Stel, je bent manager van een it-afdeling in een grotere zorginstelling. De wetgeving verandert, de eisen van verzekeraars veranderen, de financieringsstructuur verandert, het bestuur wil de zorginhoud aanpassen en transparanter maken, de technologie schrijdt voort, en zorgmedewerkers zien zo nu en dan door de bomen het bos niet meer…
Hoe houd je je staande in dat geweld? Hoe slaag je erin om als it’er invloed te houden, zelfs een positieve en sturende rol te spelen in dit continu veranderende speelveld? In gesprek met Linda Willekens (37), Teamleider ICT – EPD Ontwikkeling en Beheer en Teamleider FAB-zorg bij GGZ Oost-Brabant in Boekel.
“In 2013 kreeg ik van mijn bestuur te horen: ‘Linda, we willen zorgpaden implementeren, en nu ècht! Ze moeten centraal komen te staan in ons EPD, en het EPD moet werkelijk ondersteunend zijn in ons zorgproces’”, vertelt Willekens. “Dus wij zijn gaan nadenken, hebben een aantal interviews gedaan en onze eerste ideeën op papier gezet. Zo is het project begonnen.”
Zorgpaden
Zorgpaden moeten complexe zorgtrajecten ondersteunen, inzicht geven in welke behandelaren op welk moment in het proces nodig zijn, uitwisseling van informatie tussen behandelaren en cliënten optimaliseren, en financiële doorrekening mogelijk maken voor de afdeling Planning & Control, bestuur en zorgverzekeraars. De invoering van zorgpaden is, kortom, een majeure operatie, die alle processen en geledingen van een instelling als GGZ Oost-Brabant raakt.
Daarom werd een zware projectorganisatie opgetuigd, waarin alle belangrijke stakeholders vertegenwoordigd waren. De behandelaren waren vertegenwoordigd via de zogeheten programmaraden. Verder waren betrokken een projectleider ROM (Routine Outcome Monitoring), een projectleider Zorgpaden die alle zorgpaden op papier uitwerkte, de afdeling Planning & Control en de afdeling ICT, aangevoerd door Linda Willekens. De overall projectleiding was in handen van twee externe projectmanagers.
Hogedrukpan
Deze projectgroep kwam wekelijks bijeen en ontwikkelde en implementeerde in ongeveer een jaar tijd een negental zorgpaden. “Het was een hogedrukpan,” vertelt Willekens. Haar afdeling kreeg de taak om een toolset te ontwikkelen voor het ontwerpen van zorgpaden, een toolset voor het inrichten van zorgpaden in het EPD en een plek te bepalen binnen het EPD waar behandelaren alle informatie kunnen vastleggen en raadplegen. Een belangrijke voorwaarde was dat de software ondersteunend en niet dwingend mocht zijn voor zorgmedewerkers. Een expertteam bestaande uit behandelaren, zorgmanagers, secretaresses en zorgadministrateurs ondersteunde het ict-team bij het opstellen en valideren van het functioneel ontwerp.
Linda Willekens, Teamleider ICT – EPD Ontwikkeling en Beheer bij GGZ Oost-Brabant
Rijk, veelzijdig EPD
“Als basis hebben we het EPD van leverancier NEXUS gebruikt. Hun EPD bevat een editor die Structured Data Entry (SDE) heet, en die is bedoeld – de naam zegt het al – om op een gestructureerde manier data in te voeren. Maar wij vroegen ons af: wat kunnen we nog meer met die editor doen? We concludeerden dat we hem ook kunnen gebruiken als programmeertool, om een presentatielaag te creëren binnen ons EPD. Op die manier hebben we, vanuit onze zorginhoud en onze specifieke behoeften, een rijk en veelzijdig EPD gebouwd. Ik schat dat het voor 60 à 70 procent eigen configuratie is van ons, en voor de rest van NEXUS.”
Het intellectueel eigendom van het gezamenlijk ontwikkelde EPD werd in mei 2015 overgedragen aan NEXUS. “Voor een symbolisch bedrag,” weet de teamleider. “Het gaat om een complex product waarvan we het onderhoud graag bij hen laten. Zij zullen het in de toekomst ook nog verder perfectioneren. Daar willen wij als GGZ Oost-Brabant graag bij zijn.”
Samenwerking GGZ-instellingen
Het EPD wordt inmiddels uitgerold bij andere GGZ-instellingen, zoals GGZ Westelijk Noord-Brabant en GGZ Drenthe en Pro Persona. Elke twee maanden komt een Gebruikersraad bijeen, bestaande uit vertegenwoordigers van GGZ Oost-Brabant en drie andere grote GGZ-instellingen, om het EPD verder te ontwikkelen. Daar worden best practices uitgewisseld. “Omdat wij bij de ontwikkeling voorop hebben gelopen, kunnen we van sommige plannen zeggen: ‘dat moet je echt niet doen!’, vertelt Willekens.
Inmiddels werkt ze achter de schermen alweer aan een nieuwe versie van het EPD, gebaseerd op nieuwere technologie en gebruiksvriendelijker navigatie. Dat gebeurt in samenwerking met GGZ Westelijk Noord-Brabant en Accare, en onder leiding van NEXUS. “Ik denk dat zij door deze manier van samenwerken met hun EPD echt een verschil kunnen maken in de zorgmarkt.”
Tussenbalans
Momenteel zijn bij GGZ Oost-Brabant negen zorgpaden gerealiseerd. “Er is hier in korte tijd heel veel bereikt, maar we zijn er nog niet. Een uitdaging is bijvoorbeeld dat na een jaar alle externe partijen werden uitgefaseerd, waarna hun taken door slechts één programmamanager werden overgenomen.”
Gevraagd om een tussenbalans op te maken, zegt ze dat het een ingrijpend en ‘hobbelig’ traject is geweest. Waarbij er tijdens het traject veel is geleerd. “De techniek is stabiel, het EPD-scherm doet wat het moet doen, maar het EPD bevat nog te veel en te diverse inhoud. Vandaar dat we nu aan versimpeling gaan werken, vereenvoudiging, zodat medewerkers door de bomen het bos blijven zien.”
Lessons learned
Volgens Willekens kunnen er belangrijke lessen worden geleerd uit het traject zoals het tot nu toe is gelopen. Zo’n les is bijvoorbeeld dat al in een eerder stadium zowel Planning & Control als ICT bij het project moeten worden betrokken. “De zorgpaden zijn nu door de programmaraden beschreven vanuit een ideale situatie, waardoor pas verderop in het traject financiële of technische onmogelijkheden of onwenselijkheden naar boven kwamen.”
Verder heeft de organisatie door de invoering van de zorgpaden onder andere geleerd welke disciplines – zoals psychotherapeuten – in haar organisatie ondervertegenwoordigd zijn. “We hebben een beter kwantitatief inzicht in onze zorgportfolio gekregen, meer inzicht in welke vormen van zorg erg veel en welke erg weinig worden gegeven, en ook meer inzicht in onze zorglogistiek. Dat zijn lessen en inzichten waarop ons bestuur en onze organisatie kunnen acteren, bijvoorbeeld door het zorgaanbod aan te passen of meer te gaan focussen op bepaalde cliëntgroepen.”
Al met al is het stroomlijnen van het zorgproces en het perfectioneren van het EPD een complex en veelomvattend proces, dat eigenlijk nooit helemaal ‘af’ is. “We hebben in korte tijd veel bereikt, maar er moet ook nog veel gebeuren. Er staat druk op de ketel, het is hier zeker niet alleen maar rozengeur en maneschijn.”
