een centrale postkamer op de hoofdvestiging in Borne, raken poststukken soms kwijt, worden verkeerd bezorgd, of duiken veel te laat weer op, vaak wanneer de termijn om te reageren al verstreken is. “We willen meer grip krijgen op onze poststromen”, vertelt Meijer, “en daarnaast is er ook nog een externe prikkel om dat te willen doen.” Meijer doelt op de invoering per 25 mei 2018 van de nieuwe privacywet AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), die zorgorganisaties verplicht tot het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.
Onderscheidend vermogen
Maartje Veldhuis, secretaresse van de Raad van Bestuur en projectmanager van dit project, vertelt hoe Aveleijn uitkwam bij de oplossing Corsa/Documentroutering van BCT: “Zoals gebruikelijk in dit soort processen stelden wij een plan van eisen en wensen op. Vervolgens nodigden we drie aanbieders uit om te komen presenteren. BCT kwam daarbij al direct als beste uit de bus.” Volgens Veldhuis sluit BCT het beste aan bij de wensen van Aveleijn, met name de wens om ‘het eenvoudig te houden’. Daarnaast onderscheidt BCT zich nog op een ander vlak: “Ze luisterden vanaf het begin heel goed naar onze wensen. Ze denken proactief mee en checken ook steeds achteraf of de boodschap goed is begrepen of dat er nog een toelichting nodig is.” Haar collega Henry Mulder, ICT Adviseur, vult aan: “Je merkt aan alles dat BCT veel ervaring heeft en veel organisaties heeft gezien.”
Dat laatste kan Serna Widdershoven, verantwoordelijk voor Sales bij BCT, volmondig beamen: “BCT heeft al 32 jaar ervaring in het begeleiden van organisaties van analoog werken naar digitaal denken. Ik kom over de vloer bij veel zorginstellingen. Velen van hen verwerken de post nog geheel analoog.” In een eerste workshop wordt samen met de klant geanalyseerd waar de organisatie staat en wat precies de behoeften zijn. “Zo brengen wij hen stap voor stap verder, in het tempo dat hen past”, aldus Widdershoven.
In beeld
Op dit moment is er één persoon verantwoordelijk voor de postkamer bij Aveleijn. Die maakt de poststukken open en verdeelt ze over de postvakjes. “Inclusief alle locaties voor heel Twente”, glimlacht Mulder. Het gaat om tientallen poststukken per dag, vele duizenden per maand. Met die aantallen wil er nog weleens iets misgaan.
“En een check of post ook echt is aangekomen, is pas achteraf mogelijk”, vult Veldhuis aan.
“In de nieuwe situatie wordt alle post veilig bewaard”, vertelt Meijer. “Alle ingekomen poststukken worden gescand en vervolgens digitaal doorgezet naar de juiste afdeling en ontvanger. Dat scheelt veel reistijd. Ook wordt alles nu zonder uitzondering vertrouwelijk behandeld en kunnen eventuele fouten eenvoudig herkend en hersteld worden.” Vanaf het moment dat de poststukken zijn gescand, zijn en blijven ze in beeld, en kan er niets meer zoekraken.
Automatische beveiliging
Etienne Horbach, Consultant voor Corsa/Documentroutering, voegt toe: “Registreren moet vooral eenvoudig zijn. De vertrouwelijkheid wordt automatisch toegekend en degene voor wie de post is bestemd, ontvangt een notificatie.” De afdeling krijgt uitsluitend de post te zien die voor haar bestemd is. Corsa/Documentroutering kent hierin verschillende autorisatieniveaus. “Ook kunnen we een actietermijn instellen”, aldus Horbach. “Bijvoorbeeld dat de ontvanger twee dagen de tijd krijgt om te reageren voordat er een signalering wordt verstuurd.” Hij wijst op het grote belang van proces logging, die automatisch plaatsvindt, waardoor inzicht en grip ontstaat op het totale proces van de poststromen.
ICT Adviseur Mulder geeft het voorbeeld van de VOG, de Verklaring Omtrent Gedrag, een persoonlijk én vertrouwelijk dus gevoelig document dat benodigd is voor medewerkers van Aveleijn. “In de oude situatie moest je dat aanvragen bij de overheid, na ontvangst meenemen naar de locatie, aan je manager laten zien en dan moest het vervolgens nog wel ergens vastgelegd en veilig worden bewaard.” Met name bij dat laatste ging het nog weleens mis, VOGs raakten zoek of doken op de vreemdste en meest onverwachte plaatsen op. Mulder: “Nu scan je de VOG, plaatst hem in het digitale postvak van HRM waar hij automatisch veilig wordt opgeslagen.”
Aveleijn staat aan de vooravond van de implementatie van de oplossing Corsa/Documentroutering. In de afgelopen maanden hebben Aveleijn en BCT gezamenlijk een plan van aanpak en een plan van inrichting opgesteld. “Die afstemming gaat prettig en zeer effectief”, vertelt Mulder, “omdat BCT werkelijk klantgericht denkt en vooral: doet.”
De uitrol is gestart met enkele afdelingen en begin 2018 moet Corsa/Documentroutering organisatiebreed binnen Aveleijn worden ingevoerd. Een belangrijk ijkpunt is 25 mei 2018, de datum waarop de nieuwe privacywet AVG van kracht wordt.
Kijkend naar de toekomst constateert Mulder dat Aveleijn locaties op maat wil bedienen. “We zijn op weg van het onderhouden van applicaties op stafafdelingen naar het organiseren van informatiestromen rondom de cliënt”, zegt hij. “Geavanceerde cloud-oplossingen zoals Corsa/Documentroutering zijn een duidelijke stap in die richting.”
